Teams の代表的な機能の一つに「チーム」があります。チームは、組織単位やプロジェクト単位など一緒に仕事をする人とコミュニケーションを行い、簡単に情報共有をすることができます。また、チームの中には「チャネル」というコミュニケーションの単位を設定することができ、チームにおける特定の目的やテーマをチャネルとして設定することで、情報を整理することができます。ここでは、Teams のコミュニケーション単位である「チーム」と「チャネル」についての画面構成や作成方法を解説します。
●この記事の目次
- チームとチャネルについて理解しよう
1-1. チームとチャネルの画面構成
1-2. 営業一課のチャネル構成 - チームを作成する方法
2-1. チーム名の設定方法
2-2. チームのアイコン画像の設定方法
2-3. チームのメンバーを追加する方法
2-4. チームのメンバーを削除する方法
2-5. メンバーの権限の変更方法 - チャネルを作成する方法
3-1. プライベートチャネルを作成する方法
3-2. プライベートチャネルのメンバーの追加・削除方法
3-3. チャネル名の設定方法
3-4. メンバーのできることを制限する方法 - まとめ
チームとチャネルについて理解しよう
Teams のコミュニケーション単位である「チーム」と「チャネル」についてご説明します。
ここでは、仮想の組織であるＡＢＣ株式会社の山田真知子さんを例にとり、どのようにチームを活用しているか、見てみましょう。
山田さんは、営業部の営業一課で課長を務めています。そのため営業一課のメンバーや営業部のメンバーとは日常的にコミュニケーションをとっています。
またＸＹＺ社の担当営業として開発一課や運用支援課のメンバーと日々コミュニケーションをとっています。またマーケティング戦略検討、新製品企画プロジェクト、経理業務グループにも参加しています。日常的なコミュニケーションを最もとるメンバーは、同じ組織の人たちです。組織単位のチームを業務にあわせて構成することで、効率のいいコミュニケーションや情報共有ができます。
チームとチャネルの画面構成
まず初めに、チームとチャネルの画面構成についてご説明します。
画面左にあるメニューから「チーム（図中①）」を選択すると、参加している「チーム（図中②）」と「チャネル（図中③）」が表示されます。
山田さんは、所属する営業一課チームと営業部チームに参加しています。他にもXYZ社様アカウントチーム、マーケティング戦略検討チーム、新製品企画プロジェクトチーム、経理業務グループチームにも参加しています。
見たいチャネルを選択すると、「タブ（図中④）」が表示されます。タブは初期状態では「投稿」「ファイル」「Wiki」の3つが設定されています。
投稿タブ（図中⑤）は、チームのメンバー間でやり取りするチャットです。特定メンバーに通知したり、ファイルを添付したり、会議を設定したりすることができます。
ファイルタブ（図中⑥）は、チームのメンバー間でファイルの共有を行う場所です。チャットで投稿したファイルはここに保存されます。
Wikiタブ（図中⑦）は、チームの中で共有したい情報を記載するページです。チーム内の運用ルールや議事録等、チーム内に周知したい情報を記載するのが一般的です。
営業一課のチャネル構成
次に、営業一課を例にとり、チャネル構成についてご説明します。
営業一課の課長である山田さんは、同じ営業一課のメンバーと最も多くのコミュニケーションを行います。そのためチャネルを勤怠報告や業務報告等に分け、情報の整理を行っています。
一般のチャネル（図中⑧）では、営業一課のメンバーがチャットで連絡したり、ファイルを共有したり、タスクを共有します。
勤怠報告のチャネル（図中⑨）では、電車遅延や病欠等で突発の勤怠連絡を行います。部門内の突発の勤怠連絡を集約することで、情報周知を効率化できます。
業務報告のチャネル（図中⑩）では、業務の予定や報告を行います。
問い合わせ対応のチャネル（図中⑪）では、社内や社外からの問い合わせを集約し、対応を行うための連絡を行います。また問い合わせに対するタスクを共有することで漏れをなくします。
会議体のチャネル（図中⑫）では、チャネルのメンバーに情報共有したい会議体をこの場所で設定すると、会議通知や会議の中でやり取りしたチャット、会議を録画した動画等が自動的に共有されます。
この場所で事前の資料共有、アジェンダ共有、会議体の中で発生したタスク共有を行うことで、簡単にチャネルのメンバーに情報共有ができます。
業務外のチャネル（図中⑬）では、飲み会やランチの場所等、業務外の情報発信を行います。
このようにチームの中でやり取りする情報の種類に合わせてチャネルを構成すると便利です。工夫してみてください。
チームを作成しよう
チームを作成するには、画面の左メニューから「チーム（図中①）」を選択し、左下に表示される「チームに参加、またはチームを作成（図中②））」を選択します。
画面の右側に表示される「チームに参加、またはチームを作成（図中③）」というタイトルの画面から「チームを作成（図中④）」と書かれたボタンをクリックします。
「チームを作成する（図中⑤）」というタイトルの画面からチームの作成方法を選択します。選択肢は「最初から（図中⑥）」「グループまたはチームから（図中⑦）」「テンプレートから選択（図中⑧）」の３種類があります。
●「最初から」を選択すると、標準的なチームが作成されます。
チャネルは「一般」のみで、タブは「投稿」「ファイル」「ウィキ」の3種類が作成されます。
●「グループまたはチームから」を選択すると、過去に作成したチームをベースに作成されます。
チャネルは、コピー元と同じ構成になります。タブ、チームの設定、アプリ、メンバーは、コピーするか否かを選択することができます。
「テンプレートから選択」というサブタイトルの下には、「プロジェクトの管理（図中⑨）」や「イベントの管理（図中⑩）」といったテンプレートが表示されます。
これはマイクロソフトや管理者が準備したチームのテンプレートで、このテンプレートをベースに作成することができます。チャネルやアプリの構成はテンプレートで定義されています。
ここでは「最初から（図中⑥）」を選択した場合の説明を行います。
「チームの種類は何でしょうか？（図中⑪）」というタイトルの画面からチームの種類を選択します。選択肢は「プライベート（図中⑫）」「パブリック（図中⑬）」の2種類があります。「プライベート」を選択すると、指定したメンバーのみがアクセスできるチームが作成されます。「パブリック」を選択すると、組織のメンバーであれば誰でも参加できるチームが作成されます。
ここでは「プライベート（図中⑫）」を選択します。
「プライベートチームの簡単な説明（図中⑭）」というタイトルの画面で「チーム名（図中⑮）」と「説明（図中⑯）」を入力します。
チーム名をつけるときに、ルールを決め、チームの目的別やゲスト招待の有無がわかるように接頭語をつけることにより、どのようなチームか判別しやすくなります。チーム名のルール例としては、組織単位のチームに「部門」という接頭語をつけたり、社内プロジェクトチームに「PRJ」という接頭語をつけたり、ゲスト招待を行うプロジェクトチームに「ゲスト」という接頭語をつけたり、といった具合です。工夫してみてください。
入力が完了したら「作成（図中⑰）」と書かれたボタンをクリックするとチームが作成されます。
「メンバーを追加（図中⑱）」というタイトルの画面の「名前またはグループを入力してください（図中⑲）」と書かれた入力欄にユーザー名やグループ名を入力すると、候補が表示されます。
チームに参加させたいユーザーやグループを選択して、「追加（図中⑳）」と書かれたボタンをクリックします。
メンバーの追加が完了したら、権限を設定します。権限は、メンバーの追加やチームの管理を行うことができる「所有者」と、チーム利用者の「メンバー」の2種類があります。
追加したユーザーは、「メンバー（図中㉑）」の権限が設定されているので、「所有者」に権限を変更する場合は、リストから「所有者（図中㉒）」を選択します。各メンバーの権限を確認後に、「閉じる（図中㉓）」と書かれたボタンをクリックすると、チームが作成されます。
チームが作成されると、画面の左にあるチームの一覧に新たに作成したチームが追加されます。チームの全メンバーが利用できる「一般（図中㉔）」というチャネルには、チームのメンバー間でチャットを行う「投稿（図中㉕）」、ファイルを共有する「ファイル（図中㉖）」、チームの中で共有したい情報を記載する「ウィキ（図中㉗）」の3つのタブが作成されます。
チーム名の設定方法
チームの所有者は、チームを作成した後に、チーム名やチームの説明を変更できます。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、変更したいチームの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「チームを編集（図中②）」を選択します。
「チームを編集」というタイトルの画面で「チーム名（図中③）」や「説明（図中④）」を編集して、「完了」と書かれたボタン（図中⑤）をクリックすると、チーム名や説明が変更されます。
チームのアイコン画像の設定方法
チーム名の左には「アイコン」が表示されます。このアイコンは、チーム名の文字と背景色を組み合わせているため、直感的にわかりづらいです。このアイコンを好きな画像に変更することができます。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、アイコンを変更したいチームの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「チームを管理（図中②）」を選択します。
右側に表示される画面上部の「設定」と書かれたタブ（図中③）を選択します。
「チームの画像（図中④）」を選択して、「画像を変更」のリンク（図中⑤）をクリックします。
「画像を変更」というタイトルの画面で「画像をアップロード」のリンク（図中⑥）をクリックします。
アイコン画像を指定して、「開く」と書かれたボタン（図中⑦）をクリックします。
アイコン画像を確認して「保存」と書かれたボタン（図中⑧）をクリックするとアイコン画像が変更されます。なお、アイコンに使用する画像は、著作権フリーの画像等、第三者の著作権を侵害しない画像を利用してください。
チームのメンバーを追加する方法
チームの所有者が追加する場合
組織変更や入社等でメンバーが加わった場合、チームの所有者はメンバーを追加できます。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、メンバーを追加したいチームの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「メンバーを追加（図中②）」を選択します。
「メンバーを追加」というタイトルの画面の「名前またはグループを入力してください」と書かれた入力欄（図中③）にユーザー名やグループ名を入力すると、候補（図中④）が表示されます。
チームに参加させたいユーザーやグループを選択して、「追加」と書かれたボタン（図中⑤）をクリックします。
追加したユーザーは、「メンバー」の権限が与えられているので、「所有者」に権限を変更する場合は、リストから「所有者」を選択します。追加したメンバーの権限を確認後に、「閉じる」と書かれたボタン（図中⑥）をクリックすると、メンバーが追加されます。
チームのメンバーが追加する場合
チームのメンバーは、メンバーを追加することはできませんが、メンバーの追加リクエストを出すことができます。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、メンバーを追加したいチームの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「メンバーを追加（図中②）」を選択します。
「メンバーを追加する要求」というタイトルの画面の「名前またはグループを入力してください」と書かれた入力欄（図中③）にユーザー名やグループ名を入力すると、候補（図中④）が表示されます。
チームに参加させたいユーザーやグループを選択して、「リクエストの送信」と書かれたボタン（図中⑤）をクリックすると、所有者にリクエストが送信されます。
所有者にはメンバーの追加のリクエストがあることをメールとTeamsの両方で通知されます。画面の左メニューから「アクティビティ（図中⑥）」を選択し、メンバー追加のリクエストを選択すると、「保留中の要求」と書かれたタブの画面が表示されます。対象者の名前を確認し、画面右側の「承諾」と書かれたボタン（図中⑦）をクリックすると、メンバーが追加されます。
チームのメンバーを削除する方法
組織変更や退職等でメンバーがいなくなった場合、チームの所有者はメンバーを削除できます。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、メンバーを削除したいチームの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「チームを管理（図中②）」を選択します。
表示されるメンバー一覧から、削除したいメンバーの右端に表示される「バツ（図中③）」をクリックすると、チームのメンバーから削除されます。
メンバーの権限の変更方法
チームには、所有者とメンバーの2つの権限が存在します。所有者は、チームの管理者として、メンバーの追加・削除やチーム名の変更等を行うことができます。急なメンバーの追加や変更が必要になったときに、チームの所有者が不在だと対応ができないため、チームの所有者は複数人設定するようにしましょう。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、メンバーの権限を変更したいチームの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「チームを管理（図中②）」を選択します。
表示されるメンバー一覧から、権限を変更したいメンバーの右端に表示されている下矢印（図中③）をクリックします。リストから設定したい権限（図中④）を選択すると、権限が変更されます。
チャネルを作成する方法
チームの中でやり取りする情報の種類に合わせてチャネルを構成すると便利です。ここでは、チャネルの追加方法をご説明します。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、チャネルを追加したいチームの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「チャネルを追加（図中②）」を選択します。
「チャネルを作成」というタイトルの画面で「チャネル名（図中③）」と「説明（図中④）」を入力します。プライバシーの設定は、チームの全員がアクセスできる「標準（図中⑤）」と、チーム内の指定したメンバーのみがアクセスできる「プライベート（図中⑥）」から選択します。
「すべてのユーザーのチャネルのリストでこのチャネルを自動的に表示します（図中⑦）」のチェックを入れると、すべてのユーザーのチャネルリストに対して、自動的に表示されるようになります。最後に、「追加」と書かれたボタン（図中⑧）をクリックすると、チャネルが追加されます。
基本的にチャネルは、「標準」で設定することをお勧めします。これはメンバーのメンテナンスが煩雑になるためです。最低限のプライベートチャネルは問題ありませんが、あまりに増えるようであれば、チームを分けることを検討しましょう。
プライベートチャネルを作成する方法
プライベートチャネルは、チームのメンバーのうち、特定のメンバーのみに限定したチャネルです。プライベートチャネルを使うと、「部門のチャネルに管理職のみがアクセスできる場所を作る」といったことが可能です。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、チャネルを追加したいチームの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「チャネルを追加（図中②）」を選択します。
「チャネルを作成」というタイトルの画面で「チャネル名（図中③）」と「説明（図中④）」を入力します。プライバシーの設定は、リストから「プライベート（図中⑤）」を選択します。画面の下にある「次へ」と書かれたボタン（図中⑥）をクリックします。
「メンバーを追加する」というタイトルの画面の「名前を入力します」と書かれた入力欄（図中⑦）にユーザー名を入力すると、候補（図中⑧）が表示されます。
チャネルに参加させたいユーザー選択して、「追加」と書かれたボタン（図中⑨）をクリックします。
追加したユーザーは、「メンバー」の権限が与えられているので、「所有者」に権限を変更する場合は、リストから「所有者（図中⑩）」を選択します。追加したメンバーの権限を確認後に、「完了」と書かれたボタン（図中⑪）をクリックすると、メンバーが追加されます。
プライベートチャネルが作成されると、チャネル名の横に、鍵のアイコン（図中⑫）が表示されますます。
プライベートチャネルのメンバーの追加・削除方法
プライベートチャネルのメンバーを追加・削除することができます。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、メンバーを追加・削除したいチャネルの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「チャネルを管理（図中②）」を選択します。
メンバーを追加する場合は、表示されるメンバー一覧画面の右上にある「メンバーを追加」と書かれたボタン（図中③）をクリックします。
「メンバーを追加する」というタイトルの画面の「名前を入力します」と書かれた入力欄（図中④）にユーザー名を入力すると、候補（図中⑤）が表示されます。
チャネルに参加させたいユーザー選択して、「追加」と書かれたボタン（図中⑥）をクリックします。
追加したユーザーは、「メンバー」の権限が与えられているので、「所有者」に権限を変更する場合は、リストから「所有者（図中⑦）」を選択します。追加したメンバーの権限を確認後に、「閉じる」と書かれたボタン（図中⑧）をクリックすると、メンバーが追加されます。
メンバーの権限を変更する場合は、表示されるメンバー一覧から、権限を変更したいメンバーの右端に表示されている下矢印（図中⑨）をクリックします。リストから設定したい権限（図中⑩）を選択すると、権限が変更されます。
メンバーを削除する場合は、表示されるメンバー一覧から、削除したいメンバーの右端に表示される「バツ（図中⑪）」をクリックすると、プライベートチャネルのメンバーから削除されます。
チャネルの名前の設定方法
作成したチャネルの名前は、後から変更することが可能です。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、名前を変更したいチャネルの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「このチャネルを編集（図中②）」を選択します。
「チャネルを編集」というタイトルの画面で「チャネル名（図中③）」や「説明（図中④）」を変更します。編集完了後に、「保存」と書かれたボタン（図中⑤）をクリックすると、反映されます。
メンバーのできることを制限する方法
セキュリティの観点や、チーム管理の観点で、チームのメンバーに、一部の機能を制限したい場合があります。チームの所有者は、提供される一部の機能を制限することが可能です。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、メンバーの一部の機能を制限したいチームの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「チームを管理（図中②）」を選択します。
右側に表示される画面上部の「設定」と書かれたタブ（図中③）を選択します。
「メンバーアクセス許可（図中④）」を選択すると権限の一覧（図中⑤）が表示されます。この中から不要な機能のチェックを外す（図中⑥）ことにより一部の機能を制限する事ができます。
まとめ
今回はチームとチャネルの概要や構成例について作成方法なども含めて具体的にご説明いたしました。
昨今では個人が複数のプロジェクトに関わるシーンも多く、リアルタイムでの情報が必要な場面やメンバー間のコニュニケーションが必要なときも多くあります。
Teamsはそれらの問題を一挙に解決できるアプリケーションであり、シンプルなインターフェースも大きな魅力の一つです。
Teamsを利用してもっとプロジェクトを活性化したい、コニュニケーションの場を広げたいなど、活用方法を考えている企業様はぜひ当社へご相談ください。
TeamsのほかにもMicrosoft365には様々なアプリケーションが用意されておりますので総合的な活用のご提案をいたします。
関連サービス：Microsoft Teams 運用改善サービス