社内の問い合わせ対応やマニュアル探しに、多くの時間を取られていないでしょうか。「経費精算のやり方は？」「VPNにつながらない」といった質問が繰り返され、担当部署の負担になっている企業も少なくありません。
そこで注目されているのが、Microsoft 365 と連携する Copilot を活用した社内チャットボットです。社内の規程やマニュアルをもとに回答する仕組みを構築することで、問い合わせ対応の効率化が期待できます。
この記事では、Copilot で社内チャットボットを構築するための準備や作成手順、活用例、運用時の注意点を解説します。
●この記事の目次
社内チャットボットづくりは、いきなりツールを触り始めるよりも、事前の準備で仕上がりが大きく変わります。ここでは、Copilot で社内チャットボットをつくる前に整えておきたい 3 つの準備を見ていきましょう。
最初に決めておきたいのが、チャットボットにどんな問い合わせを任せるかという範囲です。社内規程の確認、IT 関連の問い合わせ、人事・総務の FAQ、マニュアル検索など、対応してほしい業務をあらかじめ絞り込みましょう。あれもこれもと欲張ると、回答の精度が下がり、かえって使いにくくなりがちです。
まずは問い合わせの多い定型的な業務から始めると、効果を実感しやすいでしょう。小さく始めて手応えを確かめてから広げる進め方が、遠回りのようで結局は近道です。対象がはっきりすれば、そろえるべき情報ソースや必要な設定も自然と定まります。導入の進め方は、SGプラスの Copilot 活用支援も参考になります。
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次に整理したいのが、チャットボットが答えの根拠にする社内データです。社内の SharePoint 上にある規程やマニュアル、FAQ、業務手順書など、回答のもとになる情報ソースを洗い出しておきましょう。ここで気をつけたいのが、古くなった資料や内容の重複した資料をそのまま含めないことです。
情報は多ければよいわけではなく、質をそろえることが仕上がりを決めます。誤った情報や紛らわしい資料が残っていると、チャットボットも間違った回答をしかねません。最新で正確な資料だけを対象にすることで、回答の信頼性がぐっと高まります。
誰がチャットボットを使うのかを決めることも、準備の欠かせない一歩です。全社員に開放するのか、特定の部署や管理職に限るのかを、あらかじめはっきりさせておきましょう。あわせて考えたいのが、閲覧権限のない情報まで回答に使われないようにするアクセス制御です。
たとえば人事情報や経営資料が、権限のない社員への回答に紛れ込まないよう設計しておく配慮がいります。見せてよい範囲を最初に線引きしておくと、あとの設定で迷わずに進められるでしょう。利用者ごとに見せてよい情報を切り分けることで、安心して使える環境が整います。権限の設計は後回しにせず、構築の早い段階で固めておくと安心です。
準備が整ったら、いよいよチャットボットの構築に取りかかります。Microsoftの Copilot Studio を使えば、専門的な開発をしなくても画面の操作を中心に組み立てられます。ここでは、作成から公開までの基本的な流れを順を追って見ていきましょう。
最初のステップは、Copilot Studio で新しいエージェントを作成することです。エージェントの名称や説明、利用目的といった基本情報を、画面の案内に沿って入力していきます。名称は社員がひと目で用途を理解できるものにすると、使うときの迷いが減ります。
はじめに用途を言葉にしておくと、あとで見返したときにも方向性がぶれません。説明欄には、どんな問い合わせに答えるボットなのかを具体的に書いておくとよいでしょう。この基本設定が、あとの回答の方向性を決める土台になります。目的をはっきり定義しておくことで、ぶれのないチャットボットに仕上がります。
続いて、回答の根拠となる情報ソースを登録します。作成したエージェントに、社内の SharePoint サイトやドキュメントをナレッジソースとして紐づけることで、その内容をもとに回答できるようになります。
登録時には、どの範囲の情報を回答対象にするのかをきちんと指定しておきましょう。関係のない資料まで含めると、的外れな回答が返ってくる原因になりかねません。準備段階で整理したデータを、ここで過不足なく取り込むのがポイントです。答えの土台となる情報を正しく登録することが、回答の精度を大きく左右します。
情報ソースをそろえたら、回答のルールを決めていきます。「登録された情報をもとに回答する」「分からないときは推測せず、問い合わせ先を案内する」といった方針を設定しておくと安心です。あいまいなまま公開すると、事実と違う内容を自信ありげに答えてしまうことがあります。
ルールを決めたら、実際に社員が投げかけそうな質問でテストしてみましょう。想定どおりに答えられるか、参照先は正しいかを一つずつ確かめます。公開前に十分に試すことで、運用開始後のトラブルを未然に防ぎやすくなります。
テストで問題がなければ、社員が使う環境へ公開します。日常的に使われている Teams などに組み込むことで、わざわざ別のツールを開かなくても、その場で質問できるようになります。公開時には、誰が使えるのか、どの範囲に届けるのかといった対象ユーザーもあわせて設定しましょう。
最初のうちは使い方の例をいくつか示すと、社員のハードルも下がります。公開したことを社内に周知し、使い方を簡単に案内しておくと定着がスムーズです。
Copilot による社内チャットボットは、部門を問わずさまざまな場面で役立ちます。具体的にどんな使い方ができるのかを知ると、自社での活用イメージもふくらむはずです。ここでは、現場で効果を発揮しやすい代表的な活用例を、SGプラスの企業向け Copilot 活用記事もふまえて紹介します。
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まず定番なのが、社内規程や就業ルールに関する問い合わせへの対応です。有給休暇の取り方や経費精算の手順、在宅勤務の条件、各種申請の方法など、規程を参照して答える使い方が向いています。
こうした質問は担当部署に繰り返し寄せられやすく、対応の負担も小さくありません。チャットボットが規程をもとに即座に答えてくれれば、社員は待たされずに疑問を解消できるうえ、担当者も本来の業務に集中しやすくなるでしょう。問い合わせの波に左右されず、安定した対応ができるのも利点です。
情報システム部門への問い合わせ対応にも、チャットボットは頼りになります。パスワードの変更手順、VPN への接続方法、Microsoft 365 の操作、社内システムの使い方など、定型的な IT 関連の質問を任せられます。ヘルプデスクには似たような問い合わせが日々集中し、担当者の時間を奪いがちです。
よくある質問をチャットボットが引き受ければ、社員は困ったときにすぐ自己解決へ進めます。24 時間いつでも一次案内が得られるため、時間外の困りごとにも心強いでしょう。情報システム担当は、緊急性の高いトラブルや開発に力を注ぎやすくなります。
探しにくい社内資料を見つける場面でも、チャットボットが活躍します。キーワード検索では見つからない資料でも、自然な文章で質問するだけで関連するマニュアルや手順を探し出せるのが強みです。
「この経費は精算できる？」といった話し言葉のままでも、内容を読み取って該当箇所を示してくれます。探し物にかけていた時間が減れば、その分を本来の仕事に振り向けられます。どこに何の資料があるか分からず探し回る、という手間も大きく減るでしょう。知りたい情報にすぐたどり着けると、業務のスピードも上がります。
総務や人事に寄せられる繰り返しの質問にも、チャットボットは力を発揮します。福利厚生の内容、住所変更の手続き、各種証明書の発行、入退社に関する手順など、何度も発生する問い合わせへの対応に向いています。こうした質問は時期によって集中することも多く、担当者の手を止めがちです。
チャットボットが基本的な案内を引き受ければ、社員は知りたいときにすぐ答えを得られます。定型的な FAQ をまとめて任せることで、総務・人事の生産性も高まるでしょう。
Copilot での社内チャットボットは、運用の目線を持って設計しておくと、公開後のつまずきをぐっと減らせます。ここでは、構築から運用までにおいて気をつけたい点を整理します。
見落とされがちなのが、参照している情報を最新に保つ仕組みづくりです。規程の改定やマニュアルの更新があったとき、チャットボットの参照元もあわせて直せる体制を整えておきましょう。元の資料が古いままだと、チャットボットは古い情報を正しいものとして答え続けてしまいます。
担当する部署や更新の頻度、内容を確認する方法を、あらかじめ決めておきましょう。答えのもとを最新に保つことが、信頼される回答を続けるうえで欠かせません。
機密情報の扱いは、構築でとくに慎重になりたい部分です。人事情報や経営資料、個人情報などを、うっかり回答の対象に含めないよう気をつけましょう。回答に使う範囲は、SharePoint 側の権限設定や公開範囲とあわせて必ず確認しておきます。
権限があいまいなままだと、見せてはいけない情報が思わぬ形で回答に現れることがあります。公開してよい情報の線引きを徹底することが、安全な運用の土台になります。
公開前のテストでは、うまくいく質問だけを試すのでは足りません。あいまいな聞き方や、対象外の質問、答えにくい質問もあえて投げて、反応を確かめておきましょう。事実と違う回答や、答えられずに黙ってしまう場面、見当違いの資料を参照する動きがないかをチェックします。問題が見つかったら、回答ルールや情報ソースを調整して直していきましょう。
こうした地道な確認を重ねるほど、実運用での失敗を減らせます。テストは一度きりにせず、弱点を洗い出して直しておくことで、社員に信頼されるチャットボットとなります。
チャットボットは、公開してからが本当のスタートです。実際に寄せられた質問や、答えられなかった内容、よく使われる機能を定期的に振り返りましょう。うまく答えられなかった質問は、FAQ や情報ソースを足すヒントになります。利用の少ない機能があれば、案内の仕方や回答ルールを見直す余地があるかもしれません。
寄せられた質問の傾向を見れば、次に足すべき FAQ も自然と見えてきます。現場の声を映して育て続けることが、長く役立つチャットボットの条件といえます。
最後に、Copilot での社内チャットボット構築についてよく寄せられる疑問にお答えしていきます。SharePoint との連携や Teams での利用、費用や安全性など、検討時に気になりやすい点を取り上げました。導入を判断する材料として役立ててください。
はい、利用できます。社内の SharePoint 上にある規程やマニュアル、FAQ、業務資料を情報ソースとして登録すれば、その内容をもとに回答させられます。登録した資料の範囲でだけ答えるため、根拠のはっきりした回答が返ってくるのも心強い点でしょう。
はい、利用できます。Copilot Studio で作成した社内チャットボットを Teams に公開すれば、社員がふだん使っている Teams の画面からそのまま質問できるようになります。公開先は Teams だけでなく、社内ポータルなど複数のチャネルへ広げることもできるため、新しいツールを覚える負担がなく、自然に使ってもらいやすいのも利点です。
はい、基本的なチャットボットであれば、専門的なプログラミングの知識がなくても構築できます。Copilot Studio はローコードで設定できるため、情報ソースの登録や回答ルールの設定、テストまでを画面の操作中心で進められるのが特徴です。はじめは小さな範囲で試し、慣れてきたら少しずつ機能を足していくと無理がありません。ただし、複雑な条件分岐や外部システムとの連携まで求める場合は、専門知識が役立つ場面もあります。
費用は、利用するライセンスや機能、ユーザー数、連携するデータ、構築を自社で行うか外部に頼むかによって変わります。Copilot Studio の利用料に加えて、設計・構築・データ整理・運用支援などを外部へ依頼する場合は、別途の費用がかかります。まずは対象範囲を絞って小さく始め、効果を見ながら広げると、費用を抑えやすいでしょう。自社の状況に合わせて、無理のない範囲から検討するのがおすすめです。
適切なアクセス権限とセキュリティ設定を行えば、機密情報を扱うことも可能です。人事情報や個人情報、経営資料などは公開範囲を慎重に決め、閲覧権限のない社員に回答されないよう注意します。はじめから全社に広げず、限られた範囲で試してから公開先を広げると安心でしょう。
Copilot を使った社内チャットボットは、準備とデータ整理、そして運用の見直しをていねいに重ねることで、問い合わせ対応を大きく効率化してくれます。とはいえ、情報ソースの設計や権限の管理、SharePoint との連携まで含めて自社だけで進めるのは、なかなか骨が折れるものです。
そんなときに頼りになるのが、 Microsoft 365 に精通したSGプラスです。規程やマニュアルをもとにしたチャットボットの構築から、SharePoint 連携や社内での内製化を支える研修まで、一貫してサポートしています。
回答精度の高いチャットボットを組み上げてきた実績もあり、導入から運用の定着まで伴走できるのが心強い点です。まずは自社の課題や構築の進め方を、SGプラスの Copilot 支援へ相談してみてはいかがでしょうか。
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