Teams は、Microsoft が提供するコミュニケーションツールです。Teams を長く利用していると、参加しているチームやチャネルが増えてしまい、使いたいものが見つけにくくなったり、通知が多すぎて煩わしく感じたりすることがあります。ここでは、チームやチャネルを使いやすくするための方法や機能を紹介します。
●この記事の目次
- チームを使いやすく並べ替える
1-1. 利用頻度の低いチームは非表示
1-2. 使わないチームはアーカイブにする - よく使うチャネルは「固定」に
2-1. 利用頻度の低いチャネルは非表示
2-2. 不要なチャネルは削除する - 通知をカスタマイズして使いやすく
3-1. チャネルの通知をカスタマイズ
3-2. スレッドの通知をカスタマイズ - まとめ
チームを使いやすく並べ替える
多くのチームがバラバラに配置されていると使いづらいです。頻繁に利用するチームを上部に配置したり、同じような種類のチームをまとめたりすることで、使いやすさは格段に向上します。
移動させたいチームを選択し、ドラッグアンドドロップして、移動させたい場所（図中①）に配置します。
利用頻度の低いチームは非表示にする
多くのチームが表示されると必要なチームが探しづらくなります。あまり利用しないチームは、非表示にして、表示されるチーム数を減らすことで、チームを探しやすくします。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、非表示にしたいチームの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「非表示（図中②）」を選択します。
非表示にしたチームは、「非表示のチーム」とかかれたリンクの下に移動（図中③）します。非表示にしたチームを再表示したいときは、再表示したいチームの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中④）をクリックします。表示されるメニューから「表示（図中⑤）」を選択すると元に戻ります。
使わなくなったチームをアーカイブにする
部門の統廃合やプロジェクトの終了に伴い、利用しなくなったチームは、チーム一覧から削除しましょう。チーム一覧から削除する方法として、「削除」と「アーカイブ」がありますが、今後も見る可能性があるチームは、「アーカイブ」をお勧めします。チームのアーカイブは、チームの所有者が設定できます。
まず初めに、「アーカイブ（図中①）」と「削除（図中②）」の違いについてご説明します。
チームの一覧から削除される点や、投稿等の更新ができなくなる点は同じですが、アーカイブの場合、チームの所有者は、投稿内容やアップロードされたファイルをいつでも確認（図中③）できます。
また削除の場合、１か月後に完全に削除（図中④）されますが、アーカイブの場合、いつでも復元することが可能（図中⑤）です。プロジェクトの終了等で普段は利用しないチームも、データを確認することがあるため、アーカイブを活用しましょう。
チームをアーカイブするには、画面左メニューの「チーム」を開き、「チームを管理」と表示される歯車アイコン（図中⑥）をクリックします。画面の右側に表示される「チームを管理」というタイトルの画面から、アーカイブしたいチームの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中⑦）をクリックします。表示されるメニューから「チームをアーカイブ（図中⑧）」を選択します。
「アーカイブしますか？」という確認ダイアログが表示されるので、問題なければ、「アーカイブ（図中⑨）」をクリックします。
アーカイブしたチームは、「アーカイブ」とかかれたリンクの下（図中⑩）に移動します。
① アーカイブしたチームを閲覧する
アーカイブしたチームの投稿内容やファイルを確認したくなった場合は、チームの所有者は、いつでも閲覧することが出来ます。アーカイブしたチームの情報を確認するには、画面左メニューの「チーム」を開き、「チームを管理」と表示される歯車アイコン（図中①）をクリックします。
画面の右側に表示される「チームを管理」というタイトルの画面の一番下にある、「アーカイブ」と書かれたリンク（図中②）をクリックします。アーカイブしたチームの一覧が表示されるので、閲覧したいチーム（図中③）をクリックすると、投稿内容やファイルを閲覧できます。
② アーカイブしたチームを復元する
アーカイブしたチームは、所有者が閲覧する事しかできないため、他のメンバーが閲覧したい場合やチームを再度、利用したい場合は、アーカイブしたチームを復元する必要があります。
アーカイブしたチームを復元するには、画面左メニューの「チーム」を開き、「チームを管理」と表示される歯車アイコン（図中①）をクリックします。
画面の右側に表示される「チームを管理」というタイトルの画面から、復元したいチームの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中②）をクリックします。表示されるメニューから「チームを復元（図中③）」を選択すると復元されます。
よく使うチャネルは「固定」に！
Teams を長く利用していると、たくさんのチームやチャネルが一覧に表示されます。そうすると必要なチャネルが見つけにくくなります。そこで、よく利用するチャネルは、一覧の先頭に固定表示すると便利です。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、固定表示したいチャネルの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「固定（図中②）」を選択します。
固定表示にしたチャネルは、チームリストの最上部にある「固定」とかかれたリンクの下（図中③）に移動します。
固定表示にしたチャネルが多くなってきたら、利用頻度や重要度で、使いやすく並び替えましょう。移動させたいチャネルを選択し、ドラッグアンドドロップして、移動させたい場所（図中④）に配置します。
固定表示にしたチャネルを解除したいときは、解除したいチャネルの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中⑤）をクリックします。表示されるメニューから「固定表示を解除（図中⑥）」を選択すると元に戻ります。
利用頻度の低いチャネルは非表示にする
多くのチャネルが表示されると必要なチャネルが探しづらくなります。あまり利用しないチャネルは、非表示にして、表示されるチャネル数を減らすことで、チャネルを探しやすくします。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、非表示にしたいチャネルの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「非表示（図中②）」を選択します。
非表示にしたチャネルは、「非表示チャネル」とかかれたリンクの中に移動します。非表示にしたチャネルを再表示したいときは、「非表示チャネル」とかかれたリンク（図中③）をクリックします。
再表示したいチャネルにマウスのカーソルを合わせて「表示（図中④）」をクリックすると再表示されます。
不要なチャネルは削除する
多くのチャネルが表示されると必要なチャネルが探しづらくなります。利用しなくなったチャネルは、削除しましょう。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、削除したいチャネルの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「このチャネルを削除（図中②）」を選択します。
チャネル削除の確認ダイアログが表示されるので、問題なければ、「削除（図中③）」をクリックします。
誤って削除してしまったチャネルは、一定期間内であれば、復元することが出来ます。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、復元したいチャネルのあったチームの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中④）をクリックします。表示されるメニューから「チームを管理（図中⑤）」を選択します。
画面の右側に表示されるチームの管理画面で「チャネル」と書かれたタブ（図中⑥）を選択します。画面の一番下にある、「削除済み」と書かれたリンク（図中⑦）をクリックします。削除したチャネルの一覧が表示されるので、復元したいチャネルの右にある「復元（図中⑧）」をクリックします。
チャネル復元の確認ダイアログが表示されるので、問題なければ、「復元（図中⑨）」をクリックします。
通知をカスタマイズして使いやすく
Teams では、チャットのメッセージを受信したり、チームの投稿でメンションされたり、様々な場面で通知が届きます。この通知が煩わしい時には、頻度を減らしたり、通知方法を変更したりする事が出来ます。
Teams の通知の設定を行うには、画面右上の自分のアイコンの左横にある「設定など」と表示されるアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「設定（図中②）」を選択します。
設定画面の左側のメニューにある「通知（図中③）」をクリックすると、通知設定画面が開きます。「チームとチャネル（図中④）」、「チャット（図中⑤）」、「会議（図中⑥）」等の項目で、それぞれ詳細な通知方法が設定できます。
通知には、「バナー」と「フィード」の２種類があります。
● バナー：Windows のデスクトップにポップアップの通知が表示されます。
● フィード：Teams 画面の左メニューの「アクティビティ」に通知されます。
設定できる通知方法は、項目によって異なりますが、「バナーとフィード（図中⑦）」「フィードにのみ表示（図中⑧）」「オフ（図中⑨）」等が選択できます。
この設定画面に保存ボタンはなく、設定を変更した時点で保存される仕組みとなっています。
チャネルの通知をカスタマイズ
通知の設定は、チャネル単位でカスタマイズすることができます。そのため、重要なチャネルは、すべてのアクティビティの通知を受け取り、あまり重要ではないチャネルは通知をオフにする、といったことが可能です。
画面の左メニューから「チーム」を選択し、通知をカスタマイズしたいチャネルの右側にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「チャネルの通知（図中②）」にマウスカーソルを合わせて、任意の設定を選択します。
「チャネルの通知」は、「すべてのアクティビティ（図中③）」「オフ（図中④）」「カスタム（図中⑤）」の３種類から選択できます。
● すべてのアクティビティ： すべての投稿、返信、メンションに対して通知します。
● オフ：直接の返信、個人のメンション以外は通知を行いません。
● カスタム：すべての新しい投稿、返信、チャネルのメンション毎に
通知方法を設定できます。
スレッドの通知をカスタマイズ
チャネル内の投稿に対して、返信を繰り返す事で１つのまとまった会話になることをスレッドと呼びます。スレッドの内容によっては、自分に関係のないものがあり、関係のないスレッドに対しては、通知をオフにすることができます。
スレッドの先頭の投稿にマウスカーソルをあわせると、右上にアイコンが表示されます。一番右にある「その他のオプション」と表示されるアイコン（図中①）をクリックします。表示されるメニューから「通知をオフにする（図中②）」をクリックすると、このスレッドの通知がオフになります。
まとめ
「Teams はチャットやオンライン会議で利用。チームやチャネルも活発に利用している。」これはとても素晴らしいことですが、きちんと管理と行わないと利用しづらくなってしまうこともあります。増えすぎたチームやチャネルは探しづらくなり、混乱を招いたりセキュリティ事故を誘発する原因になります。Teams は適切な管理を行うことで使いやすく効果的な運用が可能なアプリケーションです。
どうすれば適切な管理ができるのか、情報整理のコツなどお困りのご担当者様は、ぜひ弊社へご相談ください。Microsoft 365 を知り尽くした弊社のコンサルタントが丁寧にご説明させていただきます。
関連サービス：Microsoft Teams 運用改善サービス