社内の情報共有を効率化する基盤として、 SharePoint を導入する企業が増えています。ただ、構築には専門的な知識が必要な場面も多く、外部の構築代行会社に依頼するケースも少なくありません。
一方で、会社ごとに得意分野や対応範囲が異なるため、「どこに頼めばよいのか」と迷う担当者も多いでしょう。自社の目的や予算に合った代行会社を選ぶことが、導入を進めるうえで重要です。
この記事では、 SharePoint 構築代行会社を比較する前の準備から、比較すべきポイント、会社ごとの違い、依頼できる範囲、選ぶ際の注意点まで解説します。構築を外注したい場合に、自社に合う代行会社を選ぶ際にぜひお役立てください。
●この記事の目次
比較を始める前に、まず自社の条件を整理しておくと選定がぐっと進めやすくなります。求めるものがあいまいなまま複数社に相談すると、提案の良し悪しも判断しづらくなります。条件の整理は、下記の記事も参考にしながら進めてみましょう。
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比較の出発点になるのが、そもそも何のために SharePoint を構築するのかという目的です。社内ポータルや部門サイト、文書管理、申請業務の効率化など、実現したいことを最初にはっきりさせておきましょう。
目的があいまいだと、各社の提案を同じ土俵で比べられません。「情報を探しやすくしたい」「申請の手間を減らしたい」など、最初にゴールを共有できると、その後の打ち合わせもスムーズに進みます。
次に整理したいのが、盛り込みたい機能と外部サービスとの連携です。文書管理や検索、申請フロー、Teams や Power Automate、Power Apps との連携など、欲しい機能を事前に洗い出しておきましょう。どの機能を標準で使い、どこを作り込むかで、対応できる会社は変わってきます。機能の要件を書き出しておくことで、提案の精度も比較のしやすさも高まります。
現実的に進めるうえで欠かせないのが、予算と公開時期の見通しです。初期構築にかけられる予算と、いつまでに公開したいかというスケジュールを、あらかじめ整理しておきましょう。予算に幅がある場合は、その旨を伝えると提案の選択肢も広がります。予算と時期の幅を早めに伝えるほど、現実的な提案を受けやすくなります。
条件が整理できたら、いよいよ代行会社そのものを比べていきます。どの観点で見るかを決めておくと、各社の強みや弱みが浮かび上がってきます。ここでは、比較のときに押さえたい代表的なポイントを順に見ていきましょう。
まず確かめたいのが、これまでの構築実績です。導入件数の多さだけでなく、自社と近い規模や業種、用途の SharePoint 構築事例があるかに注目しましょう。似た環境での実績があれば、自社の課題も理解してもらいやすくなります。
事例の中身を聞くと、その会社の得意な領域も見えてきます。実績のある会社ほど、想定されるつまずきも先回りして教えてくれるでしょう。自社に近い実績を確認することが、ミスマッチを防ぐ近道です。
使いやすい SharePoint にできるかは、情報設計の力に大きく左右されます。メニュー構成やページ階層、検索性、情報の分類方法まで含め、社員が目的の情報にたどり着ける設計を提案できるかを見ましょう。ただ言われたものを作るだけの会社では、使われないサイトになりがちです。
「どう整理すれば探しやすいか」を一緒に考えてくれる会社は心強い存在です。探しやすさを設計できるかが、提案力を見極める物差しになります。
社内情報を扱うからこそ、権限とセキュリティへの対応力は見逃せません。部署や役職、プロジェクト単位のアクセス権限、外部共有、機密情報の管理を適切に設計できるかを確認しましょう。権限の設計があいまいだと、見せてはいけない情報が漏れる原因になります。
運用しやすく、かつ安全な権限の組み方を提案できる会社は信頼できます。安全な権限設計ができるかを、しっかり見きわめておきたいところです。
日々の業務で生きるかどうかは、他サービスとの連携実績にも表れます。Teams から SharePoint の情報を参照する構成や Power Automate による申請・通知フローなど、具体的な連携の実績を確認しましょう。連携は設計しだいで使い勝手が大きく変わるため、経験の差が出やすい部分です。連携の実例を確かめることが、期待どおりの仕組みづくりにつながります。
既存のデータをどう引き継ぐかも、見落とせない比較点です。ファイルサーバーや既存の SharePoint からの移行で、データ整理や権限移行、テスト、本番切替まで対応できるかを確認しましょう。移行はトラブルが起きやすい工程だけに、経験のある会社だと安心です。
移行の手順やリスクへの備えを具体的に説明できるかも、判断の材料になります。移行まで任せられるかを見ておくと、切替時の不安を減らせます。
作って終わりではなく、その後を支えてもらえるかも大事な視点です。権限変更やページ追加、機能改修、利用状況をふまえた改善提案まで、継続して対応できるかを確認しましょう。公開後にこそ細かな要望は出てくるため、頼れる相手がいると心強く感じられます。
導入後の伴走まで見すえると、選ぶ基準も変わってくるはずです。運用まで伴走してくれるかが、導入後の満足度を左右すると言っても過言ではありません。
安心して任せるには、料金と見積もりの分かりやすさも欠かせません。要件定義や設計、構築、データ移行、保守などの費用内訳と、追加料金が発生する条件まで示してくれるかを確認しましょう。
総額だけの見積もりでは、何にいくらかかるのかが見えにくいものです。内訳と追加条件まで明示できるかが、信頼できる会社を見分ける手がかりの一つです。
ひとくちに代行会社といっても、支援する範囲や得意分野はさまざまです。タイプごとの違いを知っておくと、自社に合う会社のイメージがつかみやすくなります。ここでは、代表的な会社のタイプを整理してみましょう。
一つ目の違いは、支援する範囲の広さです。ポータル作成を中心とする会社と、申請フローや業務プロセスの見直しまで踏み込む会社では、任せられる領域が変わります。見た目のサイトづくりだけを求めるなら、前者でも十分でしょう。
一方で、業務の流れごと効率化したいなら、プロセス改善に強い会社が向いています。自社の狙いが「作ること」か「変えること」かで、相性のよい会社も変わってくるものです。
二つ目は、納品後の関わり方の違いです。構築が終われば自社運用へ切り替える会社と、保守や更新、改善まで継続して支援する会社があります。社内に運用できる人材がいるなら、構築のみの依頼でも回っていきます。もし運用に不安があるなら、公開後も伴走してくれる会社だと心強いでしょう。
三つ目は、作り込みの深さの違いです。SharePoint 標準のWebパーツやテンプレートを中心に組む会社と、SPFx や Power Platform を活用した個別開発まで手がける会社に分かれます。標準機能で足りるなら、費用を抑えやすい前者が向いているでしょう。
独自の要件が多いなら、カスタマイズに強い会社のほうが実現の幅は広がります。どこまで独自性を求めるかで、選ぶべき相手は大きく違ってくるものです。
代行会社にどこまで頼めるのかを知っておくと、自社でやることと外注することの線引きがしやすくなります。依頼範囲の具体例は、下記の記事もあわせて確認してみましょう。
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もっとも代表的な依頼が、社内ポータルの構築です。お知らせや社内規程、各種リンク、部署情報、検索などを一つに集約したポータルを作ってもらえます。社員が毎日開きたくなる入り口をつくれば、情報共有の質もぐっと高まるでしょう。よく使うリンクや検索を前面に置くだけでも、日々の効率は大きく変わるものです。
ファイルを探しやすくする文書管理の整備も、よくある依頼です。ドキュメントライブラリやメタデータ、バージョン管理、検索機能を活用し、目的のファイルにすぐたどり着ける環境を整えることで、フォルダを深くたどる手間が減り、探す時間もぐっと短くなるでしょう。過去の版をたどれる仕組みは、更新の多い文書ほど役立ちます。
紙やメールで回している申請業務も、デジタル化を依頼できます。Power Automate などを使い、休暇申請や稟議、経費申請といった承認フローを組むことで申請の進み具合が見える化され、承認の遅れや抜け漏れも防ぎやすくなります。
差し戻しや通知も自動化できるため、担当者の手間も大きく減るでしょう。紙のやり取りが不要になり、承認までの時間も短くなることで、社内の生産性が高まります。
今あるデータの引っ越しも、まとめて任せられます。ファイルサーバーや既存システムから SharePoint へ、フォルダ構成や権限を整理しながら移行してもらえます。移行のついでに不要なデータを整理すれば、運用開始後もすっきり使えるでしょう。権限やリンクを保ったまま移せるかは、経験のある会社ほど安心です。
安心して使うための権限設定も、依頼できる範囲に含まれます。サイトやライブラリ、フォルダ単位の権限設定や、外部共有のルールまで、誰がどこまで見られるかを整理しておくと、情報漏れのリスクも抑えやすいでしょう。使う人が増えても破綻しない権限の組み方が、安心して使える土台になります。
ここからは、依頼前に押さえたい注意点も確認しておきましょう。ちょっとした見落としが、あとの追加費用や運用の負担につながることもあります。
つい総額の安さで選びたくなりますが、価格だけの比較は危うい面があります。安く見えても、要件定義やデータ移行、保守が別料金になっているケースは少なくありません。あとから項目が積み上がり、結局は割高になることもあります。
金額を比べるときは、対応範囲とセットで見るのが鉄則です。目先の安さより、総額と範囲をあわせて比べることが、後悔しない選び方につながります。
公開したあとにも、ページの追加や修正は必ず出てきます。公開後のページ追加や権限変更、機能改修が契約内なのか別料金なのかを、事前に確かめておきましょう。ここがあいまいだと、頼むたびに費用がかさんで予算を圧迫します。
追加対応の料金体系まで示してくれる会社なら、安心して長く付き合えるでしょう。追加費用の条件を先に確認することが、想定外の出費を防ぎます。
専門会社に頼りきりになると、ちょっとした更新のたびに費用と時間がかかります。担当者がページ更新や権限変更を自分で行える設計になっているかを、確認しておきましょう。操作マニュアルや引き継ぎの支援があると、社内での運用もぐっと楽になります。
内製と外注のバランスを取れる会社は、長い目で見て頼りになります。自社で運用できる形に整えることが、無理のない運用への近道です。
最後に、SharePoint 構築代行についてよく寄せられる疑問にお答えしていきます。費用の目安やリニューアルの可否、移行や運用まで、依頼前に気になりやすい点を取り上げました。依頼先を選ぶ判断材料として参考にしてください。
構築の規模や依頼内容によって幅があります。社内ポータルなどの小規模な構築は比較的抑えやすい一方、権限設計やワークフロー、データ移行、外部サービス連携を加えると費用は高くなる傾向があります。
はい、依頼できます。お知らせや社内規程、各種リンク、部署情報、検索機能などをまとめた社内ポータルのみの構築に対応している会社も少なくありません。まずは小さく始めて、あとから機能を広げていくこともできます。
はい、対応している会社があります。サイト構成やデザインの見直し、情報整理、権限設計の再構築、使われていないページの整理まで含めて、リニューアルを任せられます。今の使いにくさの原因を洗い出したうえで、より探しやすいサイトへ作り替えてもらえるでしょう。
はい、対応できる会社があります。既存のファイルサーバーから SharePoint へデータを移し、フォルダ構成や権限、文書管理の方法まで整理してもらえる場合があります。移行のついでにデータを棚卸しすれば、運用開始後の使い勝手も大きく向上するでしょう。
はい、自社で更新できるように設計してもらうことは可能です。ページ更新やファイル管理、権限変更などを社内の担当者が行えるよう、操作マニュアルや管理者向けの研修を用意している会社もあります。依頼の段階で、更新のしやすさまで相談しておくと安心です。
はい、構築後の保守や運用まで対応する会社があります。問い合わせ対応や権限変更、ページ追加、機能改修、障害対応などを継続して任せられますが、対応範囲や料金体系は事前に確かめておくとよいでしょう。
SharePoint 構築の代行は、目的の整理から比較のポイント、依頼範囲までを押さえておけば、自社に合う一社を選びやすくなります。とはいえ、要件のまとめ方や各社の見極めまで自力で進めるのは、なかなか骨が折れるものです。
そんなときに頼りになるのが、Microsoft 365 に精通した「SGプラス」です。要件定義から SharePoint の設計・構築、データ移行、Teams や Power Automate との連携、運用支援まで、一貫してサポートしています。社内ポータルや業務改善の知見をもとに、自社に合った進め方を提案してもらえるのも特徴です。
SharePoint 構築の目的や依頼範囲について、まずは SGプラスへ相談してみてはいかがでしょうか。
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