SharePoint は多くの企業で活用されている Microsoft の代表的なコラボレーションツールです。ファイルの共有や管理がスムーズに行える一方で、誤っ...
近年はテレワークやハイブリッドワークの普及により、オンライン会議を活用する企業が増えています。その中でもMicrosoft Teams は、会議機能だけでなくチャットやファイル共有、共同編集などさまざまな機能を備えたコミュニケーションツールとして広く利用されています。
しかし、Teams を導入していても「会議の開催方法が分からない」「参加者の招待方法に不安がある」「便利な機能を使いこなせていない」という方も少なくありません。
本記事では、Teams 会議の開催方法や参加方法をはじめ、画面共有やチャット機能、録画機能など実際の会議で役立つ機能について詳しく解説します。初めてTeams を利用する方はもちろん、さらに活用の幅を広げたい方もぜひ参考にしてください。
●この記事の目次
- Teams会議の開催・招待方法！
1-1. Teamsのカレンダーから会議を予約する
1-2. OutlookからTeams会議を予約する
1-3. 今すぐ会議を開始する
1-4. 会議リンクを共有して招待する - 外部ユーザーをTeams会議に招待する方法は？
2-1. ゲストユーザーを招待する方法
2-2. ロビーで待機しているユーザーを許可する方法 - Web会議に参加する方法！
3-1.Teamsカレンダーから参加する
3-2.Outlookで受信した招待メールから参加する
3-3.Outlookの予定表から参加する
3-4.Webブラウザー版Outlookから参加する
3-5.スマートフォンから参加する - 会議中に参加者を追加・呼び出す方法は？
4-1. 招待済みの参加者を呼び出す方法
4-2. 招待していない参加者を追加する方法 - 会議中の画面共有機能を活用しよう！
5-1. 資料を共有する方法
5-2. 共有されている画面をリモートで操作する方法
5-2-1.他の参加者から制御を要求する方法
5-2-2.発表者が他の参加者に制御を渡す方法
5-3. 共有された資料を拡大する
5-4. 再生している動画を共有する
5-5. PowerPoint Liveを活用する - 会議中のチャット機能はどのように使う？
6-1. 会議中にチャットを送信する方法
6-2. 会議後にチャットを確認する方法 - Teams会議を録画する方法！
7-1.会議を録画する方法
7-2.録画データの保存先
7-3.録画データを共有する方法
7-4.録画時の注意点 - ホワイトボード機能の使い方は？
8-1.ホワイトボードを共有する方法
8-2.共同編集する方法
8-3.ホワイトボードを保存する方法 - 挙手機能を活用しよう！
9-1.挙手する方法
9-2.挙手した参加者を確認する方法 - 固定表示機能とスポットライト機能の使い方は？
10-1. 固定表示機能を設定する方法
10-2. スポットライト機能を設定する方法 - Togetherモード機能を活用しよう！
11-1.Togetherモードを有効にする方法
11-2.シーンを変更する方法
11-3.通常表示に戻す方法 - Teams会議でよくあるトラブルと対処法は？
12-1.会議に参加できない
12-2.マイクが聞こえない
12-3.カメラが映らない
12-4.画面共有ができない - Teams に関するご相談はSGプラスまで
Teams会議の開催・招待方法！
Teams では定例会議の予約から急な打ち合わせまで、さまざまな方法で会議を開催できます。あらかじめ参加者を招待する方法だけでなく、その場ですぐに会議を開始することも可能です。
また、会議リンクを共有することで社内外のメンバーを簡単に招待することができます。まずはTeams 会議を開催する基本的な方法を確認しておきましょう。
▶関連記事：【図解】Teams会議の参加方法が3分で分かる！4つの効率化テクもご紹介
Teamsのカレンダーから会議を予約する
Teams で会議を予約する場合は、左側メニューの「カレンダー」から操作を行います。カレンダー画面を開いたら「新しい会議」をクリックし、会議名や日時・参加者情報を入力します。
参加者はメールアドレスを指定するだけで追加できるため、社内メンバーはもちろん外部ユーザーも招待可能です。必要事項を入力したら「送信」をクリックすることで招待メールが送信されます。定例会議として登録することもできるため、毎週・毎月の会議運営にも役立ちます。
OutlookからTeams会議を予約する
Outlook の予定表からも Teams 会議を予約できます。 Outlook で新しい予定を作成し、「Teams会議」を有効にすると、自動的にオンライン会議用のリンクが生成されます。
その後、件名や日時、参加者を入力して送信するだけで会議の予約が完了します。普段から Outlook でスケジュール管理を行っている企業では、こちらの方法を利用するケースも多く見られます。参加者は予定表から直接会議に参加できるため、会議当日の案内もスムーズになります。
今すぐ会議を開始する
急な打ち合わせや短時間の相談を行いたい場合は、「今すぐ会議」を利用すると便利です。 Teams のカレンダー画面から「今すぐ会議」を選択すると、その場でオンライン会議を開始できます。
会議開始後に参加者を追加したり、会議リンクを共有したりできるため、事前予約が不要な点が特徴です。短時間のミーティングや緊急対応時にも活用できますが、参加者への事前通知がないため、必要に応じてチャットなどで案内を行いましょう。
会議リンクを共有して招待する
Teams では会議URLを共有することで参加者を招待することができます。会議作成後に表示される参加リンクをコピーし、メールやチャット、社内ポータルなどで共有するだけです。
参加者は受け取ったリンクをクリックすることで会議画面へアクセスできます。社外ユーザーや臨時参加者を招待する際にも便利な方法です。招待メールを再送する必要がないため、柔軟な参加依頼が可能です。 また、会議URLを利用すれば複数の連絡手段から簡単に共有できます。
外部ユーザーをTeams会議に招待する方法は？
Teams では、Web 会議に組織外の人をゲストとして招待することができます。ただし、招待されたゲストユーザーが会議に参加する時は、組織のユーザーが参加を許可する必要があります。
ゲストユーザーが招待された会議に参加しようとすると、招待した組織のユーザーに「ロビーで待機しています」というメッセージがポップアップ画面で表示されます。「参加許可（図中①）」と書かれたボタンをクリックすると、ゲストユーザーが会議に参加できます。
また、「参加者一覧（図中②）」を表示している場合は、参加者一覧に名前が表示されるので、右横のチェックボタンをクリックすると、ゲストユーザーが会議に参加できます。
ゲストユーザーを招待する方法
外部ユーザーを招待する場合は、会議作成時に相手のメールアドレスを参加者として追加します。送信後は招待メールが届き、記載されたリンクから会議へ参加できます。
環境によってはMicrosoftアカウントを持っていなくても参加できるため、取引先との打ち合わせにも活用しやすいでしょう。専用システムを用意することなくオンライン会議を実施できます。
ロビーで待機しているユーザーを許可する方法
外部ユーザーが会議へ参加する際、ロビーで待機状態になることがあります。これは不正な参加を防ぐための仕組みであり、主催者または発表者が参加を許可することで入室できます。
ロビー待機中のユーザーは参加者一覧から確認でき、「許可」をクリックすることで会議へ招待できます。ロビー機能は、会議の安全性を高めるための機能です。 特に、社外との会議では参加者確認を徹底することで安心して運営できます。
Web会議に参加する方法！
Teams で開催される Web 会議に参加する方法を5つご紹介します。
以下記事でも使用方法を詳しく解説しているので合わせてご覧ください。
▶関連記事：【Microsoft Teams】Web 会議の基本的な使い方 - 参加編 -
Teams カレンダーから参加する
1 つ目は、 Teams のカレンダーから参加する方法です。 Teams のカレンダーを開いて、「参加する会議（図中①）」をクリックします。表示される画面から、「参加（図中②）」と書かれたボタンをクリックすると、会議に参加できます。
Outlook で受信した招待メールから参加する
2 つ目は、 Outlook で受信した招待メールから参加する方法です。受信した招待メールを開いて、「会議に参加するにはここをクリック（図中③）」と書かれたリンクをクリックすると、 Teams アプリが起動して、会議に参加できます。
Outlook の予定表から参加する
3 つ目は、 Outlook の予定表から参加する方法です。 Outlook の予定表を開いて、「参加する会議（図中④）」を右クリックします。表示されるメニューから、「 Teams 会議に参加（図中⑤）」を選択すると、 Teams アプリが起動して、会議に参加できます。
Web ブラウザーの Outlook から参加する
4 つ目は、Web ブラウザーの Outlook から参加する方法です。Web ブラウザーの Outlook で受信した招待メールや、予定表から会議に参加できるのですが、Web ブラウザーの Outlook から参加する場合は、「 Microsoft Teams を開きますか？（図中⑥）」というポップアップ画面が表示されます。
Teams アプリで Web 会議に参加したい場合は、「 Microsoft Teams を開く（図中⑦）」をクリックすると、Teams アプリが起動して、会議に参加できます。この時、「チェックボックス（図中⑧）」にチェックを入れておくと、今後、自動的に Teams アプリが起動するようになります。
Teams アプリがインストールされていない場合は、「キャンセル（図中⑨）」をクリックして、「 Windows アプリをダウンロードする（図中⑩）」をクリックするとダウンロードが開始されます。ダウンロード完了後に Teams アプリをインストールしてください。ブラウザーで Teams を起動したい場合は、「このブラウザーで続ける（図中⑪）」をクリックすると、ブラウザー上の Teams から会議に参加できます。
スマートフォンから参加する
iPhone や Android から Teams 会議へ参加する場合は、 Teams アプリをインストールしておくとスムーズに参加できますが、環境によってはブラウザから参加できる場合もあります（機能に制限あり）。招待メールやカレンダーから会議リンクをタップするとアプリが起動し、会議へ参加できます。
外出先でも利用できるため、移動中や出張先から会議へ参加したい場合に便利です。場所を選ばず会議へ参加できる点が大きなメリットです。 一方で、通信環境によって音声や映像品質が左右されるため安定したネットワークを利用しましょう。
会議中に参加者を追加・呼び出す方法は？
会議を開始した後に、追加で参加してほしいメンバーが必要になることがあります。 Teams では招待済みの参加者を呼び出したり会議中に新たな参加者を追加したりすることが可能です。会議の途中でも柔軟に参加者を管理できるため、急な対応にも役立ちます。
招待済みの参加者を呼び出す方法
会議の参加者として招待したメンバーが参加してこないことがあります。このような時に、 Teams ではそのメンバーを呼び出すことができます。
Teams 会議中の画面で「参加者を表示（図中①）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。「参加していないメンバー」の名前にマウスカーソルを合わせると、「参加をリクエスト（図中②）」と書かれたボタンが表示されるので、クリックします。
参加をリクエストされたメンバーが Teams を起動していれば、呼び出し通知が Windows のデスクトップ上に表示されます。参加できる場合は「承諾（図中③）」をクリックすると、会議に参加できます。参加できない場合は、「辞退（図中④）」をクリックすると、呼び出しがキャンセルされます。
招待していない参加者を追加する方法
会議中に、招待していなかったメンバーが、急遽必要になることがあります。このような時に、会議中でも招待していないメンバーを呼び出すことができます。
Teams 会議中の画面で「参加者を表示（図中①）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。組織内のメンバーの場合は、「ユーザー名または電話番号を入力（図中②）」と記載された入力欄に名前やメールアドレスを入力します。
「候補者」が表示されるので、呼び出したい人の名前にマウスカーソルを合わせると、「参加をリクエスト（図中③）」と書かれたボタンが表示されるので、クリックすると、相手を呼び出すことができます。
組織外のメンバーの場合、「招待を共有（図中④）」と書かれたボタンをクリックするとポップアップ画面が表示されます。
「会議のリンクをコピー（図中⑤）」と書かれたボタンをクリックすると、リンクがコピーされるので、メール等で参加依頼をしましょう。
会議中の画面共有機能を活用しよう！
Teams 会議では画面共有機能を利用することで、資料やアプリケーション画面を参加者へ共有できます。プレゼンテーションや打ち合わせの際には欠かせない機能の一つです。 さらにリモート操作や PowerPoint Live など便利な機能も搭載されているため、活用することで会議の質を向上させられます。
資料を共有する方法
通常の会議やプレゼンテーションでは、スライドやパソコン内の資料をディスプレイやプロジェクターに映して説明する事が多いです。 Teamsで開催される Web 会議でも、会議に参加している人の Teams 画面に、資料を映しながら説明することができます。
資料を共有したいときは、「コンテンツを共有（図中①）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。表示される画面から、共有したい「画面（図中②）」か「ウィンドウ（図中③）」を選択します。
共有をすると、発表者の画面の中で、共有されている範囲が赤枠で囲まれます。共有を停止する場合は、「共有を停止（図中④）」と吹き出しが出るアイコンをクリックします。また、他の参加者が資料を共有した場合も、共有は停止されます。
また、 PowerPoint でプレゼンテーションを行いたいときは、「 Power Point Live 」が便利です。この機能は、発表者の画面にだけ PowerPoint のノートを表示したり、レーザーポインターや蛍光ペンで資料にマーキングしたりすることができます。
Power Point Live は、「コンテンツを共有（図中⑤）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。表示される画面の中に「 PowerPoint Live 」と記載されたエリアの下にある「 OneDrive を参照（図中⑥）」または「コンピューターを参照（図中⑦）」を選択します。ここでは「 OneDrive を参照」をクリックします。
OneDrive に保存されたファイルやフォルダが表示されるので、プレゼンテーションを行いたいファイルを指定して、「共有（図中⑧）」と書かれたボタンをクリックするとファイルが開きます。
他の参加者に表示される画面が左側に表示され、 PowerPoint のノートが右側に表示されます。次のページ進むときは、他の参加者に表示される画面の上でクリックするか、画面の下にある矢印アイコン（図中⑨）をクリックすれば画面が切り替わります。また画面の下にスライドの一覧が表示されるので、指定ページに一気にジャンプすることも可能です。
他にもレーザーポインター（図中⑩）をつかってマーキングしたり、ペンや蛍光ペン（図中⑪）をつかって資料に書き込んだりすることができます。ぜひ、活用してみてください。
共有されている画面をリモートで操作する方法
Web 会議で共有された画面をみながら、細かい指示がうまく伝わらず、もどかしさを感じることがあります。このような時に、Teams では共有されている画面を、他の参加者が操作することができます。
他の参加者が操作する方法は、他の参加者から制御を要求する方法と、発表者が他の参加者に制御を渡す方法の2通りがあります。
他の参加者から制御を要求する方法
発表者が画面を共有しているときに、他の参加者のツールバーに「制御を要求（図中①）」と書かれたボタンが表示されるので、クリックします。
ポップアップ画面が表示されるので、「リクエスト（図中②）」と書かれたボタンをクリックします。
発表者の画面の上部に「許可（図中③）」と書かれたボタンが表示されるのでクリックすると、制御を要求した人が、発表者の画面やファイルを直接操作できるようになります。
発表者が他の参加者に制御を渡す方法
発表者が画面を共有しているときに、マウスポインターをデスクトップ画面の中央上部に移動させます。「黒いメニューバー」が表示されるので、「制御を渡す（図中④）」と書かれた場所をクリックします。会議の参加者（図中⑤）が表示されるので、制御を渡したい人を選択すると、選択した人が、発表者の画面やファイルを直接操作できるようになります。
なお、この機能は、組織内の Teams アプリを使っているメンバーのみが利用できる機能なので、注意が必要です。
共有された資料を拡大する
共有された画面で文字が小さくて読めないことがあります。発表者に拡大してもらう方法もありますが、画面の拡大機能を使えば、自分の画面だけを拡大表示できるので便利です。
拡大したい場所にマウスポインターを移動して、コントロールキーを押しながら、マウスホイールを奥に回すことで、表示中の画面が拡大できます。表示位置を変更したい場合は、コントロールキーを押しながら、画面上でマウスをドラッグします。逆に縮小したい場合は、コントロールキーを押しながらマウスホイールを手前に回すことで、表示中の画面が縮小できます。
再生している動画を共有する
Web 会議中に動画を共有することがあります。動画には音声が含まれるものもありますが、画面共有だけでは動画の音声が相手に聞こえません。 Teams の標準の設定では、自分のマイクで拾った音以外は、相手のパソコンに伝わらない仕様になっているからです。
動画を共有したいときは、「コンテンツを共有（図中①）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。表示される画面の右上部にある「コンピューターサウンドを含む（図中②）」の横にあるボタンをクリックします。ボタンが紫色に変われば、動画の音声が相手に聞こえるようになります。なお、この設定はコンピューターから発生するシステム音も含まれますので、注意が必要です。
PowerPoint Liveを活用する
PowerPoint Live は Teams のプレゼンテーション機能です。 PowerPoint ファイルを共有すると、発表者だけがノートを確認しながらプレゼンを進められます。さらにレーザーポインターやペン機能も利用できるため、通常の画面共有よりも発表しやすくなります。
会議中のチャット機能はどのように使う？
Web 会議中に、関連する Web サイトの URL を伝えたり、会議の始めに名刺交換代わりに名刺情報を送付したり、言葉で伝えるより文字で伝えた方が早い事があります。そのような時に、会議をしながらチャットを利用して文字で伝える事ができます。
Teams 会議中の画面で「会話の表示（図中①）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。右側に表示される会議チャット画面の下にある「新しいメッセージの入力（図中②）」と表示されたエリアに、メッセージを入力して、「送信（図中③）」と吹き出しが出るアイコンをクリックします。
ビデオ会議中に参加者がチャットのメッセージを受信すると、「会話の表示（図中④）」と吹き出しがでるアイコンに赤い印が付くとともに、画面右下に「通知メッセージ（図中⑤）」が表示されることで、メッセージを受信したことがわかります。
「会話の表示（図中⑥）」と吹出しがでるアイコンをクリックすると、右側に表示される会議チャット画面でメッセージ（図中⑦）を確認する事ができます。
また、会議終了後に、チャットの内容を確認することができます。 Teams のカレンダーを開き、チャットの内容を確認したい会議（図中⑧）をクリックします。表示される画面から、「編集（図中⑨）」と書かれたボタンをクリックすると、会議の詳細情報が表示されます。
画面上部の「チャット（図中⑩）」と書かれたタブをクリックすると、会議の中で交わされたチャットが表示されます。ここでチャットを続けることもできるので、会議中で伝え忘れたことをメッセージで送ったり、作成した議事録を参加者に周知したりして、活用しましょう。
会議中にチャットを送信する方法
会議画面上部の「チャット」または「会話の表示」をクリックすると、チャットパネルが表示されます。メッセージ入力欄へ内容を入力し、送信ボタンを押すだけで参加者全員へ共有できます。
会議中に発言しにくい内容や参考URLの共有などに活用できるほか、ファイル添付機能を利用して資料を送信することもできます。
会議後にチャットを確認する方法
Teams の会議チャットは会議終了後も保存されます。 Teams のカレンダーから対象の会議を開くことで、過去のチャット履歴を確認できます。会議中に共有されたリンクや資料を後から確認できるため、議事録作成や情報整理にも役立ちます。必要に応じてチャットを継続することも可能なため、やり取りそのものを記録として残せる点も Teams の特徴といえます。
Teams会議を録画する方法！
会議内容を後から確認したい場合や、欠席者へ共有したい場合には録画機能が便利です。 Teams では会議中の映像や音声を録画でき、後から再生して内容を確認できます。
録画には権限や社内ルールが関係する場合があるため、事前に確認しておくことが大切です。
会議を録画する方法
録画を開始するには、会議画面の「その他の操作」から「録画を開始」を選択します。録画が始まると会議参加者全員へ通知が表示されます。
録画中は映像や音声、共有資料などが記録されるため、後から会議内容を振り返ることが可能です。終了時は同じメニューから録画停止を選択します。録画前に一声かけると、より親切な対応と言えるでしょう。
録画データの保存先
Teams で録画したデータは、主に OneDrive または SharePoint へ保存されます。保存先は会議の種類や主催者設定によって異なります。
録画完了後には自動でリンクが生成されるため、保存場所を探し回る必要はありません。 Teams のチャット画面からもアクセスできます。クラウド上に保存されるため管理しやすく、パソコンの容量を圧迫しにくいというメリットもあります。
録画データを共有する方法
録画データは保存先の共有リンクを利用して共有できます。 OneDrive や SharePoint からリンクを発行し、メールやチャットで送信するだけです。閲覧権限を設定できるため、社内限定で共有したり、特定のメンバーだけに公開したりすることも可能です。
録画時の注意点
Teams 会議を録画する際は、事前に社内ルールや権限設定を確認しておきましょう。組織によっては録画機能を利用できるユーザーが制限されていたり、録画データの保存期間や共有範囲が定められていたりする場合があります。
また、会議内容に顧客情報や機密情報が含まれる場合は、録画データの取り扱いにも十分な注意が必要です。保存先やアクセス権限を適切に設定し、情報漏えいのリスクを防ぐことが求められます。
特に社外関係者が参加する会議では、録画に関する同意や運用ルールを確認しておくことが望ましいでしょう。録画権限や保存ポリシーを事前に把握し、組織の情報管理ルールに沿って運用することで、 Teams の録画機能を安全かつ効果的に活用できます。
ホワイトボード機能の使い方は？
一般的に会議室にはホワイトボードがあり、必要に応じてホワイトボードに書き出したり、イメージを図示したりすることが多いです。 Teams でも Web 会議中にホワイトボードを利用することができます。
Teams 会議中の画面で「コンテンツ共有（図中①）」と吹き出しがでるアイコンをクリックします。表示される画面の中央にある「 Microsoft Whiteboard （図中②）」を選択します。
ホワイトボードは、ペンやテキスト、付箋形式のメモ、図形などのツール（図中③）が表示されて、自由に書き込むことができます。ホワイトボードの一番いい点は、他の参加者にも同じホワイトボードが映し出されて、同時に書き込むことができる点です。そのためイメージを共有しながら、ディスカッションすることが可能になります。
また、「アプリで開く（図中④）」と書かれたボタンをクリックすると、高機能な Microsoft Whiteboard アプリと同期して、書き込むことが可能です。アプリ版は、ペンで書いた手書きの図形をきれいな図形に自動変換してくれたり、オブジェクトをきれいに並べる機能があったりと便利です。 Microsoft Store から無料でダウンロードできるので活用してみてください。
ただし、アプリ版と Teams 版は、機能に差異があるため、アプリ版で書き込んだ内容が Teams 版で表示できないといったことがあります。使うツールは参加者全員で統一しましょう。
また、会議終了後に、ホワイトボードの内容を確認することができます。 Teams のカレンダーを開き、ホワイトボードの内容を確認したい会議（図中⑤）をクリックします。表示される画面から、「編集（図中⑥）」と書かれたボタンをクリックすると、会議の詳細情報が表示されます。
画面上部の「ホワイトボード（図中⑦）」と書かれたタブをクリックすると、会議の中で書いたホワイトボードが表示されます。ここで編集することもできるので、あとから見てわかりやすいようにコメント等を追記しておきましょう。また、ホワイトボードの画像をダウンロードできます。右上の歯車アイコン（図中⑧）をクリックします。
表示されるメニューから「画像をエクスポート（図中⑨）」を選択すると、ホワイトボードの内容を画像ファイルに変換してダウンロードできるので、議事録等に活用しましょう。
ホワイトボードを共有する方法
ホワイトボードを利用するには、「コンテンツを共有」をクリックし「 Microsoft Whiteboard 」を選択します。すると会議参加者全員に同じホワイトボードが表示されます。
画面上にはペンや付箋、テキスト入力などのツールが用意されており、自由に書き込みを行えます。
図解を交えながら説明できるため理解促進につながります。 また、複雑な内容も視覚的に共有しやすくなります。
共同編集する方法
ホワイトボードでは複数の参加者が同時に編集できます。参加者それぞれが自由に書き込みを行えるため、意見交換やアイデア整理に適しています。ブレインストーミングやプロジェクト会議など、多くの意見を集めたい場面で活躍する機能です。
参加者全員が積極的に会議へ参加しやすくなります。 また、リアルタイムで意見を可視化できる点も大きな魅力です。
ホワイトボードを保存する方法
ホワイトボードの内容は会議終了後も保存されます。 Teams の会議詳細から再度開いて編集することも可能です。
さらに画像としてエクスポートできるため、議事録や報告資料へ活用することもできます。会議後も継続して編集できるため便利です。 また、画像として保存できるため情報共有にも活用しやすくなります。
挙手機能を活用しよう！
Web 会議中に、複数の参加者が同時に発言したため、会話が聞き取れないといったことがあります。会議室などで行う会議では、誰と誰が発言しているのか分かり、お互いに譲り合ったり、司会者が指名して発言の順番を決めたりできますが、 Web 会議では統制が難しくなります。そこで便利な機能が挙手機能です。この機能は発言意思を示すため、画面上で手を挙げる機能です。司会者が指名するなどして発言の順番を決めましょう。
Teams 会議中の画面で「手を挙げる（図中①）」と吹き出しがでるアイコンをクリックすると、自分のサムネイル上に手を上げたアイコン（図中②）が表示されます。
他の参加者の画面では、上部に、手を上げたアイコンと名前（図中③）が表示されます。
また「参加者を表示（図中④）」と吹き出しがでるアイコンにも、赤丸の数字が表示されて通知されます。アイコンをクリックすると、右側に表示される参加者一覧（図中⑤）で挙手をした人がわかります。大人数の会議で司会進行する人は、参加者一覧をあらかじめ表示しておきましょう。
挙手する方法
会議画面上部にある「手を挙げる」アイコンをクリックすると、自分の挙手状態が参加者へ表示されます。司会者や発表者は挙手した順番を確認しながら発言者を指名できるため、会議が混乱しにくくなります。
発言したい意思を分かりやすく伝えられる機能です。 また、大人数の会議でも円滑な進行をサポートします。
挙手した参加者を確認する方法
挙手した参加者は参加者一覧から確認できます。参加者パネルには挙手マークが表示されるため、誰が発言を希望しているのかすぐに把握できます。
司会進行を担当する場合は参加者一覧を表示しておくと便利です。発言順を整理しやすくなるため会議運営に役立ちます。 また、参加者全員が公平に発言しやすい環境を作れます。
固定表示機能とスポットライト機能の使い方は？
Teams 会議では参加者が発言するたびに表示される人物が切り替わります。少人数の会議では問題ありませんが、大人数の会議やセミナーでは特定の発表者を継続して表示したい場面もあるでしょう。
そのような場合に便利なのが固定表示機能とスポットライト機能です。用途が異なるため、それぞれの特徴を理解して使い分けることが大切です。
固定表示機能を設定する方法
Teams の Web 会議では、話をしている人が自動的に画面に表示されます。会議の形態によりますが、大人数が参加するディスカッションのような場合、複数の人が話をする度に、画面が切り替わります。この切り替わりが煩わしい時に、中心的な発言者を常に表示させることができます。
Teams 会議中の画面で、常に表示させたい参加者のサムネイルを右クリックします。表示されるメニューから「固定（図中①）」をクリックすると、指定した人が常に表示されます。この固定表示機能は、最大 4 人まで設定出来ます。ただし、Web アプリ版では 1 人しか設定できません。
固定表示設定を解除したい場合は、サムネイルを右クリックします。表示されるメニューから「固定表示を解除（図中②）」をクリックすると解除されます。
スポットライト機能を設定する方法
また、 Teams では、オンラインセミナーなどで発表者を固定して表示できるスポットライト機能があります。固定表示機能と似ていますが、固定表示機能は、参加者が個人ごとに設定する機能です。それに対してスポットライト機能は、指定した人を、参加者全員の画面で固定表示させることができます。ただし、この設定ができるのは、会議の主催者のみです。
Teams 会議中の画面で、固定表示させたい参加者のサムネイルを右クリックします。表示されるメニューから「スポットライトを設定する（図中①）」をクリックします。
ポップアップ画面で「すべてのユーザーにスポットライトを設定しますか？」というメッセージが表示されるので、問題無ければ、「スポットライトを設定する（図中②）」をクリックすると、指定した人が、参加者全員の画面で常に表示されます。
Togetherモード機能を活用しよう！
Togetherモードは、参加者を講堂や会議室などの仮想空間に並べて表示する機能です。どんな機能なのか、詳しく見ていきましょう。
Togetherモードを有効にする方法
Togetherモードを利用するには、会議画面の「その他の操作」から「Togetherモード」を選択します。切り替えると参加者が同じ空間に並んで表示されます。
特にセミナーや研修、全社会議など参加人数が多い場面で利用されることが多く、参加者同士の存在を感じやすくなります。
シーンを変更する方法
Togetherモードでは背景シーンを変更できます。講堂や会議室など複数のシーンが用意されており、会議の目的に合わせて選択可能です。「シーンの変更」をクリックすると一覧が表示されるため、好みの背景を選択して適用します。会議の雰囲気に合わせた演出ができる点が魅力といえます。
通常表示に戻す方法
Togetherモードを終了したい場合は、「その他の操作」から「ギャラリー」を選択します。これで従来の表示方法へ戻ります。会議内容や参加人数に応じて表示方法を切り替えることで、より快適に Teams 会議を利用できるでしょう。
Teams会議でよくあるトラブルと対処法は？
Teams 会議では通信環境や設定によってトラブルが発生することがあります。しかし、多くの場合は基本的な設定を確認することで解決できます。ここでは特によくあるトラブルと対処法を紹介します。
会議に参加できない
会議リンクをクリックしても参加できない場合は、 Teams アプリが正しくインストールされているか確認しましょう。また、組織の権限設定や招待URLの誤りが原因となるケースもあります。
ブラウザ版 Teams で参加できる場合もあるため、アプリが利用できないときは試してみるとよいでしょう。まずは招待URLとログインアカウントを確認したうえで、アプリの最新版への更新も有効な対処法となります。
マイクが聞こえない
相手に声が届かない場合は、 Teams のデバイス設定を確認してください。正しいマイクが選択されていないケースがあります。
Windows 側のマイク設定やミュート状態も確認しましょう。外付けヘッドセットを利用している場合は接続状況も重要です。会議前にテスト通話を行うことでトラブルを予防できます。
カメラが映らない
カメラ映像が表示されない場合は、 Teams で正しいカメラが選択されているか確認します。複数のカメラ機器を接続している場合に発生しやすいトラブルです。
また、 Zoom やブラウザなど他のアプリがカメラを使用している場合も映像が表示されないことがあります。
画面共有ができない
Teams で画面共有ができない場合は、まず発表者権限が付与されているか確認しましょう。会議の設定によっては、主催者や発表者のみが画面共有を行えるよう制限されていることがあります。
ブラウザ版 Teams でも画面共有は利用できますが、環境によっては正常に動作しないことがあります。そのため、画面共有を頻繁に利用する場合は、機能が安定している Teams アプリ版の利用がおすすめです。
Teams に関するご相談はSGプラスまで
Teams は会議機能だけでなく、チャットやファイル共有、共同編集など、社内コミュニケーションや情報共有を支える多彩な機能を備えています。オンライン会議の実施はもちろん、日常的なやり取りやプロジェクト管理にも活用できるため、多くの企業で導入が進んでいます。
Teams の効果を最大限に引き出すためには、機能を理解するだけでなく、自社に適した運用ルールの整備や活用方法の見直しも重要です。
SGプラスでは、 Microsoft 365 や Teams の導入支援から運用サポートまで幅広く対応しています。 Teams の活用促進や社内定着化、運用ルールの策定などでお悩みの際は、ぜひお気軽にご相談ください。お客様の業務環境や課題に合わせて、最適な活用方法をご提案いたします。
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