Teams では、チャットの内容を強調したり、よく連絡するチャットを上部に配置したり、相手が連絡可能状態になったら、通知したりすることができ、コミュニケーションツールとしての機能が豊富に備わっています。ここでは、チャットの便利な機能についてご説明します。
●この記事の目次
Microsoft Teamsのチャットでは、1対1または複数人とテキストメッセージをリアルタイムで送受信できます。短い質問や簡単な報告など、素早い情報共有に向いており、メールよりもスピーディーなやり取りが可能です。
テキスト以外にも、チャット内でのファイル共有、音声通話・ビデオ通話、画面共有といった多彩なコミュニケーション手段をまとめて活用できます。たとえば、文字だけでは伝わりにくい内容があれば、そのままビデオ通話に切り替えて補足説明するといった使い方もできるため、コミュニケーションの効率を大きく向上させることが可能です。
1対1チャットは、特定の相手と個別にやり取りするための会話形式です。気軽な連絡や個別の相談、確認事項の伝達など、特定の人だけに伝えたい内容に適しています。会話の内容は自分と相手だけが確認できるため、プライベートなやり取りが必要な場面でも安心して利用できます。
グループチャットは、3人以上の複数メンバーが一つの会話空間に参加する形式です。チーム内での情報共有や共同作業に関する連絡など、複数人に同時に内容を届けたいときに役立ちます。
参加人数の上限は、現行の仕様では最大250名となっており、メンバーの追加・削除も随時行えるため、プロジェクトの状況に応じて柔軟に運用できます。なお、この上限値は将来のアップデートで変更される可能性があります。
Microsoft Teamsのコミュニケーション手段には、チャット（個人・グループ）とチャネルの投稿という2種類があります。どちらもメッセージのやり取りが可能ですが、情報が届く範囲や保管の目的が異なります。
チャットは対象者のみが閲覧できる閉じた空間です。一時的な会話や個別の連絡に向いており、ファイルの保存先はアップロードしたユーザー個人のOneDriveになります。
一方、チャネルの投稿はチャネルに参加しているメンバー全員が閲覧できる開かれた場所で、チームとして情報を共有し、長期にわたって保管することを前提とした仕組みです。ファイルはSharePointに保存されるため、メンバーの退職などによってデータが失われるリスクも低くなっています。
Microsoft Teamsの画面左側にある「チャット」メニューをクリックし、上部に表示される「新しいチャット」アイコンを選択します。表示された入力欄に、チャットしたい相手の名前やメールアドレスを入力すると候補が表示されるので、目的の相手を選びましょう。
その後、画面下部に表示されるメッセージ入力欄にテキストを入力して、送信アイコンをクリックするかEnterキーを押すと、チャットが開始されます。自分が送ったメッセージは画面右側に、相手のメッセージは左側に時系列で表示されるため、会話の流れを直感的に把握できます。
グループチャットを作成する手順は、1対1チャットとほぼ同じです。「新しいチャット」アイコンをクリックした後、入力欄に複数のユーザー名を続けて入力してください。追加したいメンバー全員を選択し終えたら、メッセージを入力して送信することでグループチャットが作成されます。
作成後も、チャット画面の右上にある「参加者の表示と追加」から新たなメンバーを随時追加できます。なお、1対1のチャットに3人目を追加した場合、それ以前の会話履歴を引き継ぐことはできないため、最初からグループで始める場合には注意しておきましょう。
グループチャットには、わかりやすい名前をつけておくと管理がしやすくなります。チャット画面の上部に表示されている現在のチャット名の横にある鉛筆アイコンをクリックすると、名前の編集欄が開きます。
希望の名前を入力して「保存」ボタンを押せば変更は完了です。この操作はスマートフォン版のMicrosoft Teamsでも同様に行えます。ただし、企業の管理者が名称変更を制限している場合は編集できないこともあるため、変更できないときは管理者に問い合わせてみましょう。
Teams をより使いやすくしてくれているのが、「メンション機能」です。特定の相手に送ったりグループで送ったりすることができるため、使い分けることで、情報共有の効率がぐんと高まるでしょう。
ここでは、メンションする方法や注意するポイントについて簡単に解説します。
Teams で特定の個人にメッセージを確実に届けたい場合や速やかに届けたい場合に便利なのが「個人メンション」です。
チャット入力欄で「@」を入力し、続けてメンションしたい相手の名前を一部入力すると候補が表示されるので、その中から該当のユーザーを選択してください。名前が青色に変わったら準備完了です。
メッセージを送信すると、相手の画面には通知が表示され、気づきやすくなります。個人メンションは、作業依頼や確認事項、重要な連絡を伝えるときにとても便利です。
ただし、メンション通知をオフにしている場合は通知が届かないこともあるので、確実に伝えたい場合は他の手段との併用も考慮が必要です。スマホでも同様の操作でメンションが利用できるため、いつでもどこでも便利に使うことができます。
Teams では、「@team」や「@channel」と入力することで、チーム全体やチャネルのメンバー全員に一度に通知を送ることができます。たとえば「@team」と入力すれば同じチームの全員に、「@channel」と入力すればそのチャネルに参加している全員にメッセージが届きます。ただし、チャネルを非表示にしていたり通知をオフにしているメンバーには届かない場合があるため注意が必要です。
この機能は、緊急連絡や重要な情報をすぐに共有したいときにとても便利です。個別にメッセージを送るよりも効率的に情報を伝えられますが、使いすぎると通知が多くなり、メンバーに負担をかけてしまうこともあります。必要なときだけ活用するよう心がけましょう。
また、タグ機能を使えば、特定のグループだけにメンションを送ることも可能です。タグはチーム管理者が作成でき、「営業チーム」や「開発プロジェクト」など目的別にグループ化できます。タグメンションを使えば、必要なメンバーだけに一斉通知を送れるため、より効果的でスマートな情報共有ができます。
Teams の「スレッド形式」は、チャネル内の会話をトピックごとに整理して管理できる便利な機能です。通常のチャットではメッセージが時系列で並ぶため、投稿が増えると話題が入り混じって分かりにくくなりがちです。
スレッド形式を使えば、返信が元のメッセージに紐づくため、会話の流れを簡単に追うことができます。あとから見返すときにも「どの話題への返答か」が一目で分かるので、情報の見落としや誤解を防ぐことができます。
活用のポイントは、関連する内容には「返信」で対応し、別の話題に移るときは新しいスレッドを立てるようにすることです。この仕組みを利用すれば、チーム内のコミュニケーションを整理することができてチャネル全体が見やすくなるため、やり取りをスムーズに進めやすくなるでしょう。
重要なメッセージは、配信オプションを設定して、メッセージを送信する事により、目立たせることができます。
メッセージ入力欄の下にある「配信オプションを設定します（図中①）」と表示されるアイコンをクリックします。表示されるメニューから「重要（図中②）」を選択します。
配信オプションを設定後にメッセージを送信すると、メッセージの左に赤いライン（図中③）がつき、赤い文字で「重要（図中④）」と記載され、赤いアイコン（図中⑤）が表示されます。
同様に配信オプションを「緊急」を選択して、メッセージを送信すると、メッセージの左に赤いライン（図中⑥）がつき、赤い文字で「緊急（図中⑦）」と記載され、赤いアイコン（図中⑧）が表示されます。さらに既読になるまで、2 分間隔で 20 分間、通知が繰り返されるので、メッセージに気づいてもらいやすくなります。
未読にしたいメッセージにマウスカーソルをあわせると、右上にアイコンが表示されます。一番右にある「その他のオプション（図中①）」と表示されるアイコンをクリックします。
表示されるメニューから「未読にする」を選択すると、指定したメッセージの上の部分に「最後の既読（図中②）」と書かれたラインが表示されるため、そのラインより下が未読だとひと目で分かります。
同様に保存したいメッセージにマウスカーソルをあわせると、右上にアイコンが表示されます。一番右にある「その他のオプション（図中③）」と表示されるアイコンをクリックします。表示されるメニューから「このメッセージを保存する（図中④）」を選択すると、指定したメッセージが保存されます。
保存したメッセージを見たい場合は、画面右上の自分のアイコン（図中⑤）をクリックします。表示されるメニューから「保存済み（図中⑥）」を選択します。
「保存済み（図中⑦）」というタイトルの画面から見たいメッセージを選択すると、画面の右側に前後のメッセージと一緒に表示されます。
送信後のメッセージは内容を修正したり、完全に削除したりすることが可能です。誤って送信してしまった場合や、表現を変えたい場合にもすぐに対応できるため、チャットをより安心して活用できます。
すでに送信したメッセージを編集するには、対象のメッセージにマウスカーソルを合わせて表示される「…（その他のオプション）」メニューから「編集」を選択してください。編集欄が開いたら内容を修正し、保存ボタンを押すと変更が反映されます。
編集後のメッセージには「編集済み」という表示が加わるため、相手も内容が更新されたことを確認できます。送信した内容に誤りがあった際も、改めてメッセージを送り直す必要がなく、スムーズに修正対応が可能です。
削除したいメッセージにマウスカーソルを合わせ、「…（その他のオプション）」から「削除」を選択すると、メッセージを消すことができます。削除が完了すると、チャット上には「このメッセージは削除されました」という表示が残るケースがあります。
削除できるのは自分が送信したメッセージのみで、他のユーザーのメッセージを削除する権限はありません。なお、削除したメッセージは元に戻せないため、操作の際は慎重に確認してから実行しましょう。
チャット上でのファイル共有は、Microsoft Teams利用における重要な機能のひとつです。資料や画像など、さまざまな形式のファイルを直接チャット内に送受信でき、メールのような煩わしさなく情報を届けられます。
メッセージ入力欄の下部にある「クリップ（ファイル）」アイコンをクリックし、パソコン上のファイルやOneDriveに保存してあるデータを選択して送信します。ファイルは入力欄へのドラッグ＆ドロップでも添付でき、手軽に操作可能です。
送信後は、チャットに参加しているメンバー全員がそのファイルを閲覧・ダウンロードできる状態になります。大容量のファイルや複数ファイルも一度に送れるため、資料の共有作業がスムーズに進みます。
チャットで共有したファイルは、アップロードしたユーザーのOneDrive内にある「Microsoft Teams チャット ファイル」フォルダに自動保存されます。後からファイルを探す際は、Microsoft Teamsアプリ内のチャット画面上部に表示される「共有」または「ファイル」タブから確認できます。
一度共有したファイルを遡って探す必要が生じた場合も、このタブから効率よくアクセスできる便利な機能です。ただし、チャットのファイルはSharePointではなく個人のOneDriveに保存される点を念頭に置き、重要な書類は別途チームのSharePointで管理することも検討するとよいでしょう。
WordやExcel、PowerPointなどのOfficeファイルは、Microsoft Teams上で直接開いて複数のメンバーが同時に編集できます。OneDriveやSharePointを経由してクラウド上に保存されるため、編集内容はリアルタイムで全員の画面に反映されて便利です。
わざわざファイルをダウンロードして送り直す必要がなく、常に最新の状態を共有できます。チームメンバーが地理的に離れている環境でも、共同作業がスムーズに進む点はMicrosoft Teamsならではの強みです。
画面上部の検索バーに調べたいキーワードを入力してEnterキーを押すと、そのキーワードを含むチャットや投稿が一覧で表示されます。検索結果から該当するメッセージをクリックすれば、そのチャットの該当箇所に直接移動できるため、長い会話の中から素早く情報を探し出すことが可能です。
議事録や確認事項など、重要なやり取りを後から確認したい場合にも役立ちます。検索結果は関連度の高い順に並ぶため、見つけたい情報に効率よくアクセスできるところもメリットです。
特定のメンバーとのやり取りを探したいときは、検索バーにそのユーザーの名前を入力しましょう。該当のユーザー名が候補として表示されるので選択すると、その相手とのチャット画面が開き、過去のメッセージをまとめて確認できます。
プロジェクト担当者や上司との過去のやり取りを遡りたい場面など、人物起点で会話を探す際に便利な方法です。チーム内のメンバーが多い組織でも、名前を入力するだけで目的の相手に絞り込めるため、検索の手間を大幅に減らせます。
検索結果の画面では、「送信者」「日付」「チャットまたはチャネル」などの条件を指定してメッセージを絞り込むことができます。さらに、添付ファイルの有無や自分宛てのメンションを条件にすることも可能です。
大量の検索結果の中から目的のメッセージをピンポイントで探し出したいときに、このフィルター機能を活用すると時間を節約できます。日付や送信者を組み合わせることで、より精度の高い検索が実現します。
グループチャットを長期的に活用するためには、メンバーの追加や参加者の確認、そして離脱の方法を正しく把握しておくことが重要です。適切に管理することで、チームのコミュニケーションを円滑に保てます。
チャット画面の右上にある「参加者の表示と追加」アイコンをクリックし、追加したいユーザーの名前やメールアドレスを入力してメンバーを追加できます。追加の際には、新しく参加するメンバーに対して過去のチャット履歴をどの範囲まで共有するかを選択できる場合があるため、追加時点で確認してください。
履歴をすべて共有する設定にすることで、新メンバーがこれまでの経緯を把握した上で会話に加われます。逆に共有しない設定にすれば、機密性の高いやり取りを保護した状態で新たなメンバーを迎えることも可能です。
チャット画面の右上にある「参加者の表示」をクリックすると、そのグループチャットに現在参加しているメンバーの一覧を確認できます。誰がグループに含まれているかをひと目で把握できるため、情報が届いているメンバーの確認にも役立ちます。
この参加者一覧の画面では、メンバーの確認だけでなく追加や削除といった管理操作も可能です。組織の異動や担当者の変更があった際は、適宜メンバーを入れ替えてチャットを最新の状態に保ちましょう。
チャット一覧から対象のグループチャットを開き、「…」などのメニューから「退出」を選択するとそのグループを離脱できます。退出後は新しいメッセージの受信やチャット内での操作はできません。
なお、退出した後もチャット一覧にはそのチャットの履歴が残る場合があります。履歴も非表示にしたい場合は、「非表示」の操作を別途行うことが必要です。不要なグループから適切に退出することで、チャット一覧をすっきり整理できます。
よく利用するチャットは、一覧の先頭に固定すると便利です。
画面の左メニューから「チャット」を選択し、固定表示したいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「その他のオプション（図中①）」と表示されるアイコンをクリックすると、表示されるメニューから「固定（図中②）」を選択します。
固定表示にしたチャットは、チャットリストの最上部にある「固定（図中③）」とかかれたリンクの下に移動します。
固定表示にしたチャットが多くなってきたら、利用頻度や重要度で、使いやすく並び替えましょう。移動させたいチャットを選択し、ドラッグアンドドロップして、移動させたい場所に配置します。固定表示にしたチャットを解除したいときは、解除したいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「その他のオプション（図中④）」と表示されるアイコンをクリックすると、表示されるメニューから「固定表示を解除（図中⑤）」を選択すると元に戻ります。
多くのチャットが表示されると必要なチャットが探しづらくなります。あまり利用しないチャットは、非表示にして、表示されるチャット数を減らすことで、チャットを探しやすくします。
画面の左メニューから「チャット」を選択し、非表示にしたいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「その他のオプション（図中①）」と表示されるアイコンをクリックすると、表示されるメニューから「非表示（図中②）」を選択します。非表示にしたチャットは一覧に表示されなくなります。
非表示にしたチャットを再表示したい場合は、画面上部にある「検索（図中③）」と書かれた入力欄にユーザー名やメールアドレス、グループ名、タグを入力すると候補が出るので選択します。
再表示にしたいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「その他のオプション（図中④）」と表示されるアイコンをクリックすると、表示されるメニューから「再表示（図中⑤）」を選択します。
また、非表示にした相手からメッセージを受信した場合、非表示にしたチャットは自動的に再表示されます。
チャットのメッセージが届いた時に表示される通知が煩わしい時には、通知をオフにする事ができます。
画面の左メニューから「チャット」を選択し、通知をオフにしたいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「その他のオプション（図中①）」と表示されるアイコンをクリックすると、表示されるメニューから「ミュート（図中②）」を選択します。
ミュートに設定したチャットは、アイコン（図中③）がグレーのミュートアイコンにかわります。
ミュートを解除したい場合は、ミュート解除したいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「その他のオプション（図中④）」と表示されるアイコンをクリックすると、表示されるメニューから「ミュート解除（図中⑤）」を選択します。
LINE の既読マークのように、送信したメッセージを相手が読んだ場合、送信したメッセージの右下に目の形をした既読アイコンが付きます。メッセージを読んだことを、相手に知られたくない場合、既読アイコンが付かないようにする事ができます。
画面右上の自分のアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「アカウントの管理（図中②）」を選択します。
設定画面の左側のメニューにある「プライバシー（図中③）」をクリックすると、プライバシー設定画面が開きます。既読確認（図中④）と書かれた右にあるボタンをクリックしてオフにすると、既読アイコンがつかないようになります。
チャットをしながら別の作業をしたい時、チャット画面を別ウィンドウで開く事ができます。
画面の左メニューから「チャット」を選択し、別ウィンドウで開きたいチャットにマウスカーソルをあわせると右側にアイコンが表示されます。「チャットをポップアップ表示する（図中①）」と表示されるアイコンをクリックすると、チャット画面が別のウィンドウで表示されます。
表示されたウィンドウを閉じたい時は、右上にあるバツボタン（図中②）をクリックします。
GIFアニメーションやステッカーをチャット内に送ることで、会話の雰囲気をよりカジュアルで親しみやすいものにできます。メッセージ入力欄にあるGIF・ステッカーのアイコンをクリックするだけで一覧から選択して送信でき、特別な操作を覚える必要はありません。
文字だけのやり取りが続く場面でも、GIFやステッカーをひとつ添えることで会話に温かみが生まれます。ビジネスの場であっても、チームの雰囲気づくりや場の活性化に上手に取り入れることで、コミュニケーションが自然と弾みやすくなるでしょう。
連絡を取りたい相手がオフラインの状態から連絡可能になった場合、通知を受ける事ができます。
画面右上の自分のアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「アカウントの管理（図中②）」を選択します。
設定画面の左側のメニューにある「通知（図中③）」をクリックすると、通知設定画面が開きます。ユーザーの右にある「編集（図中④）」と書かれたボタンをクリックします。
「ユーザーの追加（図中⑤）」と書かれた入力欄にユーザー名を入力すると、候補が表示されるので、選択します。
設定が完了したら右上の「閉じる（図中⑥）」と表示されるアイコンをクリックします。
グループチャットでは多くのメッセージが流れるため、特定の相手に向けた内容が見落とされてしまうことがあります。そこで活用したいのが「@ユーザー名」の形式で送るメンション機能です。メンションを使うと対象のユーザーに通知が届くため、メッセージを見逃しにくくなります。
誰宛ての連絡なのかが明確になることで、グループ内での指示や依頼が伝わりやすくなります。確認事項や作業依頼を送る際は積極的にメンションを活用することで、重要な連絡の見落としを大幅に防げるでしょう。
チャットは会話のやり取りだけでなく、簡易的なタスク管理の場としても活用できます。担当者や対応期限をメッセージの中に明記して残すことで、チームメンバー全員が業務の状況を把握しやすくなることがメリットです。
作業の進捗報告や確認依頼をチャットで行うことで、メールよりもスピーディーなやり取りが実現します。記録としてチャット履歴に残るため、後から「誰が・何を・いつまでに」対応するかを遡って確認することも可能で、業務の抜け漏れ防止につながります。
会議のリンクやチームのルール、共有資料など、メンバーが繰り返し参照する情報は、ピン留め機能を使って管理すると便利です。対象のメッセージをピン留めすると、チャット画面の上部に固定表示されるため、必要な情報をすぐに見つけられます。
メッセージが積み重なって流れていっても、ピン留めされた情報は常にアクセスしやすい場所に表示されたままにすることが可能です。定期的に参照するリンクや重要な告知事項をピン留めしておくことで、情報を探し回る手間をなくし、チーム全体の作業効率向上に繋がります。
Teams のチャットは、簡単にコミュニケーションを図れるとても便利で楽しい機能です。
今回は、チャットを楽しく利用するだけでなく、便利に使えるような機能を中心にご紹介させていただきました。どれも簡単に設定することができて、効果は大きい機能や裏技です。
しかし、チャットは簡単に利用できる反面、情報共有ミスやチャネル増加による輻輳などセキュリティ事故にも繋がる可能性も持ち合わせています。機能を理解することはセキュリティ事故を防ぐ運用にも繋がりますので覚えておきたい事項です。
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