Teamsのグループチャットの作り方！メンバー追加・便利機能・使い分けまで徹底解説

Teams のグループチャットは、複数の人をメンバーとして追加して、そのメンバーと気軽にチャットをする機能です。「チームを作成するほどではないけど、複数人とチャットしたい」「業務外のことを複数人で会話したい」などができるので、とても便利です。ここでは、Teams のグループチャットについてご説明します。

●この記事の目次

1. Teams とは？無料版と有料版の違いも解説
   1-1. Teams の概要
   1-2. 使う前に準備しておくこと
   1-3. 無料版と有料版の違い
2. Teamsでグループチャットを作成する手順は？
   2-1. 作成前の確認ポイントを確認する
   2-2. ①新しいチャットを作成する
   2-3. ②参加メンバーを入力する
   2-4. ③グループチャット名を設定する
3. Teamsのグループチャット名を変更する方法！
   3-1. 名前変更の条件
   3-2. グループチャット名の変更手順
   3-3. 変更時の注意点
4. Teams でグループチャットのメンバーを追加・削除する方法
   4-1. メンバーを追加する
   4-2. メンバーを削除する
   4-3. 自分が退出する
   4-4. 外部ユーザー追加時の注意点
5. Teamsグループチャットの既読確認方法を理解する！
   4-1. 既読を確認する
   4-2. 既読が表示されない原因
   4-3. 既読機能利用時の注意点
6. Teamsグループチャットで使える便利機能9選！
   6-1. ① メンション
   6-2. ② 書式
   6-3. ③ 絵文字
   6-4. ④ GIF
   6-5. ⑤ ステッカー
   6-6. ⑥ 配信オプション
   6-7. ⑦ ファイル添付
   6-8. ⑧ Loop コンポーネント
   6-9. ⑨ 会議のスケジュール設定
7. Teamsのグループチャットとチーム・チャネルの使い分けは？
   7-1. グループチャットを使用した方が良いケース
   7-2. チーム・チャットを使用した方がいいケース
8. Teamsのグループ作成や運用に課題を感じたらSGプラスへ！

Teamsの基本と無料版・有料版の違いを理解する！

Teams は、チャット、音声通話、ビデオ会議、ファイル共有など幅広い機能を備えた Microsoft のコラボレーションツールです。企業規模や利用目的に応じて無料版と有料版が提供されており、個人利用から大規模組織まで柔軟に対応できます。

無料版でも基本的なチャットや通話、ファイル共有が可能ですが、会議時間やストレージに制限があります。有料版では Microsoft 365 との統合が強化され、Word や Excel、PowerPoint などの共同編集がシームレスに行えるところがポイントです。

管理者向けのセキュリティ機能も追加されるため、企業での運用に最適といえます。Teams の特徴や利用前の準備、プランごとの違いを理解することで、業務効率化や情報共有の最適化につなげることができます。

Teams の概要

Teams は、単なるチャットアプリにとどまりません。企業全体の業務効率化を支える様々な機能に加えて、外部アプリケーションとの統合も可能で、チームの作業を一元管理することができます。グループチャットでは、複数のメンバーが同時に会話でき、プロジェクト単位での情報共有や意思決定を迅速化できるところがメリットです。

さらに、既読確認機能や検索機能により、過去のやり取りを簡単に参照できるため、業務の透明性と効率性を高めることができるでしょう。Teams は単なる連絡手段ではなく、組織のコミュニケーション基盤として活用可能です。

使う前に準備しておくこと

Teams を活用する前に、まずは Microsoft アカウントが必要です。組織導入の場合は管理者がライセンスを発行し、社員が各自ログインできるよう設定します。個人利用でも無料アカウントで利用可能です。

アプリ版・ブラウザ版のどちらでも使用できますが、機能性重視ならアプリ版がおすすめです。安定したインターネット環境や Web カメラ、ヘッドセットなどの周辺機器を準備すると通話品質が向上します。導入前にセキュリティポリシーや利用規約を確認しておきましょう。

無料版と有料版の違い

Teams には無料版と有料版があり、それぞれ機能やサポート内容に差があります。無料版でも基本的なチャット、ビデオ通話、ファイル共有などは利用できますが、会議時間やストレージ容量に制限があります。

一方、有料版では Microsoft 365 との統合が強化され、Office アプリの共同編集や高度なセキュリティ機能が利用可能です。

さらに、管理者向けの運用管理ツールや大容量のクラウドストレージ（1 ユーザーあたり  1 TB、プランによって拡張可能）が提供されるため、大規模組織での運用や長期プロジェクトにも対応できます。

利用目的やチーム規模に応じて最適なプランを選択することで、業務効率を最大限に高めることが可能です。無料版と有料版の違いを理解して、チームのニーズに合った環境を整備しましょう。

Teamsでグループチャットを作成する手順は？

グループチャットの作成は、数ステップで完了するため、とても簡単です。事前に確認すべきポイントを把握した上で操作を進めることで、スムーズにチャットを立ち上げられます。ここでは、作成前の確認から実際の手順まで順を追って解説するので参考にしてください。

作成前の確認ポイントを確認する

グループチャットを作成する前に、いくつかの点を確認しておくと運用がスムーズになります。まず、チャットに招待するメンバーがTeamsアカウントを持っているかどうかを事前に把握しておきましょう。組織内ユーザーはアカウント名やメールアドレスで検索できますが、外部ユーザーを招待する場合は管理者による設定が必要なケースがあります。

次に、グループチャットとチーム・チャネルのどちらを使うべきかを検討してください。短期・少人数でのやり取りにはグループチャットが適しており、長期プロジェクトや多人数での情報共有にはチーム・チャネルが向いています。用途を明確にすることで、後から運用が複雑になる事態を避けられます。

また、グループ名はあとから変更できるため、作成時に決まっていなくても問題ありません。必要なメンバーとグループの目的をあらかじめ整理した上で作成に進むと、より効率的に運用できるでしょう。

①新しいチャットを作成する

画面の左メニューから「チャット」を選択し、「新しいチャット」と表示されるアイコンをクリックします。グループチャットに名前を付けたい場合は、右上の「グループ名を追加して、新しいグループチャットを作成する」と表示されるアイコンをクリックします。グループ名の入力欄が表示されるので、適切なグループ名を入力してください。

グループ名は後から変更できるため、このステップを省略することも可能です。名前を入力しなくても、メンバーを追加してEnterキーを押すことでグループチャットを作成できます。まずはメンバーの追加を優先し、グループ名は運用しながら決める方法でも問題ありません。

②参加メンバーを入力する

「名前、メール、グループ、またはタグを入力」と書かれた入力欄にユーザー名やメールアドレス、グループ名、タグを入力すると、候補が表示されます。チャットをしたいメンバーを選択しましょう。複数名を追加する場合は、同じ入力欄に続けて入力することで一度に招待できます。

メンバーの選択を終えたら、キーボードのEnterキーを押すと新しいグループチャットが作成されます。追加したメンバーには通知が届き、すぐにチャットが始められる状態です。参加予定者が多い場合は、グループ名やタグを活用して検索すると活用しやすいでしょう。

③グループチャット名を設定する

グループチャット名を設定しておくと、チャット一覧から目的のグループをすぐに見つけられるため、複数のグループを管理する際に特に便利です。名前は作成時に入力できるほか、チャット作成後でも変更ができます。

プロジェクト名や部門名、目的を端的に示すキーワードを含めた名前にすることで、メンバー全員が何のためのグループかをひと目で把握できます。命名ルールをチーム内で統一しておくと、チャット一覧が整理されて管理しやすくなるでしょう。グループ名は後述の変更手順からいつでも編集できます。

Teamsのグループチャット名を変更する方法！

作成時に設定したグループチャット名は、後から自由に変更することができます。チームの状況や目的の変化に合わせて名前を更新することで、管理がしやすくなるでしょう。ここでは変更の条件・手順・注意点を説明します。

名前変更の条件

グループチャット名の変更は、グループチャットに参加しているメンバーであれば誰でも実行できます。特定の管理者権限は必要なく、一般メンバーでも変更操作が可能です。ただし、変更できるのは3人以上のメンバーが参加しているグループチャットに限られます。

1対1のチャットにはグループ名の設定機能自体がないため、変更の対象にはなりません。また、変更後の名前は全メンバーに即時反映されるため、変更前に適切な名前を検討しましょう。

グループチャット名の変更手順

画面の左メニューから「チャット」を選択し、名前を変更したいグループチャットを開きます。画面上部に表示されるグループチャット名の右にある「名前グループチャット」と表示されるアイコンをクリックします。現在のグループチャット名が表示されるので、新しい名前を入力してください。

入力が完了したら「保存」と書かれたボタンをクリックすると、グループチャット名が変更されます。変更は即座にすべてのメンバーの画面に反映されるため、確認のやり取りは不要です。操作は数秒で完了するシンプルな手順です。

変更時の注意点

グループチャット名を変更した際、チャット内にシステムメッセージとして「〇〇がグループ名を変更しました」という通知が表示されます。メンバー全員がこの通知を確認できるため、名前変更の事実は全員に伝わります。

頻繁にグループ名を変更すると、チャット一覧での管理が煩雑になる可能性があるため、変更は目的を明確にしたうえで行うことが推奨されます。また、外部ユーザーが参加しているグループチャットでも同様の手順で変更が可能ですが、こちらもグループ名がメンバー全員に公開されることを念頭に置いた上で設定しましょう。

 

Teamsでグループチャットのメンバーを追加・削除する方法は？

グループチャットのメンバーは簡単に追加・削除が可能です。新しいメンバーの追加は、チャット画面右上の「参加者の追加」から氏名やメールアドレスを入力して招待しましょう。不要になったメンバーは参加者一覧から「削除」を実行して取り除けます。

新しく追加されたメンバーは、追加時点からのチャットのみ閲覧可能です。ただし、追加操作時に「過去のチャット履歴を含める」オプションを設定した場合は、指定した範囲の履歴も閲覧できます。

自分自身が退出したい場合はオプションから「退出」を選択してください。メンバー管理を適切に行うことで、チーム運用の効率と安全性を両立させることが可能です。

 

メンバーの追加する

グループチャットに、メンバーを追加する事ができます。また、追加したメンバーに、過去のチャット内容を表示するか、しないかを設定する事ができます。

画面の左メニューから「チャット」を選択し、新しいメンバーを追加したいグループチャットを選択します。画面の上部右側にある「参加者の表示と追加（図中①）」と表示されるアイコンをクリックすると、現在グループチャットに参加しているメンバーの一覧が表示されます。メンバー一覧の下にある「ユーザーの追加（図中②）」をクリックします。

「名前、メール、またはタグを入力（図中③）」と書かれた入力欄にユーザー名やメールアドレス、タグを入力すると、候補が表示されるので、選択します。

​​​​​​​​​​​​​​次に新しいメンバーに過去のチャット内容を表示するか、しないかを選択します。「チャットの履歴を含めない（図中④）」というオプションは、過去のチャット内容を新しいメンバーに見せる必要が無い場合に選択します。

「過去の日数からの履歴を含める（図中⑤）」というオプションは、新しいメンバーが指定した日数分の過去のチャット内容を閲覧することができます。​​​​​​「チャットの履歴をすべて含める（図中⑥）」というオプションは、新しいメンバーが過去のチャット内容を全て閲覧することができます。

 

メンバーの削除する

グループチャットからメンバーを削除する事ができます。画面の左メニューから「チャット」を選択し、メンバーを削除したいグループチャットを選択しましょう。

画面の上部右側にある「参加者の表示と追加（図中①）」と表示されるアイコンをクリックすると、現在グループチャットに参加しているメンバーの一覧が表示されます。

削除したいメンバーの上にマウスカーソルをあわせると、「削除（図中②）」と表示されるアイコンが表示されるので、クリックします。

ポップアップ画面で「削除しますか？」というメッセージが表示されるので、メンバーを削除する場合は、「削除（図中③）」と書かれたボタンをクリックします。

​​​​​​​​​​​​​​

自分が退出する

また、グループチャットから自分が退出したい場合は、現在グループチャットに参加しているメンバー一覧の一番下にある「退出（図中④）」をクリックします。

ポップアップ画面で「退出しますか？」というメッセージが表示されるので、退出する場合は、「退出（図中⑤）」と書かれたボタンをクリックします。

退出するとチャット履歴へのアクセスはできなくなるため、必要な情報は事前に保存しておくことが必要です。退出後は通知が届かないため、重要な連絡を見逃さないよう注意しましょう。

また、チーム内での役割や責任分担を考慮して、退出のタイミングを決めることが望ましいです。適切な退出手順を守ることで、チーム内での混乱を避けつつスムーズにコミュニケーションを継続できます。

 

外部ユーザー追加時の注意点

組織外のユーザーをグループチャットに招待する場合、テナント管理者が外部アクセスを許可している必要があります。設定が有効になっていない場合は管理者に確認・設定変更を依頼してください。

外部ユーザーが参加できる場合でも、利用できる機能に制限があるケースがあります。例えば、Loopコンポーネントや一部のファイル共有機能が制限されることがあるため、外部との共同作業を行う場合は事前に機能の動作確認をしておくことをおすすめします。

また、外部ユーザーとのチャットでは情報セキュリティに配慮が必要です。機密情報を含むやり取りを外部ユーザーと行う際は、社内のセキュリティポリシーを確認した上で運用しましょう。外部ユーザーはチャット一覧上で「外部」と表示されるため、識別は容易です。

Teamsグループチャットの既読確認方法を理解する！

 グループチャットに送信したメッセージを誰が読んだかを確認できる機能があります。既読状況を把握することで、重要な連絡の到達確認や再フォローの判断に役立てられるでしょう。ここでは確認方法・表示されない原因・利用時の注意点を整理します。 

既読を確認する

  

グループチャットに送信したメッセージを、他のメンバーが読んだかどうか確認できます。確認したいメッセージにマウスカーソルをあわせると、右上にアイコンが表示されます。一番右にある「その他のオプション」と表示されるアイコンをクリックします。

表示されるメニューから「既読」をクリックすると、メッセージを読んだメンバーが表示されます。グループチャットでは最大20人まで表示可能です。この機能を活用することで、重要な連絡が確実に読まれているかをリアルタイムで把握できます。

既読が表示されない原因

既読が表示されない場合、いくつかの原因が考えられます。まず、受信者がメッセージを開いていない場合は当然既読にはなりません。また、Teamsの既読確認機能はMicrosoft 365の管理者設定によって無効化されている場合があり、その際は既読情報が表示されない仕様になります。

さらに、グループチャットのメンバーが20人を超える場合、既読表示の対象外になることがあります。既読確認機能はチャット形式のメッセージに適用されるものであり、チャネルの投稿とは動作が異なる点にも注意が必要です。既読が表示されない場合は、これらの要因を順に確認してみましょう。

既読機能利用時の注意点

既読確認機能は便利な一方で、過度に活用するとメンバーが「常に監視されている」と感じる場合があります。既読直後に返信を求めるような運用は避け、あくまで連絡到達の確認ツールとして活用することをおすすめします。

また、既読になっていても内容を十分に理解しているとは限りません。重要な依頼や期限のある連絡については、既読確認とあわせてメンションやリマインドを活用し、確実な対応を促す運用が効果的です。チームの文化や規模に合わせて既読機能の活用方針を決めておくと、無用な摩擦を防げるでしょう。

Teamsグループチャットで使える便利機能9選！

Teamsのグループチャットでは、単にメッセージを送るだけでなく、多彩な便利機能を活用することでコミュニケーションの効率や情報の伝達力を大幅に高められます。特定のメンバーに確実に通知できる「メンション」や、文章を見やすく整理できる「書式設定」、感情やニュアンスを伝えやすくする「絵文字・GIF・ステッカー」など、日常のやり取りをスムーズにする工夫が満載です。

これらの機能を上手に活用することで、チーム全体の情報共有が効率化され、業務のスピードや質を向上させることが可能です。 

 

① メンション

Teams では「@ 名前」を入力することで特定のメンバーに通知を送ることができます。重要なメッセージを確実に相手に届けたい場合に非常に有効です。メンションを使うことで、チーム全体に向けたメッセージと個別の通知を区別でき、情報の優先度を明確にできます。

また、メンションは会話の流れの中で見落としがちな情報を補完する役割も果たします。プロジェクト管理や緊急連絡、タスクの割り振りなど、様々な場面で活用でき、チームの意思疎通の効率化が図れるでしょう。適切な使い方をすることで、メンバー間の認識のズレを防ぐことが可能です。

 

② 書式

メッセージに太字や箇条書き、色付けなどの書式を活用することで、情報を整理して伝えることができます。長文の説明や複数項目の連絡をする際、書式を工夫するだけで可読性が格段に向上します。

Teams では見出しや強調、番号付きリストなども利用可能で、チームメンバーが瞬時に内容を把握することが可能です。また、書式を統一して使用することで、情報の整理性が高まり、後からチャット履歴を確認する際にも効率的です。業務上の重要な連絡やプロジェクト進行の指示を明確に伝えるために、書式機能を積極的に活用しましょう。

 

③ 絵文字

絵文字の使い方次第で、テキストだけでは伝わりにくい感情やニュアンスを簡単に表現できます。チーム内のコミュニケーションを柔らかくし、堅苦しい雰囲気を和らげる効果があります。

褒め言葉や感謝の意を伝えたいときに有効であり、会議やプロジェクト中の軽い合図としても活用できるので便利です。また絵文字は視覚的に情報を補足する役割を果たすため、重要なポイントや指示を強調するのにも役立つでしょう。グループチャット内のやり取りを活気づけ、チーム全体のエンゲージメント向上につなげることができます。

 

④ GIF

GIF は動きのある画像を送信できる機能で、チャットにユーモアや臨場感を加えることが可能です。会議やプロジェクト進行中のコミュニケーションを活性化させるだけでなく、意見交換の合間に楽しい雰囲気を作ることもできます。

GIF は単なる遊びの要素にとどまらず、状況を視覚的に伝えるツールとしても利用できます。チームの雰囲気を柔らかくすることで、意見の共有がスムーズになり、議論の活性化にもつながるでしょう。感情表現が豊かになることで、誤解や伝達漏れを減らす効果も期待できます。

 

⑤ ステッカー

ステッカーはカスタマイズ可能な画像を送信できる機能で、個性や状況に応じた表現が可能です。チーム内での進捗報告や軽い雑談、成果の共有など、さまざまな場面で活用できます。特に、定例会議やプロジェクトの進捗確認の際にステッカーを使うことで、報告内容が視覚的にわかりやすくなり、理解が促進されます。

また、チームメンバー同士の距離感を縮め、コミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。多様な表現方法を取り入れることで、グループチャットの利便性が向上します。

 

⑥ 配信オプション

配信オプションを利用すると、メッセージを通常通知や重要通知として送信できます。重要な情報や期限付き依頼を確実に伝える際に有効です。通常のメッセージと区別できるため、見落とし防止や優先度の明確化に役立ちます。

通知の種類を適切に使い分けることで、メンバーの反応を促し、プロジェクト進行の遅れを防ぐことができます。また、大事な連絡事項を迅速に伝えるツールとして、組織内のコミュニケーション効率向上のため、柔軟に活用することが重要です。

 

⑦ ファイル添付

Teams では Word、Excel、PowerPoint などのファイルを直接グループチャットに添付できます。添付したファイルはクラウド上で共有され、複数人で同時編集が可能です。これにより、資料の最新版を常に確認でき、誤った情報の共有やバージョン管理の手間を削減できます。

また、チャットに添付することでメッセージと関連資料が一元管理され、必要な情報を探す時間を大幅に短縮可能です。効率的なファイル共有は業務全体のスピード向上につながり、チームの生産性向上にも貢献するでしょう。ただし、添付時は共有設定やアクセス権限を適切に管理することを忘れてはいけません。

 

⑧ Loop コンポーネント

Loop コンポーネントは、リアルタイムで共同編集ができる新しい機能です。アイデア出しやタスク管理、プロジェクトの進行状況共有などに活用でき、チーム全体で同時に編集できます。これにより、情報の重複や伝達の遅れを防ぎ、意思決定の迅速化につながります。

Loop コンポーネントは Teams 内のチャットと連携して使用できるため、議論や確認作業を効率化することでチームの一体感を高められるでしょう。また、必要に応じて過去の編集履歴も追跡できるため、進捗管理やタスクの透明性を確保する上でも有用です。

 

⑨ 会議のスケジュール設定

組織アカウントで利用している場合、チャット画面から直接会議をスケジュールに設定できます。日時、参加者、アジェンダを入力すると全員に招待通知が届き、効率的に会議を設定できます。スケジュールは Outlook と同期され、予定管理が簡単です。

会議リンクをチャット内で共有すれば、出席者がワンクリックで参加できるため、準備や手間を削減できます。また、会議の前に必要資料を共有することで、効率的な進行ができるのもメリットといえます。プロジェクトの進行状況や打ち合わせ内容を一元管理するためにも非常に便利な機能です。

 Teamsのグループチャットとチーム・チャネルの使い分けは？ 

Teams では、情報共有やコミュニケーションを効率化するための手段として、グループチャットとチーム・チャネルという二つの機能が用意されています。それぞれの特徴を理解し、状況に応じて適切に使い分けることが、業務効率や情報の見やすさに大きく影響します。

どちらの機能を活用するかを意識することで、日常のやり取りがスムーズになり、プロジェクト進行やチーム運営がより計画的に進められるようになるでしょう。ここでは、これらの機能の違いや使い分けの考え方を整理し、業務での活用ポイントをわかりやすく解説していきます。

グループチャットを使用した方が良いケース

短期間のプロジェクトや限られたメンバーでの情報共有には、グループチャットが最適です。迅速な意思疎通が求められる場合や、日常業務の確認・報告に便利です。チャットは参加者全員にリアルタイムで通知が届くため、情報の即時共有ができます。

少人数でのやり取りでは、スレッドの管理や通知が複雑にならず、効率的に会話を進められます。緊急連絡や突発的なタスクにも対応しやすく、プロジェクトの柔軟な進行が可能です。また、参加者が限定されているため、情報漏洩リスクも低減されます。

チーム・チャネルを使用した方が良いケース

長期的なプロジェクトや多人数での情報共有には、チーム・チャネルの利用が効果的です。チャネル内でトピックごとにスレッドを整理でき、過去の情報を簡単に検索できるためです。

チャネルではタブを追加してファイルやアプリとも連携できるため、プロジェクト管理や進捗報告が効率的に行えます。多数のメンバーが参加する場合でも情報が整理され、重要なメッセージが埋もれないようにすることができ大変便利です。

このようにチーム・チャネルを活用することで、長期運用でも混乱を防ぎ、組織全体の情報共有を安定して維持できるでしょう。大規模プロジェクトや部門横断的な業務において特に有効といえます。

Teamsのグループ作成や運用に課題を感じたらSGプラスへ！

本記事では Teams のグループチャットの活用方法について解説しました。グループチャットは業務連絡からプロジェクトごとの情報共有まで幅広い場面で役立ち、メンバー管理や既読確認といった機能を組み合わせることで、コミュニケーションの効率を大きく高められます。

また、目的に応じてチャットとチャネルを使い分けることで情報共有の流れが整理され、よりスムーズなやり取りが可能になります。適切に運用すれば、Teams はチーム全体の生産性向上に欠かせない存在となるでしょう。

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