働き方の多様化に伴い、決まった席を持たず、その日の仕事に合わせて好きな席を選ぶ「フリーアドレス制」を導入する企業が増えています。
フリーアドレス制には、働く場所を自由に選べる、部署を越えたコミュニケーションが生まれやすい、オフィスを効率的に使えるといったメリットがあります。
フリーアドレス制では仕事の内容や一緒に働くメンバーに合わせて自由に座席を選べます。
例えば、集中したい日は静かなエリア、オンライン会議が多い日は会話可能なエリア、チームで相談しながら進めたい日はメンバーの近くといった選び方ができます。
しかし、自由に席を選べるからこそ現在の利用状況が分からないという課題が生まれます。
出社前に座席を予約できる仕組みも便利ですが、予約者が実際には出社しない、長時間席を使わないのに予約だけ残るといった問題もあります。
また、座席番号だけを一覧表示しても、実際のオフィス内でその席がどこにあるのか分かりにくいことがあります。
社員が知りたいのは単なる座席番号ではありません。
「今、どの席が空いていて、その席がオフィスのどこにあるのか」
これを直感的に確認できることが大切です。
多くの企業では、SharePoint を社内ポータル、部署サイト、各種申請、情報共有などに利用しています。普段利用している SharePoint に座席案内を追加すれば社員は新しいシステムの場所を覚える必要がありません。
例えば、社内ポータルに次の情報をまとめて表示できます。
● オフィスからのお知らせ
● 出社時のルール
● フロアの設備案内
● 座席の空き状況
● 同僚の座席検索
● チェックイン画面への案内
● 緊急時の連絡事項
出社し座席を探しながら社内ポータルに掲載したお知らせを確認する、社内ポータルの活用促進にも繋がります。
建物内のフロアを模したフロアマップから会議室を選べます。
座席を選択すると座席番号やエリアだけでなく、その席で利用できる設備なども確認できます。
オフィスの入口に大型ディスプレイを設置し、フロアの空席状況を表示することもできます。
社員はパソコンやスマートフォンを開かなくても、出社時に画面を見るだけで空いているエリアを確認できます。
大画面には、次の情報を分かりやすく表示します。
大画面では、細かな操作よりも離れた場所からの見やすさを優先しています。
フロアマップを大きく表示し、空席と使用中の席をひと目で区別できるようにしています。
設置場所に応じて社員の氏名を表示するかどうかを切り替える考え方も重要です。
社員しか入れない執務エリアでは氏名を表示し、来訪者から見える受付付近では座席の利用状況だけを表示するといった使い分けができます。
フルスクリーン表示ボタンを押すと、フロアをディスプレイ画面に全画面表示します。
座席の利用開始にはQRコードを使ったチェックイン方式を案内しています。
各座席にQRコードを設置し社員がスマートフォンで読み取ります。
画面には読み取った座席の情報が表示されます。
別の席を利用している状態で新しい座席のQRコードを読み取った場合は、現在の席から新しい席へ移動する画面を表示します。
座席の予約は QRコードだけでなく SharePoint のフロアマップ画面からもできます。
ただし、事前予約をしたけれど実際には使われない「空予約」の対策も重要です。
オフィスの座席配置はずっと同じとは限りません。
組織変更、増員、オフィス移転、フリーアドレス対象エリアの拡大などによって、机や座席の配置は変わります。
レイアウトを変更するたびに開発会社へ修正を依頼すると時間と費用がかかります。
そこで、管理者がフロアマップ上で座席を変更できる管理画面を用意しています。
管理画面では、次のような操作を提供しています。
フロア全体の背景が変わった場合でも、座席情報と背景を分けて管理することで、既存の座席を新しいフロア図に合わせて調整できます。
本格導入時には、下書き保存、公開、変更履歴、以前のレイアウトへの切り戻しなど、企業の運用に合わせた管理方法を検討できます。
SharePointを使うメリットは、座席画面だけではありません。
座席案内を、他の社内情報と同じ場所に置くことができます。
例えば、SharePointのオフィス案内ページに次のような内容をまとめられます。
新しい座席管理システムを導入すると、社員への案内、利用者登録、権限管理、問い合わせ窓口などを別に用意する必要があります。
SharePoint を利用すれば、既存の社内ポータル運用に座席案内を組み込みやすくなります。
また、企業ごとの運用に合わせて画面に表示する内容を変更できます。
例えば、製造業では作業エリアや設備情報、学校では教室や自習席、コールセンターでは業務チームや利用端末など、目的に応じた情報を追加できます。
既製品へ業務を合わせるだけでなく、自社の働き方に合わせた画面をSharePoint上に作るという選択肢が生まれます。
SharePointの標準機能は、社内ポータルや情報共有の基盤として非常に便利です。
まずは標準機能を活用し、できるだけシンプルに業務を改善することが基本です。
しかし、企業毎に異なる業務、画面、操作を、標準機能だけで表現できるとは限りません。
● リストの一覧表では、情報の位置関係を伝えにくい
● 社員毎に必要な情報をまとめて表示したい
● 入力や検索の手順をもっと簡単にしたい
● 複数の情報を一つの業務画面に集約したい
● 自社独自の運用をSharePoint上で実現したい
こうしたお客様の要望を実現する SharePoint Framework (SPFx) を用いたカスタマイズという選択肢があります。
SPFx を使えば、SharePoint の中に、フロアマップ、検索画面、入力画面、管理画面など、業務に合わせた専用の機能を追加できます。
新しいシステムを SharePoint の外に増やすのではなく、社員が普段利用している SharePoint を入口として、より分かりやすい業務体験を提供できます。
今回のフリーアドレス座席管理システムは、その可能性を形にした一例です。
SharePoint は文書を保管し、お知らせを掲載するためだけの場所ではありません。
工夫次第では、日々の業務を支えるアプリケーションの基盤にもなります。
標準機能を活かし、標準機能では届かない部分を SPFx で補う。
そのように考えることで、これまで「 SharePoint では難しい」と諦めていた課題にも、新しい解決策が見えてくるかもしれません。
「標準機能でやりくりしてきたが、使いにくさが残っている」
「やりたいことはあるが、SharePoint では無理だと思っている」
「新しいシステムを増やさず、今の Microsoft 365 環境をもっと活用したい」
そのようなお悩みがありましたら、ぜひSGプラスへご相談ください。
SharePoint でできることを標準機能の範囲だけで終わらせず、業務にとって本当に使いやすい形を一緒に考えてみませんか。
SGプラスでは、SharePoint を使った社内ポータルサイト構築、情報共有基盤の整備、業務アプリケーションの開発、Microsoft 365 連携まで、幅広いご支援が可能です。
SharePoint は、使い方次第で単なるファイル共有の場所ではなく、社内ポータル、情報共有、業務システムの入口として活用できます。
「何から始めればよいか分からない」という段階でも問題ありません。
現在の Microsoft 365 環境や業務課題をお伺いしたうえで、最適な進め方をご提案します。
SharePoint をもっと便利に、もっと業務に役立つ形で活用したい方は、ぜひSGプラスまでお気軽にご相談ください。
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