Microsoft 365 に関するお役立ち情報

【Microsoft Teams】メンバーの状況や連絡先を活用して気配り上手になろう

作成者: まぁさん|2023/07/25

Microsoft Teams は、メンバーの状況をリアルタイムに共有することができます。また頻繁に連絡する人を連絡先として登録することができます。これらの機能を活用することにより、相手の状況を確認したうえで連絡を取ったり、社内に通話を受けられないことを周知したりすることができます。ここでは、通話するときにメンバーの状況を確認する方法や、連絡先の機能についてご説明します。

 

●この記事の目次

  1. 通話の前に相手のステータスを確認!
  2. 自分のステータスを変更する
  3. 自分の状況をメッセージで周知する
  4. よく連絡を取るメンバーを連絡先に登録する
  5. 短縮ダイヤルの活用
  6. グループ登録で連絡先を整理
  7. まとめ

 

 

通話の前に相手のステータスを確認!

チャットはあまり気にする必要はありませんが、通話したときに相手が会議中や取り込み中の場合、迷惑がかかります。通話は、相手のステータスを確認した上でかけましょう。

画面の左メニューから「通話(図中①)​​​​​​​を選択します。「名前を入力」と書かれた入力欄(図中② )に名前を入力すると、候補が表示されるので、選択します。

名前の上にマウスカーソルをあわせると、アイコンの右下にステータスアイコン(図中③)​​​​​​​が表示され、相手のステータスを確認することができます。

​​​​​​​問題なければ「通話」と書かれたボタン(図中④)をクリックすると、呼び出し音が鳴ります。

​​​​​​​ここでステータスアイコンの種類についてご説明します。

ステータスアイコンは、全部で9種類ありますが、色の種類としては主要な3種類プラス2種類の計5種類です。主要な3種類は、

 緑:連絡可能
 赤:Web会議中
 黄色:退席中

信号機の色と同じと考えると、覚えやすいかもしれません。

他は、グレーがオフラインか状態不明、紫が外出中です。​​​​​​
3種類の赤アイコンの時は、通話は控えましょう。塗りつぶしの緑アイコンの時は、通話可能ですが、事前にチャットで通話可能かを確認するよう、心がけましょう。



自分のステータスを変更する

ステータスは、Teams が自動的に変更してくれますが、自分自身で変更することもできます。自分で設定したステータスが、Teams を通して、社内に周知されるため、うまく活用してください。特に、通話を受けることができないような時は、自分自身で「応答不可」に設定しましょう。

自分でステータスを変更したい場合は、画面右上の自分のアイコン(図中①)をクリックします。表示されるメニューの一番上にある、自分のアイコンの右に現在のステータス(図中②)が表示されるので、その部分をクリックします。表示されるメニューから、設定したいステータスを選択してください。



自分の状況をメッセージで周知する

自分の状況を、メッセージで社内に周知することができます。例えば、ホワイトボードの行き先掲示板のように、帰社予定時刻や直帰といった情報を入力するようにルール化すると便利です。

メッセージを設定するには、画面右上の自分のアイコン(図中①)をクリックします。表示されるメニューの一番上にある、「ステータスメッセージを設定」と書かれたリンク(図中②)​​​​​​​をクリックします。

​​​​​​​表示された画面で、周知したいメッセージを一番上にある入力欄(図中③)に登録します。この時にメンションをつけると、指定した人にチャットでメッセージが送信されます。
また「他のユーザーが自分にメッセージを送るときに表示する」と書かれた左のチェックボックス(図中④)にチェックを入れましょう。チャットやチャネルの入力欄の上に表示されるため、気づきやすくなります。ステータスメッセージの有効期間(図中⑤)を設定すると、指定した期間のみメッセージを表示し、有効期間を過ぎると自動的に消えるので活用してください。最後に「完了」と書かれたボタン(図中⑥)​​​​​​​をクリックすると設定が完了します。

​​​​​​​メッセージを設定すると、通話やチャット等でアイコンにマウスカーソルをあわせると、ステータスメッセージ(図中⑦)が表示されます。​​​​​​また、チャットの入力欄の上にもメッセージ(図中⑧)が表示されます。

さらにチャネルの投稿でメンションをつけると、メッセージ(図中⑨)が表示されます。



よく連絡を取るメンバーを連絡先に登録する

よく連絡を取るメンバーは、連絡先に登録すると便利です。

画面の左メニューから「通話」を選択し、画面上部の「連絡先」と書かれたタブ(図中①)をクリックします。​​​​​​「連絡先を追加」と書かれたボタン(図中②)​​​​​​​をクリックします。

​​​​​​​「名前または番号を入力してください」と書かれた入力欄(図中③)に名前を入力すると、候補が表示されるので、選択します。

最後に追加ボタン(図中④)をクリックすると連絡先に登録されます。



短縮ダイヤルの活用

頻繁に連絡をとるメンバーは、「連絡先」に登録するだけではなく、「短縮ダイヤル」に登録すると、通話のトップ画面に表示されます。

画面の左メニューから「通話」を選択し、画面上部の「連絡先」と書かれたタブ(図中①)をクリックします。短縮ダイヤルに登録したいメンバーの一番右にある「その他のオプション」と表示されるアイコン(図中②)をクリックします。表示されるメニューから「短縮ダイヤルに追加(図中③)​​​​​​​」を選択します。

​​​​​​​​​​​​​​短縮ダイヤルに登録すると、画面の左メニューから「通話」を選択したときに表示されるトップ画面の右上(図中④)​​​​​​​に表示されます。



グループ登録で連絡先を整理

連絡先グループを作成して、連絡先を整理することができます。

画面の左メニューから「チャット」を選択し、画面の左上にある「チャット(図中①)」をクリックすると、メニューが表示されるので、「連絡先(図中②)」を選択します。

左下に表示される「新しい連絡先グループを作成(図中③)」をクリックします。

「連絡先グループ名を入力」と書かれた入力欄(図中④)にグループ名を入力して、「作成」と書かれたボタン(図中⑤)​​​​​​​をクリックします。

左メニューから、「通話」をクリックすると、画面右側に「作成したグループ名(図中⑥)」が表示されるようになります。グループ名の右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン(図中⑦)をクリックします。表示されるメニューから「このグループに連絡先を追加する(図中⑧)」を選択します。

「名前を入力」と書かれた入力欄(図中⑨)​​​​​​​に名前を入力すると、候補が表示されるので、選択します。

​​​​​​​最後に「追加」と書かれたボタン(図中⑩)​​​​​​​をクリックすると連絡先グループにメンバーが追加されます。



まとめ

今回は、Teams での自分や相手の状況を「伝える」「知る」ということをご紹介しました。
リアルタイムでのチャットや通話は便利なツールですが、大切なことは「相手」の状況です。会議中や取り込み中だったり、相手の都合を考えない連絡は好ましくありません。便利なアプリケーションだからこそ「相手」への気配りを考えて双方で気持ちのよいコミュニケーションを維持したいものです。

SGプラスでは Microsoft 365 を利用したい、利用している企業様の「もっと効率化したい」「効果的な運用をしたい」など様々なお悩みを解決するサービスを行っております。
Microsoft 365 について少しでもお悩みをお持ちのご担当者様は、ぜひ一度弊社へお問い合わせください。Microsoft 365 に精通したコンサルタントが丁寧にご説明いたします。

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​Teams に関するブログ一覧は こちら
関連サービス:Microsoft Teams 運用改善サービス