Teams では、チャットの内容を強調したり、よく連絡するチャットを上部に配置したり、相手が連絡可能状態になったら、通知したりすることができ、コミュニケーションツールとしての機能が豊富に備わっています。ここでは、チャットの便利な機能についてご説明します。
●この記事の目次
個人チャットやグループチャットでメッセージを投稿する方法についてご説明します。
画面の左メニューから「チャット」を選択し、「新しいチャット（図中①）」と表示されるアイコンをクリックします。「名前、メール、グループ、またはタグを入力（図中②）」と書かれた入力欄にユーザー名やメールアドレス、グループ名、タグを入力すると、候補が表示されるので、チャットをしたい相手を選択します。
右側に表示される画面の一番下に「新しいメッセージの入力（図中③）」と書かれたメッセージ入力欄が表示されます。メッセージ入力欄に投稿したいメッセージを入力して、「送信（図中④）」と表示されるアイコンをクリックするか、Enter キーを押すとメッセージが送信されます。
チャットの場合、画面の右列（図中⑤）に自分が送ったメッセージ、左列（図中⑥）に相手から送られたメッセージが、時系列で表示されます。
なお、ファイル添付やリッチテキストエディター等は、「チャネルに投稿しよう」の「チャネルでメッセージを投稿しよう」の中でご説明しています。参考にしてください。
Teamsのグループチャット名は簡単に変更できます。
チャット画面の上部にある現在のチャット名の横に鉛筆アイコン（編集ボタン）が表示されているので、これをクリックします。すると、チャット名編集欄が開くので、希望の名前を入力して「保存」ボタンを押すだけで変更が完了します。この操作はゲストアカウントでも可能です。
また、スマホ版Teamsでも同様に、対象のグループチャットを開き、チャット名の横にある鉛筆マークをタップして名前を変更できます。わかりやすい名前に変更することで、参加者がどのチャットかすぐに認識でき、コミュニケーションが円滑になります。
ただし、企業の管理者が名称変更を制限している場合は編集できないこともあるため、その場合は管理者に依頼しましょう。変更が反映されないときは、Teamsを再起動したり、時間を置いてから確認すると良いでしょう。
Teams のチャット機能には、個人チャット、グループチャット、チャネル投稿の 3 種類があります。
個人チャットは、特定の個人とチャットを行う機能で、グループチャットは、複数のメンバーとチャットを行う機能です。これらは普段使っている LINE を思い浮かべれば、わかると思います。
この 2 つは、気軽にチャットでコミュニケーションをとれるという点が魅力です。また、チャットだけでは不十分な場合、簡単にそのメンバーと Web 会議を始めることができます。
次にチャネルの投稿ですが、チャット機能としてはグループチャットとあまり変わりません。違う点は「チャネル」のメンバー全員がチャットのやり取りを閲覧できる点です。
この例は、鈴木さんが受注報告を行っているのですが、個人チャットやグループチャットの場合、山田課長や佐藤さんのみに対する報告となります。それに対して、チャネルの投稿の場合、山田課長や佐藤さんに対する報告という点は同じですが、その投稿を見ていた田中部長、斉藤課長、山崎さんからの「おめでとう」という返信がきています。
このようにチャネルの投稿は、メッセージを送信した相手だけではなく、チャネルのメンバー全員が情報を閲覧することができるため、情報が拡散していくという点が一番大きな違いです。
また、機能的な面でも表のような違いがあります。
既読マークや会話の履歴表示、名前の変更といった違いは、チャットの特性上の違いですが、閲覧可能な範囲やアーカイブ、ファイルの保存といった違いは、チャットの利用目的の違いです。
個人チャットやグループチャットは、一時的な会話を想定しており、情報保管も一時的です。それに対してチャネルの投稿はチームで情報共有を行い、長期的に情報保管することを想定します。そのため個人チャットやグループチャットは、閲覧可能な範囲が対象者のみに限定されます。アーカイブするような機能もなく、ファイルの保存先も個人の OneDrive です。ファイルの保存先が個人の OneDrive ということは、退職等によりアカウントが削除されると、データも削除されるため、注意が必要です。
一方、チャネルの投稿は、チャネルのメンバー全員が見ることができます。
また、チームを使わなくなった後に確認する可能性がある重要な情報が保管される想定のためアーカイブ機能が提供されています。ファイルは、チームで情報共有することを前提にしている SharePoint に保存されます。
このように一時的な会話の場合は、個人チャットやグループチャットを使い、チームでの情報共有が必要な場合や長期的な情報保管が必要な場合は、チャネルの投稿を使いましょう。
Teamsをより使いやすくしてくれているのが、「メンション機能」です。特定の相手に送ったりグループで送ったりすることができるため、使い分けることで、情報共有の効率がぐんと高まるでしょう。
ここでは、メンションする方法や注意するポイントについて簡単に解説します。
Teamsで特定の個人にメッセージを確実に届けたい場合や速やかに届けたい場合に便利なのが「個人メンション」です。
チャット入力欄で「@」を入力し、続けてメンションしたい相手の名前を一部入力すると候補が表示されるので、その中から該当のユーザーを選択してください。名前が青色に変わったら準備完了です。
メッセージを送信すると、相手の画面には通知が表示され、気づきやすくなります。個人メンションは、作業依頼や確認事項、重要な連絡を伝えるときにとても便利です。
ただし、メンション通知をオフにしている場合は通知が届かないこともあるので、確実に伝えたい場合は他の手段との併用も考慮が必要です。スマホでも同様の操作でメンションが利用できるため、いつでもどこでも便利に使うことができます。
Teamsでは、「@team」や「@channel」と入力することで、チーム全体やチャネルのメンバー全員に一度に通知を送ることができます。たとえば「@team」と入力すれば同じチームの全員に、「@channel」と入力すればそのチャネルに参加している全員にメッセージが届きます。ただし、チャネルを非表示にしていたり通知をオフにしているメンバーには届かない場合があるため注意が必要です。
この機能は、緊急連絡や重要な情報をすぐに共有したいときにとても便利です。個別にメッセージを送るよりも効率的に情報を伝えられますが、使いすぎると通知が多くなり、メンバーに負担をかけてしまうこともあります。必要なときだけ活用するよう心がけましょう。
また、タグ機能を使えば、特定のグループだけにメンションを送ることも可能です。タグはチーム管理者が作成でき、「営業チーム」や「開発プロジェクト」など目的別にグループ化できます。タグメンションを使えば、必要なメンバーだけに一斉通知を送れるため、より効果的でスマートな情報共有ができます。
Teamsの「スレッド形式」は、チャネル内の会話をトピックごとに整理して管理できる便利な機能です。通常のチャットではメッセージが時系列で並ぶため、投稿が増えると話題が入り混じって分かりにくくなりがちです。
スレッド形式を使えば、返信が元のメッセージに紐づくため、会話の流れを簡単に追うことができます。あとから見返すときにも「どの話題への返答か」が一目で分かるので、情報の見落としや誤解を防ぐことができます。
活用のポイントは、関連する内容には「返信」で対応し、別の話題に移るときは新しいスレッドを立てるようにすることです。この仕組みを利用すれば、チーム内のコミュニケーションを整理することができてチャネル全体が見やすくなるため、やり取りをスムーズに進めやすくなるでしょう。
重要なメッセージは、配信オプションを設定して、メッセージを送信する事により、目立たせることができます。
メッセージ入力欄の下にある「配信オプションを設定します（図中①）」と表示されるアイコンをクリックします。表示されるメニューから「重要（図中②）」を選択します。
配信オプションを設定後にメッセージを送信すると、メッセージの左に赤いライン（図中③）がつき、赤い文字で「重要（図中④）」と記載され、赤いアイコン（図中⑤）が表示されます。
同様に配信オプションを「緊急」を選択して、メッセージを送信すると、メッセージの左に赤いライン（図中⑥）がつき、赤い文字で「緊急（図中⑦）」と記載され、赤いアイコン（図中⑧）が表示されます。さらに既読になるまで、2 分間隔で 20 分間、通知が繰り返されるので、メッセージに気づいてもらいやすくなります。
未読にしたいメッセージにマウスカーソルをあわせると、右上にアイコンが表示されます。一番右にある「その他のオプション（図中①）」と表示されるアイコンをクリックします。
表示されるメニューから「未読にする」を選択すると、指定したメッセージの上の部分に「最後の既読（図中②）」と書かれたラインが表示されるため、そのラインより下が未読だとひと目で分かります。
同様に保存したいメッセージにマウスカーソルをあわせると、右上にアイコンが表示されます。一番右にある「その他のオプション（図中③）」と表示されるアイコンをクリックします。表示されるメニューから「このメッセージを保存する（図中④）」を選択すると、指定したメッセージが保存されます。
保存したメッセージを見たい場合は、画面右上の自分のアイコン（図中⑤）をクリックします。表示されるメニューから「保存済み（図中⑥）」を選択します。
「保存済み（図中⑦）」というタイトルの画面から見たいメッセージを選択すると、画面の右側に前後のメッセージと一緒に表示されます。
よく利用するチャットは、一覧の先頭に固定すると便利です。
画面の左メニューから「チャット」を選択し、固定表示したいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「その他のオプション（図中①）」と表示されるアイコンをクリックすると、表示されるメニューから「固定（図中②）」を選択します。
固定表示にしたチャットは、チャットリストの最上部にある「固定（図中③）」とかかれたリンクの下に移動します。
固定表示にしたチャットが多くなってきたら、利用頻度や重要度で、使いやすく並び替えましょう。移動させたいチャットを選択し、ドラッグアンドドロップして、移動させたい場所に配置します。固定表示にしたチャットを解除したいときは、解除したいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「その他のオプション（図中④）」と表示されるアイコンをクリックすると、表示されるメニューから「固定表示を解除（図中⑤）」を選択すると元に戻ります。
多くのチャットが表示されると必要なチャットが探しづらくなります。あまり利用しないチャットは、非表示にして、表示されるチャット数を減らすことで、チャットを探しやすくします。
画面の左メニューから「チャット」を選択し、非表示にしたいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「その他のオプション（図中①）」と表示されるアイコンをクリックすると、表示されるメニューから「非表示（図中②）」を選択します。非表示にしたチャットは一覧に表示されなくなります。
非表示にしたチャットを再表示したい場合は、画面上部にある「検索（図中③）」と書かれた入力欄にユーザー名やメールアドレス、グループ名、タグを入力すると候補が出るので選択します。
再表示にしたいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「その他のオプション（図中④）」と表示されるアイコンをクリックすると、表示されるメニューから「再表示（図中⑤）」を選択します。
また、非表示にした相手からメッセージを受信した場合、非表示にしたチャットは自動的に再表示されます。
チャットのメッセージが届いた時に表示される通知が煩わしい時には、通知をオフにする事ができます。
画面の左メニューから「チャット」を選択し、通知をオフにしたいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「その他のオプション（図中①）」と表示されるアイコンをクリックすると、表示されるメニューから「ミュート（図中②）」を選択します。
ミュートに設定したチャットは、アイコン（図中③）がグレーのミュートアイコンにかわります。
ミュートを解除したい場合は、ミュート解除したいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「その他のオプション（図中④）」と表示されるアイコンをクリックすると、表示されるメニューから「ミュート解除（図中⑤）」を選択します。
LINE の既読マークのように、送信したメッセージを相手が読んだ場合、送信したメッセージの右下に目の形をした既読アイコンが付きます。メッセージを読んだことを、相手に知られたくない場合、既読アイコンが付かないようにする事ができます。
画面右上の自分のアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「アカウントの管理（図中②）」を選択します。
設定画面の左側のメニューにある「プライバシー（図中③）」をクリックすると、プライバシー設定画面が開きます。既読確認（図中④）と書かれた右にあるボタンをクリックしてオフにすると、既読アイコンがつかないようになります。
チャットをしながら別の作業をしたい時、チャット画面を別ウィンドウで開く事ができます。
画面の左メニューから「チャット」を選択し、別ウィンドウで開きたいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「チャットをポップアップ表示する（図中①）」と表示されるアイコンをクリックすると、チャット画面が別のウィンドウで表示されます。
表示されたウィンドウを閉じたい時は、右上にあるバツボタン（図中②）をクリックします。
連絡を取りたい相手がオフラインの状態から連絡可能になった場合、通知を受ける事ができます。
画面右上の自分のアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「アカウントの管理（図中②）」を選択します。
設定画面の左側のメニューにある「通知（図中③）」をクリックすると、通知設定画面が開きます。ユーザーの右にある「編集（図中④）」と書かれたボタンをクリックします。
「ユーザーの追加（図中⑤）」と書かれた入力欄にユーザー名を入力すると、候補が表示されるので、選択します。
設定が完了したら右上の「閉じる（図中⑥）」と表示されるアイコンをクリックします。
Teams のチャットは、簡単にコミュニケーションを図れるとても便利で楽しい機能です。
今回は、チャットを楽しく利用するだけでなく、便利に使えるような機能を中心にご紹介させていただきました。どれも簡単に設定することができて、効果は大きい機能や裏技です。
しかし、チャットは簡単に利用できる反面、情報共有ミスやチャネル増加による輻輳などセキュリティ事故にも繋がる可能性も持ち合わせています。機能を理解することはセキュリティ事故を防ぐ運用にも繋がりますので覚えておきたい事項です。
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