Teams のグループチャットは、複数の人をメンバーとして追加して、そのメンバーと気軽にチャットをする機能です。「チームを作成するほどではないけど、複数人とチャットしたい」「業務外のことを複数人で会話したい」などができるので、とても便利です。ここでは、Teams のグループチャットについてご説明します。
●この記事の目次
Teamsは、チャット、音声通話、ビデオ会議、ファイル共有など幅広い機能を備えたMicrosoftのコラボレーションツールです。企業規模や利用目的に応じて無料版と有料版が提供されており、個人利用から大規模組織まで柔軟に対応できます。
無料版でも基本的なチャットや通話、ファイル共有が可能ですが、会議時間やストレージに制限があります。有料版ではMicrosoft 365との統合が強化され、WordやExcel、PowerPointなどの共同編集がシームレスに行えるところがポイントです。
管理者向けのセキュリティ機能も追加されるため、企業での運用に最適といえます。Teamsの特徴や利用前の準備、プランごとの違いを理解することで、業務効率化や情報共有の最適化につなげることができます。
Teamsは、単なるチャットアプリにとどまりません。企業全体の業務効率化を支える様々な機能に加えて、外部アプリケーションとの統合も可能で、チームの作業を一元管理することができます。グループチャットでは、複数のメンバーが同時に会話でき、プロジェクト単位での情報共有や意思決定を迅速化できるところがメリットです。
さらに、既読確認機能や検索機能により、過去のやり取りを簡単に参照できるため、業務の透明性と効率性を高めることができるでしょう。Teamsは単なる連絡手段ではなく、組織のコミュニケーション基盤として活用可能です。
Teamsを活用する前に、まずはMicrosoftアカウントが必要です。組織導入の場合は管理者がライセンスを発行し、社員が各自ログインできるよう設定します。個人利用でも無料アカウントで利用可能です。
アプリ版・ブラウザ版のどちらでも使用できますが、機能性重視ならアプリ版がおすすめです。安定したインターネット環境やWebカメラ、ヘッドセットなどの周辺機器を準備すると通話品質が向上します。導入前にセキュリティポリシーや利用規約を確認しておきましょう。
Teamsには無料版と有料版があり、それぞれ機能やサポート内容に差があります。無料版でも基本的なチャット、ビデオ通話、ファイル共有などは利用できますが、会議時間やストレージ容量に制限があります。
一方、有料版ではMicrosoft 365との統合が強化され、Officeアプリの共同編集や高度なセキュリティ機能が利用可能です。
さらに、管理者向けの運用管理ツールや大容量のクラウドストレージ（1ユーザーあたり 1TB、プランによって拡張可能）が提供されるため、大規模組織での運用や長期プロジェクトにも対応できます。
利用目的やチーム規模に応じて最適なプランを選択することで、業務効率を最大限に高めることが可能です。無料版と有料版の違いを理解して、チームのニーズに合った環境を整備しましょう。
最初に、グループチャットの作成方法についてご説明します。
画面の左メニューから「チャット」を選択し、「新しいチャット（図中①）」と表示されるアイコンをクリックします。グループチャットに名前を付けたい場合は、右上の「グループ名を追加して、新しいグループチャットを作成する（図中②）」と表示されるアイコンをクリックします。
グループ名の入力欄（図中③）が表示されるので、適切なグループ名を入力してください。なお、グループ名は後から変更できるため、このステップを省略することも可能です。
次に「名前、メール、グループ、またはタグを入力（図中④）」と書かれた入力欄にユーザー名やメールアドレス、グループ名、タグを入力すると、候補が表示されるので、チャットをしたいメンバーを選択します。
すべてのメンバーを追加したら、キーボードの Enter キーを押すと、新しいグループチャットが作成されます。
グループチャットに付けた名前を、後から変更する事ができます。画面の左メニューから「チャット」を選択し、名前を変更したいグループチャットを選択します。
画面上部に表示されるグループチャット名の右にある「名前グループチャット（図中①）」と表示されるアイコンをクリックします。現在のグループチャット名（図中②）が表示されるので、名前を変更して、「保存（図中③）」と書かれたボタンをクリックすると、グループチャット名が変更されます。
グループチャットのメンバーは簡単に追加・削除が可能です。新しいメンバーの追加は、チャット画面右上の「参加者の追加」から氏名やメールアドレスを入力して招待しましょう。不要になったメンバーは参加者一覧から「削除」を実行して取り除けます。
新しく追加されたメンバーは、追加時点からのチャットのみ閲覧可能です。ただし、追加操作時に「過去のチャット履歴を含める」オプションを設定した場合は、指定した範囲の履歴も閲覧できます。
自分自身が退出したい場合はオプションから「退出」を選択してください。メンバー管理を適切に行うことで、チーム運用の効率と安全性を両立させることが可能です。
グループチャットに、メンバーを追加する事ができます。また、追加したメンバーに、過去のチャット内容を表示するか、しないかを設定する事ができます。
画面の左メニューから「チャット」を選択し、新しいメンバーを追加したいグループチャットを選択します。画面の上部右側にある「参加者の表示と追加（図中①）」と表示されるアイコンをクリックすると、現在グループチャットに参加しているメンバーの一覧が表示されます。メンバー一覧の下にある「ユーザーの追加（図中②）」をクリックします。
「名前、メール、またはタグを入力（図中③）」と書かれた入力欄にユーザー名やメールアドレス、タグを入力すると、候補が表示されるので、選択します。
次に新しいメンバーに過去のチャット内容を表示するか、しないかを選択します。「チャットの履歴を含めない（図中④）」というオプションは、過去のチャット内容を新しいメンバーに見せる必要が無い場合に選択します。
「過去の日数からの履歴を含める（図中⑤）」というオプションは、新しいメンバーが指定した日数分の過去のチャット内容を閲覧することができます。「チャットの履歴をすべて含める（図中⑥）」というオプションは、新しいメンバーが過去のチャット内容を全て閲覧することができます。
グループチャットからメンバーを削除する事ができます。画面の左メニューから「チャット」を選択し、メンバーを削除したいグループチャットを選択しましょう。
画面の上部右側にある「参加者の表示と追加（図中①）」と表示されるアイコンをクリックすると、現在グループチャットに参加しているメンバーの一覧が表示されます。
削除したいメンバーの上にマウスカーソルをあわせると、「削除（図中②）」と表示されるアイコンが表示されるので、クリックします。
ポップアップ画面で「削除しますか？」というメッセージが表示されるので、メンバーを削除する場合は、「削除（図中③）」と書かれたボタンをクリックします。
また、グループチャットから自分が退出したい場合は、現在グループチャットに参加しているメンバー一覧の一番下にある「退出（図中④）」をクリックします。
ポップアップ画面で「退出しますか？」というメッセージが表示されるので、退出する場合は、「退出（図中⑤）」と書かれたボタンをクリックします。
グループチャットに送信したメッセージを、他のメンバーが読んだかどうか、確認することができます。確認したいメッセージにマウスカーソルをあわせると、右上にアイコンが表示されます。一番右にある「その他のオプション（図中①）」と表示されるアイコンをクリックします。表示されるメニューから、「既読（図中②）」をクリックすると、メッセージを読んだメンバーが表示されます。（グループチャットでは最大20人まで表示可能です。）
Teamsでは、情報共有やコミュニケーションを効率化するための手段として、グループチャットとチーム・チャネルという二つの機能が用意されています。それぞれの特徴を理解し、状況に応じて適切に使い分けることが、業務効率や情報の見やすさに大きく影響します。
どちらの機能を活用するかを意識することで、日常のやり取りがスムーズになり、プロジェクト進行やチーム運営がより計画的に進められるようになるでしょう。ここでは、これらの機能の違いや使い分けの考え方を整理し、業務での活用ポイントをわかりやすく解説していきます。
短期間のプロジェクトや限られたメンバーでの情報共有には、グループチャットが最適です。迅速な意思疎通が求められる場合や、日常業務の確認・報告に便利です。チャットは参加者全員にリアルタイムで通知が届くため、情報の即時共有ができます。
少人数でのやり取りでは、スレッドの管理や通知が複雑にならず、効率的に会話を進められます。緊急連絡や突発的なタスクにも対応しやすく、プロジェクトの柔軟な進行が可能です。また、参加者が限定されているため、情報漏洩リスクも低減されます。
長期的なプロジェクトや多人数での情報共有には、チーム・チャネルの利用が効果的です。チャネル内でトピックごとにスレッドを整理でき、過去の情報を簡単に検索できるためです。
チャネルではタブを追加してファイルやアプリとも連携できるため、プロジェクト管理や進捗報告が効率的に行えます。多数のメンバーが参加する場合でも情報が整理され、重要なメッセージが埋もれないようにすることができ大変便利です。
このようにチーム・チャネルを活用することで、長期運用でも混乱を防ぎ、組織全体の情報共有を安定して維持できるでしょう。大規模プロジェクトや部門横断的な業務において特に有効といえます。
本記事ではTeamsのグループチャットの活用方法について解説しました。グループチャットは業務連絡からプロジェクトごとの情報共有まで幅広い場面で役立ち、メンバー管理や既読確認といった機能を組み合わせることで、コミュニケーションの効率を大きく高められます。
また、目的に応じてチャットとチャネルを使い分けることで情報共有の流れが整理され、よりスムーズなやり取りが可能になります。適切に運用すれば、Teamsはチーム全体の生産性向上に欠かせない存在となるでしょう。
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