SharePoint は、ファイル共有とチームコラボレーションをクラウドで一元化するプラットフォームです。ブラウザーやモバイルアプリからアクセスでき、社内外のメンバーが同時編集を行えます。バージョン管理とアクセス制御が標準装備され、ガバナンス強化と業務効率化を両立できます。
Power Platform と連携すれば、ノーコードで業務アプリやワークフローを構築できます。サーバー保守やバックアップは Microsoft が担うため、IT 部門の負荷が大幅に軽減されます。こうした利点を最大化するためにも、SharePoint の容量の確認を定期的に行い、ストレージの逼迫を未然に防ぐことが重要です。
この記事では、SharePoint とは何かから、SharePoint の容量の管理方法まで紹介します。
●この記事の目次
まずは SharePoint がどんなツールなのか、ざっくり基本を押さえておきましょう。ファイル共有やチーム内コラボだけでなく、Power Platform と組み合わせればワークフローを自動化したり、業務アプリをノーコードで作ったりと幅広く活用できます。ここで機能の全体像を把握しておくと、後でご紹介するストレージ状況をチェックする手順や節約・拡張テクニックもスムーズに理解できます。
SharePoint はクラウド上でファイル共有やチームコラボレーションを一元化できる Microsoft 365 の基盤サービスです。ブラウザーだけでなくモバイルアプリからもアクセスでき、場所や端末を問わず作業を継続できます。Azure AD と連動した認証でセキュリティが担保され、部門や外部パートナーごとにきめ細かな権限設定が可能です。
バージョン管理やドキュメント承認フローを標準で備え、ガバナンス強化と業務効率化を同時に達成します。オンプレミスのファイルサーバーと異なり、ハードウェア保守やバックアップ運用を Microsoft に任せられるため IT 負荷も大幅に軽減されます。Sharepoint 容量確認を継続的に行えば、こうした利点を損なうことなくストレージ逼迫によるトラブルを回避できます。
ドキュメント ライブラリはメタデータ付与やチェックイン／チェックアウトを備え、厳格な文書管理ポリシーにも応えます。リスト機能ではタスクや顧客台帳などをコードレスで構築でき、Excel からのインポートも容易です。検索は AI を活用し、ユーザーの閲覧履歴や権限を考慮したパーソナライズ結果を提示します。
さらに Power Automate で通知や承認ワークフローを数クリックで作成でき、人的ミスや作業遅延を大幅に削減可能です。Power Apps と組み合わせればノーコードで業務アプリを内製でき、紙ベースの申請フローをすばやくデジタル化できます。こうした多機能ゆえにストレージ利用量が見えにくくなるため、Sharepoint 容量確認は欠かせない日常業務となります。
SharePoint Online の基本ストレージは「1 TB ＋ユーザー数× 10 GB」で付与され、さらに各サイトは最大 25 TB まで拡張できます。この上限に達するとサイトが読み取り専用化され業務が止まるため、日常的に残容量を監視し、プロジェクト開始時に余裕を確保することが重要です。
追加購入やライセンス増強の前に、容量配分の見直しも検討しましょう。
SharePoint を安全かつ効率的に使い続けるには、現状のストレージ消費を正確に把握することが第一歩です。以下の 2 通りの方法を覚えておけば、部署単位のスポット確認からテナント全体の長期監査まで対応できます。どちらの手順でもサイト管理者または Microsoft 365 全体管理者の権限が必要になる点に注意してください。
サイトの設定画面は部署担当者でも簡単に開けるため、日常的な Sharepoint 容量確認 に最適です。まず対象サイトの右上の歯車アイコン（図中①）を選び「サイト情報」（図中②）から「すべてのサイト設定を表示」（図中③）を開きます。
「記憶域メトリクス」（図中④）をクリックするとフォルダーとファイルの使用量が階きき表示され、ドラッグ操作なしで大容量箇所を発見できます。
サイズ列を降順に並べ替えれば、画像や ZIP が占有している割合を視覚的に把握することができます。検索ボックスで拡張子やファイル名を絞り込むと、重複や不要データがさらに見つけやすくなります。最後にごみ箱も確認し削除済みアイテムを空にすれば、その場で数 GB の空きを確保できる場合があります。
全社的なストレージ消費を俯瞰したい場合は、Microsoft 365 管理センターから SharePoint 管理センターへ進む方法が最適です。
まず、Microsoft 365 のログインしましょう。（ログインはこちら ）
ログイン後のホーム（Microsoft 365 Copilot）の左側に「管理」（図中①）をクリックします。表示されない場合は、管理センターへのアクセス権がない可能性があります。IT 管理者に確認してください。
Microsoft 365 管理センターへアクセスができましたら、左のメニューから「SharePoint」（図中②）を選択しクリックします。表示されない場合は、SharePoint 管理センターへのアクセス権がない可能性があります。IT 管理者に確認してください。
左側メニュー「サイト」から「アクティブなサイト」（図中③）をクリックし、各サイトの「使用済みストレージ」（図中④）で確認ができます。
「アクティブなサイト」画面では全サイトコレクションの使用量と割り当て状態を一覧で把握でき、CSV エクスポートにも対応しています。グラフ表示を有効にすると増加トレンドや急激なスパイクを色分けで可視化できるため、予兆検知に役立ちます。
Power Automate の通知機能と連携させれば、容量が 80 ％ を超えた時点でメールや Teams にアラートを飛ばす自動化も可能です。さらに視覚レポートを経営層へ共有すれば予算承認プロセスを迅速化でき、容量追加のタイミングを逃しません。
UI は更新が多いので、公式ドキュメントの変更履歴も月次でチェックしましょう。
削減方法の基本は「圧縮・整理・分散」です。画像や動画は最適化して圧縮し、不要データはごみ箱まで確実に削除し、用途に応じて OneDrive や Stream へ保存先を分散させましょう。これを月次で徹底するだけでも数十 GB の空きが生まれ、容量に余裕がうまれます。
高解像度画像をそのままアップロードすると数十枚でギガバイト単位のストレージを消費してしまいます。まず PowerPoint や Photoshop の“画像の圧縮”機能を使い、解像度を 150 dpi 前後に落とすだけで 50 ％ 以上の容量の削減をすることができます。
さらに JPEG から WebP や AVIF などの次世代フォーマットへ変換すると、画質を保ったまま追加で 30 ％ 程度圧縮できます。サイト共通のバナーやロゴはテンプレート化し再利用することで、重複アップロードによる無駄な保存を防げます。画像最適化ポリシーを社内ガイドラインとして明文化し、定期的な研修で全メンバーへの周知を徹底すると、効果が長続きします。
SharePoint の容量を確認する際には「画像」フォルダーを重点的にチェックし、容量が肥大化している兆候を素早く検知しましょう。
ライブラリのバージョン履歴がデフォルトで 500 世代保存されているケースが多く、古い履歴が容量を圧迫します。プロジェクト完了後に「バージョン整理」で 10 世代まで縮小し、不要履歴を一括削除しましょう。誤ってアップロードした動画やテストデータも意外と残りがちなので、週次点検リストに追加することを推奨します。
OneNote ノートブックは自動バックアップが多重生成されるため、不要セクションを削除してサイズを抑えます。Power Automate で「90 日経過したファイルをアーカイブフォルダーへ移動」のフローを組むと、保管ポリシーを自動で守れます。定期的な Sharepoint 容量確認で、フローが想定どおり動作しているかを検証しましょう。
動画や大型 CAD ファイルを扱う部署は、Stream や Azure Blob Storage へ保存場所を分散するとコスト効率が上がります。チャット添付ファイルや会議録画の保存先を OneDrive や Stream に切り替えることで、SharePoint 側のサイズを抑制できます。
ポータルサイトでは HTML とメタデータだけを置き、画像や動画は CDN や専用ストレージに配置するとパフォーマンスも向上します。Power Platform の一時ファイルは自動削除設定を有効にし、不要なログやキャッシュを残さないようにします。用途に応じたストレージポリシーを策定し、IT 管理者が定期レビューを行うと効果的です。
こうした運用を徹底しても足りない場合は、次の章の「増やす方法」を検討しましょう。
節約をしても容量が不足する場合は、即効性のあるごみ箱に消去、柔軟に増やせる補足ストレージアドオン、長期コストを抑えるライセンス追加の 3 つの方法を試してみるのがおすすめです。
それぞれスピードと費用が異なるため、増設の目的と期間を整理して、最も最適な手段を選びましょう。
SharePoint にはサイトごみ箱と第 ２ 段階ごみ箱の二層構造があり、削除したファイルは最大 93 日間ストレージを占有し続けます。運用担当者は月初にごみ箱の使用量を確認し、不要なものを完全削除する運用を定例化しましょう。
特に動画や大量の写真を扱うプロジェクトサイトでは、ごみ箱だけで数十 GB 溜まるケースがあります。完全削除は管理センターのコマンドレットでも実行できるため、自動スクリプトを用意すれば作業負荷を抑えられます。削除前にメンバーへチャットでリマインドを送るフローを組むと、誤削除に対する心理的ハードルも下げられます。
定期的に整理することで、容量を減らせることが多いので、まずはこの方法を試してみましょう。
ストレージ残量が減っていて、すぐに確保のための対応が必要な場合は、「Microsoft 365 Extra File Storage」アドオンを追加購入するのが １ 番おすすめです。管理センターの請求メニューから 1 GB 単位で注文でき、決済完了後数分でストレージが追加されます。短期的なキャンペーンサイトや緊急で大容量のデータの受け渡しが必要になった時など、期間限定のニーズに柔軟に対応が可能です。
追加容量はテナント全体でプールされるため、部署間での一時的な融通もしやすい点がメリットです。コストは月額課金型なので、利用が落ち着いたらアドオンを解約して固定費を削減できます。Sharepoint 容量確認 レポートと併用し、使用量推移を見ながら必要最小限のギガ数を購入することが費用最適化の鍵です。
長期的にユーザー数が増える予定がある場合は、E3 や E5 など上位ライセンスを追加して容量を拡張する方法が経済的です。ユーザーあたり 10 GB が基本容量としてテナントプールに加算されるため、複数人分をまとめて導入するとギガ単価がアドオンより割安になります。
さらに上位プランでは DLP や高度なセキュリティ機能が利用でき、情報漏えいリスク低減の副次効果も得られます。新入社員や協力会社アカウントの発行タイミングに合わせてライセンスを手配すれば、事務手続きと容量確保を一度で完結できます。年度予算化しておくと資金繰りの見通しが立ちやすく、突発課金を避けられます。
導入後は Sharepoint 容量確認 ダッシュボードで実際の消費量を継続モニタリングし、次年度のライセンス計画に活かしましょう。
容量を買い足す前に、継続課金による総コストとテナントプール方式による社内負担の分配方法を必ず確認しましょう。費用がブラックボックス化すると削減の議論が進まず、無駄な固定費が膨らみます。
購入後もレポートで使用量を追跡し、不要になったら速やかに解約する運用が肝要です。
補足ストレージは月額課金制のため、一度追加すると解約しない限り費用が累積していきます。容量不足の根本原因を特定せずに増設を繰り返すと、オンプレミスより高額になるケースさえあります。まずは画像圧縮やごみ箱清掃など低コスト施策を徹底し、本当に必要なギガ数だけを段階的に追加する姿勢が重要です。
追加後も Sharepoint 容量確認 レポートで使用量の伸びを監視し、容量増が続く場合はプロジェクトごとの保存ポリシーを見直しましょう。月次会議でコスト推移を可視化すると経営層の意思決定が迅速になり、不必要な固定費増を防げます。増設・削減のフローをドキュメント化しておくと、担当者交代時の引き継ぎもスムーズに進みます。
SharePoint Online のストレージはサイト単位ではなくテナント全体でプールされるため、ある部署が買い足した容量を他部署が消費することが起こり得ます。この特性を理解しないまま追加購入すると「出資者不明」のギガが急増し、費用負担の不公平感が社内で問題化します。PowerShell や管理センターのレポートで部署別使用量を定期的に可視化し、内部課金や利用ルールを明確化することが欠かせません。
大容量のプロジェクトが始まる前には想定される消費量を関係部署と共有し、予算分担を合意形成しておくとトラブルを予防できます。コーポレート IT はこうしたデータを根拠に経営層へ報告し、追加予算の承認プロセスを円滑化しましょう。Sharepoint 容量の確認 を組織横断の KPI として設定すると、継続的なモニタリング文化が定着します。
SGプラス株式会社は、Microsoft 365 ／ SharePoint Online の導入・開発・運用をワンストップで支援するパートナーです。技術支援や活用コンサルティング、Power Platform アプリ開発、セキュリティ設計まで網羅したサービスメニューを用意しており、初回相談は無料です。ハイブリッドワーク推進に伴う情報基盤の最適化や、ポータルサイト構築・ワークフロー刷新を検討している企業は、ぜひ SGプラスの専門エンジニアに相談してみてください。
さらに、標準機能を活用したポータルサイト構築支援（100 万円〜）や、運用・導入時の課題に対応するチケット制技術支援（1 時間1 万円）など予算に応じたプランも公開されています。
加えて、ShareGate を使った移行手順やベストプラクティスを解説するブログ記事も多数掲載されており、移行前後の不安を解消する情報源として役立ちます。
関連サービス：SharePoint ポータルサイト構築支援サービス