Outlook で会議室を予約するとき、「空いている部屋を探すだけで時間がかかる」「会議室名だけでは場所や広さが分からない」「別フロアの空き会議室に気づけない」と感じたことはありませんか。Outlook 標準の予定表予約は便利ですが複数の会議室を場所・時間・人数・設備で直感的に探すには限界があります。
Microsoft 365 を導入している企業では、Outlook や Exchange Online を使って会議室予約を行っているケースが多くあります。
しかし、実際の業務では次のような課題が出てきます。
Outlook 標準の予定表はとても便利ですが、「会議室を探す」「場所を確認する」「空き状況を見比べる」という体験は、企業ごとの運用に合わせた画面があるとさらに便利になります。
SGプラスの会議室予約システムは、Microsoft 365 環境を活用して構築する SharePoint Framework (通称SPFx) ベースの会議室予約アプリケーションです。
最大の特徴は、Exchange Online の会議室予約を原本として扱いながら、SharePoint 上に分かりやすい予約画面を用意することです。
予約データと空き状況は Exchange Online と同期し、会議室の基本情報や配置、補足情報は SharePoint リストで管理する構成としています。
つまり、Outlook や Exchange Online の仕組みを捨てるのではありません。
既存の Microsoft 365 基盤を活かしながら、利用者にとって使いやすい画面を追加するイメージです。
● SharePoint サイトから会議室を探せる
● フロアマップ上で会議室の場所と空き状況を確認できる
● タイムラインで時間ごとの空き状況を見られる
● カレンダーで日・週・月単位の予定を確認できる
● 条件検索で目的に合う会議室を探せる
● 予約・変更・キャンセルができる
● Teams 会議の作成にも対応できる
● 非公開予約の表示制御ができる
● 管理者が会議室マスタや配置情報を管理できる
SGプラスの会議室予約システムの特徴は、利用者の探し方に合わせて画面を提供している点です。もちろん、どの画面からも予約の確認や登録、更新が可能です。
建物内のフロアを模したフロアマップから会議室を選べます。
これにより、利用者は次のような探し方ができます。
Outlook の会議室名だけでは分かりづらかった場所の分かりやすさを大きく改善できます。
会議室の利用状況を時間帯ごとに一覧表示し見比べながら会議室を選べます。
タイムライン画面では、時間帯×会議室の組み合わせで縦スクロール表記で利用状況を表示する構成になっています。会議室の予約状態を色分けし時間帯をクリックすると会議室の詳細情報サイドパネル表示や予約操作につながる設計です。
例えば、次のような場面で便利です。
予約状況を時間軸で見たい利用者に向いています。
会議室の利用状況を日・週・月単位で会議室の予定を確認できます。
検索画面では、日時、収容人数、拠点、フロア、エリアを条件に検索やフィルターを行い会議室の予約状況を一覧表示して確認できます。
検索条件の例は次の通りです。
「10名以上で使える会議室」かつ「本社3階で午後に空いている部屋」など、目的に合った部屋を素早く探せます。
会議室が見つかったら、SharePoint の画面からそのまま予約操作に進めます。
予約処理の流れとして、空き選択、予約フォーム入力、日時・権限・保守状態の検証、予定作成、補足情報保存、予約結果通知・反映と順番に処理を行います。
利用者から見ると、難しい仕組みを意識する必要はありません。
1. 空いている会議室を選ぶ
2. 件名、開始・終了時刻、参加者などを入力する
3. 必要に応じて Teams 会議や非公開設定を選ぶ
4. 予約する
予約処理が完了すると SharePoint 画面に予約結果を反映し利用者や参加者の Outlook 画面にも反映するので安心して会議を始められます。
予約の変更やキャンセルも SharePoint 画面から操作できます。変更やキャンセルは、予約した利用者か管理者のみが行えるよう制御しているため、他の利用者の予約を誤って変更してしまうなど誤操作を防止する仕組みも提供しています。
SGプラスの会議室予約システムは利用者向けだけでなく、管理者向けの便利な機能も備えています。
Exchange Online と SharePoint の会議室情報をボタン1つで連携する 「Exchange 同期機能」や、エリアや建物などの「マスタメンテナンス機能」、フロアマップ画面に表示する会議室の場所を設定する「グリッドレイアウト配置機能」、会議室予約システムの操作やエラー内容を記録する「操作・エラーログ収集機能」など、会議室予約業務の管理に役立つ機能を提供します。
会議室予約システムで管理者が扱う主な情報は次の通りです。
管理者がシステムのメンテナンスを行う際はメンテナンスモードに切り替えます。メンテナンスモードに切り替えると、会議室予約システムの SharePoint 画面にシステムメンテナンス中であるメッセージを表示し、会議室予約状況の確認は行えるものの予約の登録や変更を禁止するよう制御できます。
システムのメンテナンス時にも利用者へ分かりやすく案内できます。
SGプラスの会議室予約システムを導入したお客様からの声を、一部抜粋して紹介します。フロアマップ画面は、例えば全国に拠点を持つ企業で利用者が慣れない拠点で会議室を予約する際に、フロアマップで何階のどの位置にある会議室か一目で分かるところが便利であると評判です。
”以前は Outlook で複数の会議室予定表を開き、空いている会議室を探していました。今はフロアマップ上で空き状況が見えるため、会議室を探す時間が短くなりました。”
”会議室名だけでは場所が分からず、総務に確認することがありました。フロアマップと詳細情報が表示されるようになり、問い合わせが減りました。”
”タイムラインで複数の会議室を横並びに確認できるため、急な打ち合わせでも空いている部屋を見つけやすくなりました。”
これまでSGプラスでは、お客様の Microsoft 365 環境や会議室運用に合わせて、お客様専用の会議室予約システムを構築してきました。
しかし、会議室予約に関する課題は多くの企業に共通しています。
● Outlook だけでは空き会議室を探しにくい
● 会議室の場所が分かりにくい
● 複数拠点や複数フロアを横断して探したい
● 会議室の予約状況を見える化したい
● 既存の Microsoft 365 をもっと活用したい
こうした声を受け、SGプラスでは会議室予約システムをサービスメニュー化しました。
標準機能をベースにしながら、お客様ごとの拠点構成、会議室情報、表示項目、予約ルール、色合いやテキスト表現のデザイン変更、管理者運用に合わせたカスタマイズにも対応できます。
8. 後編では導入の進め方をご紹介します
後編では、SGプラスの会議室予約システムを導入するために必要な Microsoft 365 環境、ライセンス、試用版の進め方、カスタマイズご相談の流れをご紹介します。
「自社の会議室運用でも使えそう」
「まずは試用版で確認したい」
「 Microsoft 365 をもっと業務に活用したい」
Microsoft 365 をご利用中のお客様は、ぜひ【後編】もご覧ください。
SGプラスでは、SharePoint を使った社内ポータルサイト構築、情報共有基盤の整備、業務アプリケーションの開発、Microsoft 365 連携まで、幅広いご支援が可能です。
まずは標準機能を活かして、素早く低コストでポータルサイトを立ち上げたいお客様にはSharePoint 活用の基礎からご提案します。
一方で、会議室予約システムのように SharePoint の標準機能では実現できないフロアマップ表示、予約情報連携、管理者機能、独自の業務ルール対応が必要な場合には、SharePoint Framework や Microsoft 365 連携を活用したカスタマイズ開発もご支援します。
SharePoint は、使い方次第で単なるファイル共有の場所ではなく、社内ポータル、情報共有、業務システムの入口として活用できます。
「何から始めればよいか分からない」という段階でも問題ありません。
現在の Microsoft 365 環境や業務課題をお伺いしたうえで、最適な進め方をご提案します。
SharePoint をもっと便利に、もっと業務に役立つ形で活用したい方は、ぜひSGプラスまでお気軽にご相談ください。
SharePoint の関連ブログ一覧は こちら
関連サービス：SharePoint ポータルサイト構築支援サービス