SharePoint のリストのアイテムとは、リストの一行一行のデータのことをいいます。アイテムは、登録されたリストの項目に沿って登録、追加、削除ができます。また、グリッドビューで Excel のように編集もできる便利機能もあります。アイテムを追加・登録し、ユーザーに充実した情報を共有しましょう。
ここでは、アイテムの追加、編集、削除、グリッドビューでの編集、バージョン履歴、共有、コメント、通知の有効な活用方法についてご説明します。
●この記事の目次
- アイテムを追加する方法
- アイテムを編集する方法
- アイテムを削除する方法
- グリッドビューで編集する方法
4-1. Excel によるアイテムの編集方法
4-2. Excel によるアイテムの追加方法 - バージョン履歴を利用する方法
- リストのアイテムを共有する方法
6-1. リンクを共有する
6-2. コメントを利用する方法
6-3. 通知を利用する方法 - まとめ
アイテムを追加する方法
リストにアイテムを追加する方法についてご説明します。
リストにアイテムを追加する時は、左上の新規ボタン（図中①）をクリックします。画面の右に「新しいアイテム（図中②）」と書かれた画面が表示されるので、データを登録します。
また、リストには添付ファイルをつけることができます。「添付ファイルの追加（図中③）」と書かれたリンクをクリックします。添付するファイルを選択して開くボタン（図中④）をクリックするとファイルが添付されます。最後に保存ボタン（図中⑤）をクリックするとアイテムが追加されます。
アイテムを編集する方法
リストに登録したアイテムを編集する方法についてご説明します。
編集したいアイテムを選択して、上部メニューにある「編集（図中①）」と書かれた場所をクリックします。編集した後に保存ボタン（図中②）をクリックすると編集した内容が保存されます。
タイトルの横にある「このアイテムのその他のアクションを表示します（図中③）」と吹き出しがでるアイコンをクリックし、表示されるメニューから「編集（図中④）」をクリックしても同様に編集できます。
また、リストではタイトルにリンクが設定されているのですが、そのリンクをクリックするとアイテムを開くことができます。画面上部にある「すべて編集（図中⑤）」と書かれた場所をクリックしても同様に編集できます。
アイテムを削除する方法
リストに登録したアイテムを削除する方法についてご説明します。
削除したいアイテムを選択して、上部メニューにある「削除（図中①）」と書かれた場所をクリックします。
「削除する（図中②）」と書かれたボタンをクリックするとアイテムが削除されます。
タイトルの横にある「このアイテムのその他のアクションを表示します（図中③）」と吹き出しがでるアイコンをクリックし、表示されるメニューから「削除（図中④）」をクリックしても同様に削除できます。
グリッドビューで編集する方法
表形式で一括編集するグリッドビューについてご説明します。
Excel によるアイテムの編集方法
リストのデータを Excel にコピーし、編集後にリストに一気に貼り付けることができます。列名の左にチェックを入れると（図中①）すべてのアイテムが選択されます。Ctrl キーと C キーを一緒に押すとすべてのアイテムがコピーされます。
Excel に貼り付け、編集後にコピーします。
上部メニューにある「グリッドビューでの編集（図中②）」と書かれた場所をクリックして編集モードにします。
左上のセルをクリックした後に EXC キーを押します。その後に Ctrl キーと V キーを一緒に押すとすべてのアイテムが貼り付けられます。
Excel によるアイテムの追加方法
Excel で作成したデータをコピーし、リストに一気に貼り付けることができます。
Excel で作成したデータをコピー（図中①）します。
上部メニューにある「グリッドビューでの編集（図中②）」と書かれた場所をクリックして編集モードにします。
「新しいアイテムを追加（図中③）」と書かれたリンクをクリックします。
追加されたセルをクリックした後に EXC キーを押します。その後に Ctrl キーと V キーを一緒に押すとすべてのアイテムが貼り付けられます。
バージョン履歴を利用する方法
リストは、アイテムのバージョン履歴が自動で保存されます。ここではバージョン履歴の使い方についてご説明します。
バージョン履歴を確認したいアイテムを選択して、上部メニューの 3 つの点が並んだアイコン（図中①）をクリックすると表示されるメニューから「バージョン履歴（図中②）」をクリックします。
バージョン履歴の画面では、バージョン番号と更新日時、更新者が表示されるとともに、更新内容が表示されます。
更新日時のリンクをクリックするとそのバージョンのアイテムを確認することができます。例えば、間違えて変更した時に前のバージョンに戻したいときは、「アイテム バージョンの復元（図中③）」と書かれた場所をクリックすると戻すことができます。
また、タイトルの横にある「このアイテムのその他のアクションを表示します（図中④）」と吹き出しがでるアイコンをクリックし、表示されるメニューから「バージョン履歴（図中⑤）」をクリックしても同様です。
リストのアイテムを共有する方法
共有したいアイテムを選択して、上部メニューにある「リンクをコピー（図中①）」と書かれた場所をクリックします。
リンクがコピーされるので、メールやチャット等で共有したい人にリンクを伝えます。
共有された人がアクセスすると、アイテムを直接見ることができます。
また、タイトルの横にある「このアイテムのその他のアクションを表示します（図中②）」と吹き出しがでるアイコンをクリックし、表示されるメニューから「リンクをコピー（図中③）」をクリックしても同様です。
コメントを利用する方法
リストのアイテムに対してコメントを投稿することができます。
コメントを投稿したいアイテムを選択して、上部メニューにある「コメント（図中①）」と書かれた場所をクリックします。
「メンションまたはコメント（図中②）」と記載された場所にコメントを入力して、「コメントを送信（図中③）」と吹き出しが出るアイコンをクリックするとコメントを登録できます。
@（アットマーク）をつけて、ユーザーを指定（図中④）すると、メールでコメントを通知することができます。
また、タイトルの横にある「このアイテムのその他のアクションを表示します（図中⑤）」と吹き出しがでるアイコンをクリックし、表示されるメニューから「コメント（図中⑥）」をクリックしても同様です。
通知を利用する方法
リストのアイテムが変更されたときに通知することができます。
アイテムが選択されていない状態で上部メニューの 3 つの点が並んだアイコン（図中①）をクリックすると表示されるメニューから「通知（図中②）」をクリックします。
通知のタイトル、通知の送信先、配信方法は、適宜、設定してください。
「通知の対象（図中③）」「指定の変更に関する通知の送信（図中④）」「通知を送信するタイミング（図中⑤）」を適切に設定することで、必要な通知を必要なタイミングで受け取ることができるようになります。検討してみてください。設定が完了したら OK ボタン（図中⑥）をクリックします。
また、指定したアイテムが変更されたときに通知することもできます。通知したいアイテムを選択して、上部メニューの 3 つの点が並んだアイコン（図中⑦）をクリックすると表示されるメニューから「通知（図中⑧）」をクリックします。この後の設定は同様です。
タイトルの横にある「このアイテムのその他のアクションを表示します（図中⑨）」と吹き出しがでるアイコンをクリックし、表示されるメニューから「通知（図中⑩）」をクリックしても同様です。
まとめ
今回は、SharePoint リストのアイテムの追加、編集、削除、グリッドビューでの編集、バージョン履歴、共有、コメント、通知の機能についてわかりやすく説明いたしました。
SharePoin のリストはシンプルですが多様な使い方が可能なアプリケーションです。使い方を見直すことも効率化へつながる大切な要素ですので参考にしてみてください。
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