会議室予約システムの基本的な仕組みはぜひ【前編】をご一読ください。
会議室予約システムは初めから全社環境へ導入する必要はありません。まずは試用版を1か月間ご利用いただき、実際の会議室予約運用に合うかどうか評価してください。
SGプラスの会議室予約システムは、主に次の Microsoft 365 サービスを利用します。
| 機能 | 必要なサービス | 主な用途 |
| 画面操作 | SharePoint Online | 会議室予約システム内の画面操作に利用します。 |
| 会議室予約 | Exchange Online | 会議室リソースや予約状況、の管理に利用します。 |
| 認証・アクセス管理 | Microsoft Entra ID | 利用者や管理者の認証や会議室システムの導入やセットアップ操作に利用します。 |
これらのMicrosoft 365 サービスが利用できるライセンスは、一般的に次のライセンスをお持ちであれば利用できます。
● Microsoft 365 A1
● Microsoft 365 A3
● Microsoft 365 A5
● Microsoft 365 Business Basic
● Microsoft 365 Business Standard
● Microsoft 365 Business Premium
● Microsoft 365 E3
● Microsoft 365 E5
SGプラスの会議室予約システムの試用版を評価する際は次の準備をご検討ください。
| 項目 | 内容 |
| SharePoint サイト |
試用版を配置する SharePoint サイトを1つ用意ください。 |
| 管理者アカウント | SharePoint Onlineや Exchange Online、Microsoft Entra IDの設定確認や会議室予約システムの配置に利用する管理者アカウントを用意ください。 |
| 会議室リソース | 予約する会議室リソースを予め Exchange Online 上で作成してください。 |
| 会議室情報 | 会議室名や建物、フロア、定員情報、会議室の写真など会議室の情報を用意してください。 |
| フロア情報 | 会議室がどのエリアのどの建物に配置するかグリッドレイアウトの配置位置をご検討ください。 |
| Entra ID アプリケーション登録 |
会議室予約システムの配置や予約処理に使用する PowerShell や Graph API 連携に必要なID情報を用意ください。 |
| 評価メンバー | 会議室予約システムを評価する評価メンバーを選考ください。評価人数に制限はありません。 |
SGプラスの会議室予約システムは、製品版も試用版も同一の機能です。評価版のみ、予約利用期間を1か月に限定しています。
| 機能 | 内容 |
| フロアマップ | 会議室の位置と空き状況を視覚的に表示します。 |
| タイムライン | 時間帯×会議室の組み合わせで予約状況を一覧表示します。 |
| カレンダー | 日・週・月単位で予定を確認できます。 |
| 予約詳細 | 件名や時間帯、予約者などの予約情報の詳細を表示します。 |
| 非公開予約 | 会議室予約を非公開に設定すると、他のユーザーには会議室が予約中であることのみ知らせ、詳細内容を伏せて表示します。 |
| メンテナンスモード | 会議室予約システムのメンテナンス中であることを表示し、会議室予約状況を閲覧することはできるものの、会議室の予約や変更は行えないよう制御します。 |
| 日時検索 | 利用したい日時で検索できます。 |
| 収容人数検索 | 会議室の収容人数に合うかどうか検索できます。 |
| エリア検索 | 拠点や地域で絞り込み検索できます。 |
| 建物検索 | 建物で絞り込み検索できます。 |
| フロア検索 | フロア単位で検索できます。 |
| 空き状況検索 | 予約可能な会議室を検索できます。 |
| 新規予約 | 空き会議室を選択して会議室を予約できます。 |
| 予約変更 | 予約者本人または管理者は予約内容の変更やキャンセルが可能です。 |
| 繰り返し予約 | 定期的な会議室予約が可能です。 |
| Teams 会議 | 会議内容を Teams 会議で行えるよう設定が可能です。 |
| 公開・非公開 | 会議内容の公開・非公開設定が可能です。 |
| メモ | 会議内容のメモ登録が可能です。 |
| エリア管理 | 拠点や地域のメンテナンスができます。 |
| 建物管理 | 建物情報のメンテナンスができます。 |
| 会議室管理 | 会議室情報のメンテナンスができます。 |
| グリッド配置管理 | 会議室をフロアマップのどこに表示するか設定が可能です。 |
| Exchange 同期 | Exchange Online の会議室情報と連携できます。 |
| システム設定 | メンテナンスモードの設定ができます。 |
| ログ管理 | 会議室予約システムの操作やエラー内容をログに記録します。 |
SGプラスの会議室予約システムは、お客様の会議室運用に合わせてカスタマイズが可能です。文言やデザインなど軽微な修正から、画面表記や機能のカスタマイズまでご要望に応じてカスタマイズ対応を承ります。
● フロアマップのレイアウト変更
● 設備アイコンの追加
● 会議室詳細項目の追加
● 予約フォーム項目の追加
● 承認フローの追加
● 予約可能時間の制御
● 部署別・役職別の利用制御
● 管理者向けレポート追加
● Teams 連携タブ化
● 利用マニュアル作成
● エラー表示文言の調整
● メンテナンス通知文言の変更
会議室予約システムは、Microsoft 365 を活用した業務改善をすぐに実感しやすいテーマです。
一方で、実際に導入する際には SharePoint サイトの準備、Exchange Online の会議室リソース確認、Microsoft 365 環境の設定、会議室マスタやフロアマップの整備など、事前に確認すべきポイントがあります。
そこでSGプラスでは、この記事をご覧いただいたお客様向けに会議室予約システムの試用版導入支援とカスタマイズ要望のヒアリングを無料で実施しています。
お問い合わせページより、「会議室予約システムの導入支援について」と記入いただきお気軽にお問い合わせください。
SGプラスでは、SharePoint を使った社内ポータルサイト構築、情報共有基盤の整備、業務アプリケーションの開発、Microsoft 365 連携まで、幅広いご支援が可能です。
まずは標準機能を活かして、素早く低コストでポータルサイトを立ち上げたいお客様にはSharePoint 活用の基礎からご提案します。
一方で、会議室予約システムのように SharePoint の標準機能では実現できないフロアマップ表示、予約情報連携、管理者機能、独自の業務ルール対応が必要な場合には、SharePoint Framework や Microsoft 365 連携を活用したカスタマイズ開発もご支援します。
SharePoint は、使い方次第で単なるファイル共有の場所ではなく、社内ポータル、情報共有、業務システムの入口として活用できます。
「何から始めればよいか分からない」という段階でも問題ありません。
現在の Microsoft 365 環境や業務課題をお伺いしたうえで、最適な進め方をご提案します。
SharePoint をもっと便利に、もっと業務に役立つ形で活用したい方は、ぜひSGプラスまでお気軽にご相談ください。
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