Teams の基本機能の 1 つに、社内の会議室とリモートワークの人とをつないで会議をしたり、社外の取引先の人と別々の場所で会議をしたりすることができる「Web 会議」があります。
Web 会議の登録方法だけでも3 パターンあり、 Teams カレンダーから登録する方法、Outlook から登録する方法、Teams のチームから登録する方法があります。
ここでは、Web 会議の「登録」「参加」「実施」「記録」の４ステップの内の登録方法について詳しく説明します。
●この記事の目次
Teamsで会議を行う方法は、大きく分けて「自分が主催者となって招待する方法」と「他の人から招待されて参加する方法」の2種類があります。どちらも基本操作はシンプルですが、事前に流れを理解しておくことで、スムーズな会議進行につながります。
会議を主催する場合は、あらかじめ日時を設定して参加者を招待します。一方で、招待された側は届いた案内からワンクリックで参加できます。利用シーンに応じて使い分けることが重要です。
参考記事：【基礎編】Microsoft Teams の基本的な使い方を知ろう！
自分が主催となって会議を開く場合、Microsoft Teamsでは複数の方法から目的に応じた設定が可能です。Teams カレンダーを使えば、日時や参加者を指定するだけで簡単にオンライン会議を作成でき、会議リンクも自動生成されます。また、Outlook と連携している環境では、通常の予定作成と同じ感覚でTeams会議を設定できるため、スケジュール管理を一元化できます。
さらに、チーム単位で運用している場合は、チャンネル内から会議を作成することで、関係メンバー全員に情報を共有できます。業務や参加者に合わせて方法を選ぶと、準備が簡単になり、会議もスムーズになります。
参考記事：【Microsoft Teams】Web 会議の基本的な使い方 - 参加編 -
まず、最初に Teams カレンダーから登録する方法をご紹介します。
カレンダーから Web 会議を登録する場合、左のメニューにある「カレンダー」を選択すると、カレンダー画面が表示されます。会議の開始時間から終了時間までをドラッグすると予約画面が表示されます。
予約画面が表示されたら、「タイトルを追加」と表示されている部分に会議名を入力します。次に参加者の登録を行います。「必須参加者を追加」と表示されている部分に参加者を入力します。組織内のメンバーの場合は、名前やメールアドレスの一部を入力すると、入力欄の下に候補が表示されるので選択します。
組織外のメンバーの場合は、メールアドレスを入力します。メールアドレスが間違えている場合は、「該当する結果が見つかりません。」と表示されるので、アドレスを確認してください。この例では余分なスペースが入っているため、エラーが出ています。
スペースを削除して、正しいメールアドレスが入力されている場合は「招待」と表示されます。また、必須ではない参加者がいる場合は「任意」というリンクをクリックしてください。
「任意出席者を追加」と表示されている部分に参加者を入力すると登録されます。参加者の登録を行うときに、スケジュールアシスタント機能を使うと組織内の参加者のスケジュールを確認しながら登録することができます。上に表示されるタブから「スケジュールアシスタント」を選択します。
左に参加者の一覧が表示されるのですが、ここで参加者を追加することもできます。
一番上の列に「すべての出席者」のスケジュールが表示されます。薄紫の箇所が、誰かの予定が入っている時間になります。13 時～ 14 時は、鈴木さんに予定があるため、すべての参加者のスケジュールが空いている 14 時～ 15 時に変更します。
変更は画面上部の時間でも変更できますし、指定している時間のところに表示される枠をドラックアンドドロップして移動することができます。時間が確定したら上に表示されるタブから「詳細」を選択すると元の画面に戻ることができます。
また、この会議を繰り返し設定することができます。
「毎週平日」「毎日」「毎週」「毎月」「毎年」の 5 種類から選択すると、登録しようとしている日時を基準に、自動的に設定されます。
例えば、「毎週」を選択すると「2021 年 6 月 25 日から金曜日ごとに開催」と登録されます。
「毎月」を選択すると「2021 年 6 月 25 日から毎月最終金曜日に開催」と登録されます。
登録した後に開催ルールを変更したいときは、「ユーザー設定」を選択すると、ポップアップが表示され、条件設定を変更できます。
ここでは第 4 金曜日に変更して、「終了」の予定を 9 月 30 日に変更して、保存ボタンをクリックします。
そうすると画面の表示が「2021 年 6 月 25 日から 2021 年 9 月 30 日まで毎月第 4 金曜日に開催」と変更されます。
次に「この新しい会議の詳細を入力します」と表示されている部分に会議招待のメッセージを入力します。このメッセージがメールでも送信されるため、メールと同様の文章で入力します。すべての入力が完了したら、右上の送信ボタンをクリックすると、Web会議の登録が完了します。
登録が完了すると、指定した時間にスケジュールが登録されます。
次に、Outlook から登録する方法をご紹介します。
Outlook から登録する場合、画面左下にあるカレンダーアイコンを選択すると、カレンダー画面が表示されます。会議の開始時間から終了時間までをドラッグして、画面上部のリボンメニューから新しい Teams 会議アイコンをクリックすると予約画面が表示されます。
予約画面が表示されたら、「タイトル」と表示されている部分に会議名を入力します。次に参加者の登録を行います。「必須」と表示されている部分に参加者を入力します。
組織内のメンバーの場合は、名前やメールアドレスの一部を入力すると、入力欄の下に候補が表示されるので選択します。
組織外のメンバーの場合は、メールアドレスを入力します。また、必須ではない参加者がいる場合は「任意」と表示されている部分に参加者を入力します。
Outlook で登録する場合も Teams カレンダーから登録するときと同様にスケジュールアシスタント機能を使うことができます。上に表示されるタブから「スケジュールアシスタント」を選択します。
この画面上で参加者を追加したり、参加者のスケジュールを確認しながらスケジュール調整することができます。時間が確定したら、上に表示されるタブから「会議」を選択すると、元の画面に戻ることができます。
また、Outlook からも会議の繰り返し設定をすることができます。
「定期的な予定にする」というリンクをクリックするとポップアップ画面が表示されます。
パターンの設定で「日」「週」「月」「年」で切り替えると、繰り返しの間隔や指定日、指定曜日を設定することができます。
期間欄では、繰り返しの会議を「いつまで続けるか」という設定を行うことができます。終了日で日付を指定して設定を行うか、「反復回数」で回数を指定して設定を行うかを選択できます。
次にこの招待メールの本文ですが、メールと同様の文章で入力します。
あとはメールを送信するだけですが、その前にメールの形式を確認してください。上に表示されるタブから書式設定タブ）を選択します。
メールの形式が「テキスト形式」になっている場合、会議参加のリンクが無効となります。会議の招待メールを送ってもリンクが無効になっているため、会議に参加できないという事がないように、「形式」を HTML 形式に変更します。
すべての入力が完了したら、左上の送信ボタンをクリックすると Web 会議の登録が完了します。
登録が完了すると、指定した時間にスケジュールが登録されます。
会議の登録をするたびに、メールの形式を変更するのが面倒な場合は、デフォルト設定を変更することができます。まず、画面上部のメニューから「ファイル」を選択します。
次に画面左下の「オプション」を選択します。
次にポップアップされる画面の左メニューから「メール」を選択します。「次の形式でメッセージを作成する」と記載された右のリストから「HTML 形式」を選択します。次に OK ボタンをクリックすれば設定完了です。
この設定をしておけば、メールの形式が自動的に「HTML 形式」になるため、「メールの形式」を変更する必要がなくなります。
最後に、Teams の「チームから登録する方法」をご紹介します。
Microsoft Teams は、Web 会議をチャネルに紐づけて登録することができます。
例えば、部門の中の会議体をチャネルと紐づけて登録することによって、会議体の資料や議事録等をチャネルに参加しているメンバーに共有することが可能になります。
ここでは、営業部全員が参加する部門運営会議を登録してみましょう。
左メニューから「チーム」を選択し、会議体を設定したい「チャネル」をクリックします。右上の［会議］の横にある下矢印を選択すると表示されるメニューから「会議をスケジュール」を選択します。
タイトルや出席者、会議詳細は「Teams カレンダーから登録する方法」と同様です。違う点は「チャネル情報」が予め入っている点です。会議情報入力後に、送信ボタンをクリックすると会議通知が送信されます。
会議通知は、参加者にメールで通知され、カレンダーに登録されます。同時に、チャネルにも通知されます。会議終了後に会議メモや会議録画もチャネルで公開されるため、参加者以外のチャネルメンバーに情報が共有されます。また、会議の資料や議事録等を同じチャネルのファイルに保存することをお勧めします。
ファイルタブの中に、会議体ごとのフォルダを作成して、その配下に開催された会議ごとのフォルダを作成しましょう。このフォルダに会議資料を保存することによって、チャネルのメンバーに簡単に共有することが可能です。
他のメンバーが主催する会議に参加する場合は、主にメールまたはMicrosoft Teams上で招待を受け取る形になります。多くの場合、会議の開催日時や参加方法が記載された案内が自動で送信されるため、特別な操作は必要ありません。受信した案内には会議への参加リンクが記載されており、指定された時間にクリックするだけで会議に参加できます。
また、Teamsアプリを使用している場合は、アプリ内の「カレンダー」や「アクティビティ」からも簡単に確認が可能です。事前に内容を把握しておくことで、当日の参加もスムーズになります。
会議が設定されると、参加メンバーに画面のようなメールが送信されます。右上のアイコンで会議参加の可否を「承諾」「仮の予定」「辞退」「新しい日時を指定」から選択して、会議の開催者へ回答しましょう。
出席できる場合は、「承諾」を選択します。承諾アイコンの横にある下矢印を選択すると「コメントをつけて返信する」「すぐに返信する」「返信しない」の 3 つの回答方法から選択することができます。
出席できるかどうかわからない場合は、「仮の予定」、出席できない場合は「辞退」を選択して、回答しましょう。
また、指定された時間と別の時間を提案したい場合、新しい日時を指定アイコンの横にある下矢印を選択すると「仮承諾して別の日時を指定」「辞退して別の日時を指定」の 2 つの回答方法から選択することができます。2 つの回答方法からいずれかを選択すると、ポップアップ画面が表示されます。
この画面に表示される他のメンバーの予定を確認しながら、開催者へ新しい時間を提案することができます。
ただし、返信は開催者のみになるため、チームで会議を設定されている場合は、チャットなどで他のメンバーとコミュニケーションが必要になります。また、この提案に対して、開催者は「承諾」または「辞退」をすることもできます。
Teams からも会議の参加の可否を回答する事ができます。
カレンダーを表示して「設定された会議」をクリックします。表示される会議情報画面から、「出欠確認」の横にある下矢印を選択すると表示される「承諾」「仮承諾」「辞退」から選択して回答すると、開催者へメールが送信されます。また、「設定された会議」をダブルクリックすると表示される「会議の詳細情報」から回答することも可能です。
「出欠確認」の横にある下矢印を選択すると表示される「承諾」「仮承諾」「辞退」から選択して回答すると、開催者へメールが送信されます。また必要に応じてメッセージの追加も可能です。
また、メンバーから回答が送信されると会議の詳細情報画面の「出欠確認」でメンバー全員の回答状況を確認することができます。ここは開催者だけでなく、アサインされたメンバー全員が確認することができます。
予定が変更になった場合でも、Microsoft Teamsを使えば会議内容を簡単に修正できます。日程や開始時刻、会議の説明文などを編集すると、その変更内容は自動的に参加者全員へ通知される仕組みになっています。そのため、個別に連絡を取る手間が省け、情報共有の漏れを防ぐことが可能です。
特に参加者が多い会議や社外メンバーが含まれる場合でも、確実に最新情報を伝えられる点は大きなメリットといえます。予定変更が発生しても落ち着いて対応できる点が、Teamsを活用する利点の一つです。
会議を設定しても、参加メンバーの都合や会議室の空き状況などによって、予定変更をする場合が発生します。そんな場合でも Teams は簡単にスケジュールを変更することが可能です。
会議内容を変更したい場合、カレンダーを表示して設定された会議をクリックします。表示される会議情報画面から、「編集」をクリックします。
会議の詳細画面が表示されるので、予定時間の変更や、メンバーの追加など、変更箇所を編集します。次に、画面の右上にある「変更内容の送信」をクリックするとメンバーへ変更内容を通知するメールが送信されます。
メンバーは、変更内容を通知するメールの変更箇所を確認して、右上のアイコンで会議参加の可否を「承諾」「仮の予定」「辞退」「新しい日時を指定」から選択して、開催者へ回答しましょう。
会議をキャンセルしたい場合は「会議の取り消し」または「キャンセル」をクリックします（UI表記はバージョンにより異なります）。
ポップアップで表示される画面にメッセージを入力して、会議の取り消しボタンをクリックするとメンバーへキャンセルのメールが送信されます。
Teams のカレンダーと、Outlook の予定表は同期されているため、Outlook からでも予定を変更することが可能です。Outlook の予定表画面から変更したい予定をダブルクリックします。
会議の詳細画面が表示されるので、予定時間の変更や、メンバーの追加など、変更箇所を編集します。次に画面の左上にある「変更内容を送信ボタン」をクリックすると、メンバーへ変更内容を通知するメールが送信されます。
また、メンバーへ送信する必要がない誤字脱字程度の修正の場合は、編集後に、画面右上の「×（バツ）」をクリックします。ポップアップで表示される画面から「変更内容を保存するが送信しない」を選択すると、メンバーへ変更内容を通知するメールが送信されずに、内容のみ上書き保存されます。
また、会議をキャンセルしたい場合は、リボンメニューから「会議のキャンセル」をクリックします。
会議のキャンセルを伝えるメッセージを入力したうえで、「キャンセル通知を送信ボタン」をクリックするとメンバーへ会議のキャンセルを通知するメールが送信されます。
会議の質を高めるためには、事前準備と適切なツール活用が欠かせません。目的やゴールを明確にしたうえで準備を進めることで、無駄な発言や脱線を防ぎ、限られた時間を有効に使うことができます。
また、Teamsには会議を効率化するための機能が多数備わっており、これらを上手に活用することで情報共有の精度が高まり、参加者全員が納得感を持って議論に参加できる環境を整えられます。ここでは、Teamsを使った会議を効率化するための代表的な4つのポイントを紹介します。
会議を円滑に進めるためには、事前にアジェンダや関連資料を共有しておくことが欠かせません。Teamsでは、チャネルや会議の詳細画面にファイルを添付することで、参加者全員が事前に内容を確認できます。
あらかじめ議題や目的を把握しておくことで、会議中の説明時間を短縮でき、議論の質も高まります。また、参加者が準備を整えた状態で臨めるため、発言が活発になり、短時間でも実りのある会議につながります。
Teamsでは会議を録画する機能があり、手動で開始できます。さらにCopilotを活用することで、発言内容の要点を自動的に整理し、重要なポイントを把握しやすくなります。これにより、会議中に細かくメモを取る必要がなくなり、議論に集中できます。
後から録画や文字起こしを確認することで、参加できなかったメンバーへの共有や振り返りも容易になります。
Teamsの共同会議ノート機能を使えば、参加者全員が同じノートをリアルタイムで編集できます。議題ごとのメモや決定事項をその場で記録できるため、情報の抜け漏れを防ぐことが可能です。
複数人が同時に入力しても内容が自動的に反映されるため、議事録作成の手間を大幅に削減できます。結果として、会議後の確認作業もスムーズになります。
会議で決まった内容を確実に実行へ移すためには、タスク管理が欠かせません。TeamsとPlannerを連携させることで、会議中に決定した作業をそのままタスクとして登録できます。担当者や期限を明確に設定できるため、対応漏れを防ぐ効果があります。
会議後すぐに行動へ移せる仕組みを整えることで、業務のスピードと実行力を大きく向上させることができます。
関連記事：【Microsoft Teams】Web 会議の基本的な使い方 - 実施編 -
【Microsoft Teams】メンバーの状況や連絡先を活用して気配り上手になろう
今回は、Web 会議の登録方法を紹介させて頂きました。
Web 会議は「いつでも」「どこでも」会議の開催や参加ができるため利便性が良く、新しい会議の形として定着しました。Web 会議と言うと少々大げさに聞こえますが、基本は Web を利用したコミュニケーションツールの一つであり会社や仲間との時間を作る（登録する）方法は、ぜひ覚えておきたい機能です。
「Microsoft 365 は利用しているけど office 関連が多く、他の機能はあまり知らない」「もっと使い易くする方法がわからない」などの問題に直面している企業様は、ぜひ当社へ問い合わせください。
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