SharePoint は、企業やチームの情報共有や共同作業を効率化するための強力なツールです。ファイル管理、ワークフローの構築、ポータルサイトの作成など、さまざまな機能を提供します。
しかし、すべてのニーズに応えられるわけではありません。この記事では、SharePoint で「できること」と「できないこと」を整理し、活用のポイントや導入の流れについても詳しく解説します。
●この記事の目次
SharePoint は、Microsoft 365 の一部で、主にチームや企業内で情報を共有や連絡・調整を促進するためのツールです。
SharePoint を使うことで、社内のポータルサイトを構築したり、ドキュメントの管理、共同編集など、様々な業務を効率化できます。しかし、OneDrive や Teams とは異なる特徴があり、それぞれのツールがどのように連携するかを理解することが重要です。
SharePoint は、企業や組織内での情報共有や作業を支援するためのオンラインプラットフォームです。ドキュメント管理やチームのポータルサイト作成など、業務を効率化するための機能を提供しています。SharePoint を利用することで、複数のユーザーが同時にファイルを編集したり、リアルタイムで情報を共有したりできます。
しかし、SharePoint には「できること」「できないこと」があり、その違いを理解して活用することが成功の鍵となります。
例えば、SharePoint でできることは社内ポータルサイトの作成やファイルのバージョン管理ですが、全員に同じアクセス権を付与することができない場合があります。
OneDrive は、個人向けのクラウドストレージサービスで、主にファイルの保存・同期に利用されます。SharePoint と OneDrive は両方とも Microsoft 365 の一部であるため、連携して使用することができますが、役割には違いがあります。
OneDrive は、個人のファイルを管理するためのツールであり、ユーザーごとのファイルのアップロードや共有に特化しています。
一方、SharePoint は、チームや部署単位で情報を共有したり、チームポータルを作成したりすることを目的としています。したがって、OneDrive は個人のファイル管理に適しており、SharePoint は社内での情報共有やチームでの共同作業に適しています。
Teams は、リアルタイムのコミュニケーションを重視したツールで、チャットやビデオ会議、ファイル共有などの機能を提供しています。SharePoint は、長期的な情報の保存や管理を重視するツールです。
例えば、Teams では会話やファイルのやり取りが迅速に行えますが、そのファイルを長期間保存して管理する場合、SharePoint が最適です。SharePoint を利用することで、ファイルのバージョン管理や詳細な検索機能を使って、必要な情報をすぐに見つけることができます。
Teams とSharePoint は連携が可能で、Teams 内で SharePoint に保存されているファイルを共有することができます。
SharePoint は、さまざまな機能を備えた強力なツールで、企業やチームの業務効率を大きく向上させます。
ここでは、SharePoint で「できること」を 9 つに分けて解説します。これらを活用することで、より効果的にSharePointを運用することができます。
SharePoint では、簡単に社内ポータルサイトを作成することができます。これにより、社員が必要な情報にすぐにアクセスできる環境が整います。
例えば、企業のポリシーや重要な文書、チームの進捗状況などをひと目で確認できるダッシュボードを作成することができます。ポータルサイトはカスタマイズが可能で、部署やチームごとに異なるニーズに合わせて設計できます。SharePoint でできることは、ポータルサイトの作成だけでなく、情報の一元管理や、社員のアクセス権限を細かく設定することも可能です。
SharePoint は、ファイルの共有と共同編集が可能なプラットフォームです。ユーザーがリアルタイムでファイルを編集できるため、複数人での協力がスムーズに行えます。
例えば、チーム内で文書を共有し、複数のメンバーが同時に編集することができます。このできることを活用することで、社内での情報共有が迅速になり、作業効率が大幅に向上します。また、ファイルのバージョン管理もできるため、過去の編集内容を簡単に確認したり、元の状態に戻したりすることができます。
SharePoint には強力な検索機能が備わっており、サイト内に保存されている情報を簡単に検索できます。文章やドキュメントの中身を検索することができるため、情報を探す時間を大幅に短縮できます。これにより、社員は必要な情報を素早く見つけることができ、業務が効率化されます。
SharePoint でできることのひとつとして、検索機能の設定も重要です。適切に設定されたタグやメタデータに基づき、検索精度が向上するため、より使いやすいサイトにすることができます。
SharePoint では、リストを作成して情報を整理することができます。リストはタスク管理や情報の追跡に非常に便利です。例えば、プロジェクトの進行状況をリストとして管理することで、どのタスクが完了していて、どのタスクが未完了なのかを簡単に把握できます。
このようなリスト機能を活用することで、チームの作業が可視化され、業務の進捗が一目でわかるようになります。
SharePoint では、業務プロセスの自動化を支援するワークフローを作成することができます。これにより、書類承認やタスクの割り当てなど、定型的な業務を自動化できます。
例えば、提出されたドキュメントを上司が承認し、次のステップに進むという一連の流れを自動化することができます。SharePoint でできることのひとつとして、ワークフローの管理やカスタマイズができる点は、業務の効率化に大きく貢献します。
SharePoint では、ファイルのバージョン管理が可能です。ファイルに変更が加えられるたびに、新しいバージョンが保存されるため、過去のバージョンに戻すことができます。これにより、誤ってファイルを上書きしてしまった場合でも、簡単に元の状態に戻すことができます。
また、複数のバージョンが管理されているため、どのような変更が加えられたのかを履歴として追跡することができ、作業の透明性が保たれます。
SharePoint では、アンケートを作成して、社員からフィードバックを集めることができます。アンケート機能を使えば、意見を収集する手間が省け、データの整理も容易になります。
例えば、社員の満足度調査や意見交換を行う際に、アンケートを活用することで効率的に結果を集めることができます。SharePoint の「できること」のひとつとして、アンケートの結果を即座に集計し、グラフやデータとして表示する機能もあります。
SharePoint では、チームやプロジェクトの予定を管理するための予定表を作成できます。予定表には、会議やイベント、期限などを追加することができ、チーム内でのスケジュール調整がスムーズに行えます。
また、予定表に入力した情報は、チームメンバー全員で共有できるため、スケジュールの重複を避けることができます。SharePoint のできることを活用することで、業務のスケジュール管理が簡単に行えるようになります。
SharePoint は、Microsoft Office 製品と連携して作業を進めることができます。例えば、SharePoint に保存された Word、Excel、PowerPoint などのファイルを、Teams で共有したり、OneDrive と同期して使用することができます。
このように、SharePoint は Microsoft 製品との連携が強力で、他のツールを使わずとも、効率的に業務を進めることができます。SharePoint を使用することで、すでに馴染みのある Microsoft 製品との連携がスムーズに行え、業務がさらに効率化されます。
SharePoint は多機能で便利なツールですが、できないこともあります。特に、大企業や複雑なプロジェクトにおいて、SharePoint が完璧に対応できない場合もあります。
ここからは、SharePoint で「できないこと」を3つ挙げ、どのように対応すれば良いかを解説します。
SharePoint は、ユーザーのアクセス履歴やサイト利用状況を追跡する機能を提供していますが、詳細なアクセス解析を行うことは難しいです。高度なアクセス解析を求める場合には、外部ツールや追加の設定が必要となります。
SharePoint では基本的なレポート機能が提供されていますが、詳細な分析を行いたい場合は専用の解析ツールを併用することをお勧めします。
SharePoint では、ファイルやページにコメントを追加できますが、そのコメントは必ずユーザー名と一緒に表示されます。コメントの匿名性を確保したい場合、SharePoint の標準機能では難しいため、代替策を検討する必要があります。
例えば、コメントの代わりに別の方法で意見を収集するか、外部ツールを利用することが考えられます。
SharePoint では、デザインのカスタマイズが可能ですが、自由度は比較的低いです。高度なデザインやレイアウトを希望する場合には、HTML や CSS を用いたカスタマイズが必要ですが、それでも制限があるため、独自のデザインを完全に実現することは難しいです。
デザインにこだわる場合は、他のツールなどを併用する必要があるかもしれません。
SharePoint を導入することで、業務の効率化や情報共有の改善が期待でき、特にチーム間での共同作業やドキュメント管理がスムーズになります。
しかし、SharePoint にはメリットだけでなく、デメリットも存在します。例えば、導入や運用に一定の時間とリソースが必要で、初期設定やカスタマイズに手間がかかることもあります。また、運用には専任の担当者が必要となる場合もあり、これらの点を理解した上で導入を進めることが大切です。
ここでは、SharePoint を活用するメリットとデメリットを詳しく解説し、それぞれのバランスを考えながら最適な活用法を見つけましょう。
SharePoint を活用する最大のメリットは、情報の一元管理ができることです。複数のチームや部署で共有する情報を統一的に管理できるため、情報の散逸を防ぎます。また、ファイルの共同編集やバージョン管理、予定表の共有など、チーム間の連携が非常にスムーズに行えます。
さらに、Microsoft 365 製品との連携が強力で、他のツールを使わずに効率的に業務を進めることができます。
一方、SharePoint のデメリットとしては、操作が少し複雑なことが挙げられます。特に、初めて使う場合は機能が多く、どこから手をつけるべきか迷うことがあります。
また、デザインのカスタマイズ性が低いため、見た目にこだわる場合は別途手を加える必要があります。それでも、基盤としての機能は非常に優れており、運用方法を工夫することで、多くの業務に適応することが可能です。
SharePoint を最大限に活用するためには、いくつかの重要なポイントがあります。これらを意識して活用することで、サイト作成や情報共有がよりスムーズになり、チーム全体の効率が向上します。
特に、しっかりとした運用体制と利用ルールの設定、適切なカスタマイズの導入は、プロジェクト成功のカギを握ります。ここでは、SharePoint を効果的に活用するための 3 つのポイントを紹介し、それぞれの重要性と実践方法について解説します。
SharePoint の機能を社内でうまく活用するためには、わかりやすいマニュアルを作成することが重要です。特に、初めて使う社員にとっては、操作方法を理解することが大切です。
簡単な手順をまとめたマニュアルを作成し、必要に応じて研修を行うことで、利用者の理解度が高まり、より円滑に活用できるようになります。
SharePoint は情報共有に非常に便利なツールですが、情報の管理方法や共有方法についてルールを定めることが重要です。
どのようなファイルをどのタイミングで共有するか、誰がアクセスできるか、ファイルの命名規則など、基本的なルールを決めておくことで、混乱を防ぎ、スムーズな運用ができます。
SharePoint は、Microsoft 365 製品との連携が強力であるだけでなく、外部ツールやカスタマイズを活用することで、さらに業務の効率化を進めることができます。
例えば、他のシステムと連携させたり、カスタムアプリを追加することで、SharePoint の機能をより便利に利用することができます。
SharePoint を導入する際には、段階的に進めることが重要です。加えて、実際の運用を開始した後も、定期的に評価を行い、必要に応じて機能追加や調整を行うことが重要です。全体を通して、従業員がスムーズに利用できるようサポート体制を整えることも成功の鍵となります。
前述してきた SharePoint のできること・できないことを理解したうえで、ここからは SharePoint の導入の流れを詳しく見ていきましょう。
まず最初に、SharePoint を導入する目的を明確にすることが大切です。
情報共有やファイル管理、ポータルサイトの作成など、SharePoint でできることをどのように活用したいのかを考え、その目的に合った機能を選ぶことが必要です。
次に、SharePoint で使用する機能を決定します。利用者のニーズに合った機能を選び、それに基づいてサイトの設計を行います。
どのような情報を管理するか、どの程度のカスタマイズが必要かを考え、適切な機能を選ぶことが成功への鍵です。
SharePoint を導入する前に、テストページを作成し、実際に利用者がどのように使うかを確認します。テスト段階で問題点を洗い出し、修正を加えていきます。
この段階では、細かな調整を行うことが大切です。
テストページを作成したら、実際に各部署で試用し、意見を出し合います。このフィードバックを基に、さらなる改善を行い、実際の運用に備えます。
使用者の意見を聞くことで、より実務に適した運用ができます。
最終的に、各部署からの意見を反映させた改善を行い、正式に SharePoint サイトを運用します。
運用後も定期的に改善点を見直し、必要に応じてカスタマイズを加えることで、より効果的に SharePoint を活用することができます。
SharePoint は、企業やチーム内での情報共有を効率化するための強力なツールです。ファイル共有やポータルサイト作成、ワークフロー構築など、できることは多岐にわたります。もちろんできないことやデメリットもありますが、それを理解し、適切に活用することで、業務の効率化や情報共有が大きく進展します。
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