SharePoint は、Microsoft が提供する強力なチームコラボレーションツールで、社内での情報共有やプロジェクト管理に役立ちます。特に、チームサイトは共同作業を効率的に進めるための重要な機能を提供します。
本記事では、SharePoint でのチームサイトの作り方を解説し、コミュニケーションサイトやサブサイトの作成方法についても触れます。初めて SharePoint を使う方でもわかりやすく、基本から応用まで学べる内容をお届けします。
●この記事の目次
SharePoint は、企業向けの強力なコラボレーションツールであり、チームや部門の情報共有や共同作業を効率化するための多機能なプラットフォームです。多くの企業で導入されており、ドキュメント管理やチーム内の情報共有を簡単に行えるツールとして重宝されています。
ここでは、SharePoint の基本的な概要と、作成できるサイトの種類について解説します。
SharePoint は、Microsoft が提供するウェブベースのプラットフォームで、組織内の情報やドキュメントを共有・管理・保存するためのツールです。文書管理やワークフロー管理だけでなく、チーム内でのコミュニケーションを支援する機能が豊富です。
特に、Microsoft 365 と統合されているため、Word や Excel、Outlook などのツールとの連携がスムーズに行えます。
SharePoint では、さまざまなタイプのサイトを作成することができます。
それぞれのサイトは、目的や利用シーンに応じて最適な選択が求められます。以下では、主要なサイトの種類について説明します。
チームサイトは、部門やプロジェクトチームなどのグループ向けのサイトで、チームメンバー間で情報を共有し、共同作業を進めるために使用されます。ドキュメントの共有やタスク管理、カレンダー機能など、チームの連携作業に必要な機能が揃っています。
チームサイトは、企業内での業務をスムーズに進めるために非常に役立ちます。
コミュニケーションサイトは、企業全体の情報やニュースを共有するためのサイトです。主に広報や社内報などの役割を果たし、全社的なアナウンスメントや重要な情報を従業員に伝えるために使われます。
一般的に、デザインが洗練されており、コンテンツを目立たせるレイアウトが特徴です。
サブサイトは、メインサイトの下に作成することができる小さなサイトです。
たとえば、特定のプロジェクトに特化したサブサイトや、各部署専用のサブサイトなどを作成することができます。サブサイトは、メインサイトとの連携を保ちながら、より細かい目的に合わせた運用が可能です。
Microsoft の SharePoint は、企業やチーム内での情報共有や業務効率化を実現するための強力なツールです。なかでも「サイト作成」機能は、部門やプロジェクト単位で情報を集約し、関係者と共有する場として広く活用されています。しかし、初めて SharePoint でサイトを構築する場合、何から始めれば良いのか戸惑う方も多いかもしれません。
そこで今回は、SharePoint でのサイト作成手順を5つのステップに分けてわかりやすく解説します。これから構築に取り組む方はもちろん、既存サイトの見直しを考えている方にも役立つ内容です。
SharePoint でサイトを作成するにあたり、まず行うべきは明確な目的の設定と、利用対象となるユーザーの把握です。どの部門やプロジェクトで使うのか、どのような情報をどの頻度で共有するのかをあらかじめ整理しておくことで、その後の設計がスムーズになります。
また、情報を発信・更新する「コンテンツ管理者」や、編集・閲覧などのアクセス権限のルールもこの段階で決めておくとよいでしょう。こうした準備ができていることで、実際の構築作業や運用開始後に混乱することが減り、より実用的なサイトに仕上がります。
SharePoint では、目的に応じていくつかのサイトタイプが用意されています。主に使われるのが「チームサイト」と「コミュニケーション サイト」です。チーム サイトは、プロジェクトや部門内での情報共有・共同作業を目的とした構成になっており、日々の業務に密接した運用に向いています。
一方でコミュニケーションサイトは、より広い範囲への情報発信、たとえば社内ポータルや全社向けのお知らせなどに適しています。用途に合った種類を選択することで、後のデザインやコンテンツ構成が自然と整理され、運用上の無駄も削減できます。
サイトの種類を決めたら、次はテンプレートの選択です。SharePoint では、用途に応じた複数のテンプレートが用意されており、それぞれにレイアウトや機能構成があらかじめ設定されています。テンプレートを活用することで、一からサイトを設計する手間を省くことができ、作成のスピードも格段に上がります。たとえば、モダンチームサイトのテンプレートを使えば、ファイル共有や予定表、タスク管理のパーツがすでに配置されており、すぐに業務で使える状態になります。
もちろんテンプレートはそのままでも使用できますが、多くの場合は後述するようにカスタマイズを加えることで、より自社にフィットしたサイトになります。
テンプレートを基に作成したサイトは、そのままでも一定の機能は果たしますが、より効果的に活用するためにはカスタマイズが重要です。デザイン面ではテーマカラーやロゴ、レイアウトの調整を行うことで、自社のブランドイメージや目的に合った見た目に仕上げることができます。
また、ページ内に追加できる「Web パーツ」を活用すれば、ニュースやイベントの表示、リンク集や FAQ など、利用者にとって利便性の高い情報を簡単に配置できます。さらに、必要に応じて Power Automate との連携を行えば、自動通知や申請フローなど業務プロセスの一部を自動化することも可能です。
こうしたカスタマイズによって、情報発信の質を高めるだけでなく、日々の業務の効率も向上させることができるのです。
基本的なサイト構成が整ったら、実際に情報を発信するための「ページ」を追加していきます。トップページだけでは伝えきれない内容を補完するために、複数のページを設けることが一般的です。たとえば、部署別の業務ページ、プロジェクト単位の進捗管理ページ、マニュアルや社内 FAQ など、目的に応じた構成を考えましょう。また、情報が増えてくると閲覧者が必要な情報にたどり着けなくなることもあるため、ナビゲーションメニューや検索機能をうまく使って整理することが大切です。
定期的にページを更新し、新しい情報を発信することで、サイト全体の価値も維持されます。単に「作る」だけでなく「育てていく」意識を持って取り組むことが、活用されるサイトを実現するポイントです。
SharePoint のチームサイトは、社内の特定のプロジェクトや部門、グループで情報を共有・管理し、円滑なコミュニケーションとコラボレーションを促進するための重要なプラットフォームです。作成の流れはシンプルですが、活用効果を高めるためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。
まず、Microsoft 365 にサインインし、SharePoint のホーム画面から「＋サイトの作成」をクリックします。次に「チーム サイト」を選択し、サイト名や説明文、プライバシー設定（パブリックまたはプライベート）を入力します。この段階で、同時に Microsoft 365 グループも作成され、Outlook や Planner など他のサービスとの連携もスムーズに行えるようになります。
サイト作成後は、チームメンバーの追加と役割設定が必要です。閲覧のみ許可するユーザー、編集できるメンバー、サイトの設定を変更できるオーナーなど、権限を適切に設定することで情報漏洩のリスクを低減し、安心して共同作業が行えます。
また、サイトには「ドキュメントライブラリ」や「リスト」、「ニュース」などの機能を活用して、資料共有やタスクの進捗管理を行いましょう。例えば、会議資料や手順書はドキュメントライブラリに保存し、バージョン管理機能で更新履歴を追跡できます。タスクリストを使えば、各メンバーに割り当てられた業務の状況を可視化し、プロジェクト全体の管理が容易になります。
さらに、サイト内には「ディスカッションボード」や「コメント機能」を活用して、メンバー間の意見交換を促進することが可能です。日常的なコミュニケーションの場としても機能させることで、情報の一元化と業務効率の向上が期待できます。
このように、SharePoint のチームサイトは、ただの「情報の置き場」ではなく、チームの連携を深めるための土台です。設計段階から活用方法を意識し、目的に合った構成を意識することで、より価値あるサイト運営が実現できます。
図説付きの詳しいサイトの作り方は下記のブログ内で紹介しています。ぜひ、ご参照ください。【SharePoint】社内ポータルサイトを作成しよう！の「チーム サイトの作成手順 」
SharePoint のコミュニケーションサイトは、部署やプロジェクト単位ではなく、より広範な社内ユーザーに向けて情報を発信するためのサイトです。経営層からのメッセージや社内イベントのお知らせ、広報資料や手順マニュアルの共有など、組織全体に関わる情報を一元的かつ視覚的に届ける手段として活用されます。
作成方法は、SharePoint のホーム画面から「＋サイトの作成」をクリックし、「コミュニケーションサイト」を選択するところから始まります。サイトの名前や説明を入力し、利用目的に応じて「トピック」「ショーケース」「空白」の中からテンプレートを選びましょう。たとえば、「トピック」テンプレートはニュース発信に適しており、「ショーケース」はビジュアル中心の情報展示に最適です。
サイト作成後は、発信内容を分かりやすく伝えるために、視覚的なデザインに重点を置きます。ヒーローWeb パーツやニュース Web パーツを活用し、重要な情報をトップページに目立たせて配置しましょう。また、画像やアイコン、セクションのカラーを工夫することで、閲覧者の興味を引きつけ、情報の理解促進にもつながります。
コミュニケーションサイトでは、基本的に編集や投稿は限られた管理者のみが行い、閲覧専用の形式で運用されることが一般的です。そのため、発信者側の責任として、更新頻度や内容の正確性、分かりやすさを意識してコンテンツを整備する必要があります。
さらに、社内ブログや FAQ、イベントカレンダーなどの Web パーツを組み合わせることで、受信者が自発的に情報にアクセスしたくなるような設計が可能です。こうした要素は、単なる情報配信にとどまらず、社内エンゲージメントの向上や組織文化の醸成にも寄与します。
コミュニケーションサイトは、情報を届ける「場」を超えて、企業と社員の「つながり」を築くための重要なツールです。明確な目的とユーザー視点を持って設計・運用することで、社内の情報流通がよりスムーズかつ効果的になります。
図説付きの詳しいサイトの作り方は下記のブログ内で紹介しています。ぜひ、ご参照ください。【SharePoint】社内ポータルサイトを作成しよう！の「コミュニケーション サイトの作成手順」
SharePoint のサブサイトは、既存のサイト（親サイト）を基盤として、その下に構築される小規模なサイトです。主にプロジェクト単位や部門ごとの情報管理を目的として使われ、情報の整理やアクセス権の制御を細分化できる点が特長です。親サイトとの構造的なつながりを活かしながら、個別の業務ニーズに応じた専用エリアを簡単に用意できます。
サブサイトを作成するには、まず親サイトの設定画面にアクセスし、「サイトの内容」→「＋新しいサブサイト」を選択します。ここで、サブサイトのタイトル、URL 名、テンプレート（チームサイト、ドキュメントセンター、ブログなど）を指定し、ナビゲーションへのリンクの有無や、権限を親サイトから継承するかどうかを設定します。
権限を継承する場合、親サイトと同じユーザーグループが適用されるため、統一的な管理がしやすくなります。一方で、特定メンバーのみにアクセスを限定したい場合は、継承をオフにして個別に権限設定を行うことが推奨されます。この柔軟性により、社内の機密性や業務範囲に応じた情報の区分けが可能です。
また、サブサイトには独自のドキュメントライブラリやリスト、カレンダーなどを設定できるため、プロジェクト単位で進捗状況を管理したり、部門ごとの資料を体系的に保管したりといった使い方ができます。たとえば、営業部門のサブサイトでは、営業資料や顧客管理リストを設置し、チームごとに共有・更新が行える環境を整えられます。
ただし、Microsoft の最新の推奨では、クラシックなサブサイト構造よりも「ハブサイト＋個別サイト」の構成が推進されています。そのため、将来的な拡張性や保守性を考慮すると、サブサイトは限定的な用途で使い、情報の構造化にはハブサイトの活用も検討するのが望ましいでしょう。
とはいえ、既存のクラシックサイトと統一感を保ちたい場合や、簡易的な情報の切り分けをしたい場合には、サブサイトは今もなお有効な選択肢です。運用の目的に応じて、最適なサイト構成を検討しましょう。
図説付きの詳しいサイトの作り方は下記のブログ内で紹介しています。ぜひ、ご参照ください。【SharePoint】社内ポータルサイトを作成しよう！の「サブ サイトの作成手順 」
SharePoint を利用することで、サイト作成がより効率的に行えるとともに、さまざまなメリットがあります。ここでは、SharePoint を活用することで得られる主なメリットを、より詳しく紹介します。
SharePoint では、プログラミング知識がなくても簡単にサイトを作成することができます。ユーザーインターフェースは直感的で、ドラッグ＆ドロップでコンテンツを配置できるため、IT の専門知識がない人でも簡単に操作できます。
また、SharePoint には豊富なテンプレートやウィジェットが用意されており、それらを活用すれば、デザインに時間をかけずに見栄えの良いサイトを作成することができます。このように、非技術者でも手軽にサイトを立ち上げられるため、従業員全体のデジタルスキルの向上にも寄与します。
SharePoint は Microsoft 365 の一部として提供されているため、既に Microsoft 365 を契約している企業は、追加費用をかけずにサイト作成・運営が可能です。これにより、外部のサービスを利用するよりもコストを削減できます。
SharePoint の利用にはホスティングやメンテナンス費用も含まれており、運用が楽で長期的にもコストパフォーマンスが非常に優れています。コストを抑えながらも、企業のニーズに合わせた高機能なサイトを運営することができるのは大きな魅力です。
SharePoint では、レスポンシブデザインに対応しているため、PC やタブレット、スマートフォンなど、さまざまなデバイスでサイトが自動的に最適化されます。デバイスに応じてコンテンツの表示方法が自動的に調整されるため、デザインの調整に手間をかける必要がありません。これにより、ユーザーはどの端末からでも快適にサイトを利用でき、デバイスに依存せず一貫したユーザー体験を提供できます。
特に、モバイルデバイスが多く利用される昨今、これはサイト運営において大きな利点となります。
SharePoint には、コメント機能やいいね機能が標準で搭載されています。これらの機能を活用することで、チーム内でのコミュニケーションが大いに改善されます。サイト上でフィードバックや意見交換を行うことができ、リアルタイムでの連携が可能になります。
さらに、コメント機能を使用してドキュメントに対する意見や修正を記録しておくことで、後から参照することもでき、作業効率の向上につながります。チームの生産性を高め、情報共有を円滑に進めるために非常に有用な機能です。
SharePoint では、コンテンツがクラウド上に保存され、インターネット接続さえあればあらゆるデバイスからアクセスできます。これにより、外出先や自宅、出張先など、場所を問わずに必要な情報を迅速に取得できるようになります。
チームメンバーがどこにいても、最新の情報を手軽に確認できるため、リモートワークやフレックス勤務が推進される現代の働き方にも最適です。さらに、デバイスを問わないため、特定の端末に依存せず、全社員が平等に情報へアクセスできます。
SharePoint は Microsoft 製品との統合がスムーズに行えるため、Word や Excel、PowerPoint、Outlook などの Microsoft Office 製品と連携して作業することができます。たとえば、SharePoint 内で管理しているドキュメントを直接 Excel で編集したり、Word で作成した報告書を Outlook を通じてチームに共有したりすることができます。
この統合により、個別のアプリケーションを切り替える手間が省け、作業の効率化が進みます。
また、OneDrive との連携によって、ファイル共有や同期が簡単に行え、常に最新の情報をチーム全体で共有することができます。これにより、作業のスピードアップと精度向上が期待できます。
SharePoint でサイトを作成する際には、いくつかの注意点があります。これらのポイントに注意することで、作成したサイトがより効果的に機能し、運用後もスムーズに管理できます。以下では、サイト作成時に気を付けておきたいポイントを紹介します。
SharePoint では、初期の設定やカスタマイズが多く、サイト作成には時間がかかることがあります。特に、複雑なサイト構成や、カスタムテンプレートを使用する場合、十分な時間を確保することが重要です。
事前に計画を立て、サイト作成に必要なリソースを確認し、段階的に作業を進めることが求められます。また、計画段階で関係者の意見を取り入れて、運用後の混乱を防ぎましょう。
SharePoint の検索機能は強力ですが、場合によっては検索結果が正確に表示されないことがあります。この原因として、コンテンツのタグ付けや整理が不十分な場合が挙げられます。コンテンツを適切に分類し、必要なメタデータを追加することで、検索機能の精度を高めることができます。
さらに、検索機能の設定を適切に行い、ユーザーが必要な情報を迅速に見つけられるように配慮することが重要です。
SharePoint は、サイト作成後も運用や保守が継続的に必要です。特に、サイトの内容が定期的に更新される場合や、ユーザーのアクセス権限が変更される場合には、管理者の存在が欠かせません。
運用を効率的に行うために、サイト管理を担当する専門の人材を確保し、定期的にサイトを更新・メンテナンスする体制を整えておくことが求められます。これにより、長期間にわたってスムーズにサイトを運営できるようになります。
SharePoint では、標準機能としてユーザーごとの詳細な行動分析や閲覧時間を把握する機能が制限されています。そのため、利用状況やユーザーの動きを正確に分析するためには、外部ツールを組み合わせることが必要です。
分析ツールを導入し、データを収集することで、サイトの効果をより詳細に把握でき、運用改善に役立てることができます。
SharePoint を使ってサイトを作成する際には、以下のポイントを押さえておくと、より効果的に運用できます。これらのポイントを意識することで、サイトの利便性や効率性が向上し、チームメンバーの協力を促進することができます。
サイト作成前に目的を明確にし、どのようなコンテンツを提供するのか、どのようなユーザーに利用してもらうのかを決定します。
目的が明確であれば、サイト設計や機能追加の際に方向性が定まり、無駄な作業や誤った選択を避けることができます。目的に応じて、サイト内でどのような情報が重要で、どのように表示するかを検討しましょう。
SharePoint には、無料で使用できるテンプレートが豊富にあります。これらのテンプレートは、ユーザーが一般的な用途で必要とする基本的な機能をすでに搭載しており、サイト作成のスピードを大幅に短縮することができます。
テンプレートを活用すれば、サイト作成の際のデザインやレイアウトにかかる手間を削減し、迅速に高品質なサイトを作成することが可能です。
サイト作成後は、アクセス権限を適切に設定し、必要な人だけが情報にアクセスできるようにします。アクセス権限を適切に管理することで、セキュリティを確保し、誤った情報の漏洩や不正アクセスを防止できます。
また、必要に応じて、ユーザーグループを作成し、権限を柔軟に設定することも可能です。これにより、チーム内での効率的な情報共有と管理が可能になります。
OneDrive を SharePoint と同期させることで、ファイルの管理がさらに便利になります。OneDrive との同期により、ファイルはクラウド上で安全に保存され、チームメンバーと簡単に共有できます。
また、ファイルの同期によって、オフラインでも作業が可能になるため、インターネット接続が不安定な環境でも安心して利用できます。
SharePoint の操作に慣れていないユーザーのために、基本的な操作方法や手順を記載したマニュアルを作成しておくと便利です。特に、チーム内で共有する際に役立つ操作方法を整理したマニュアルがあれば、ユーザー間での問い合わせを減らし、効率的に作業を進められます。
また、マニュアルを定期的に更新し、最新の機能や変更点に対応した内容を盛り込んでおくことも重要です。
SharePoint を活用いただければ、チーム内外での情報共有や共同作業が効率よく行なっていただけます。目的に応じたサイトの選定や適切な設定を行うことで、作業のスピードや生産性を大きく向上させることができます。
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