現代の企業において、社内の情報を効率的に管理し、従業員全体で円滑に共有することは業務の生産性向上に直結します。しかし、情報が散在していたり、アクセスしにくい状態にあったりすると、業務に支障をきたすこともあります。
そこで多くの企業が注目しているのが、Microsoftが提供するSharePointです。SharePointを活用すれば、HTMLやCSSなどの専門知識がなくても、社内ポータルサイトを簡単に構築できます。ファイルの共同編集や情報の一元管理、ワークフローの自動化など、豊富な機能により組織全体のコミュニケーションと業務効率を大きく向上させることができるのです。
本記事では、SharePointを用いた社内ポータルサイトの作成手順から、具体的な活用事例、運用時の注意点まで詳しく解説していきます。
社内ポータルサイトは、単に情報を掲載する場所ではありません。従業員が日々の業務の中で必要な情報へ素早くアクセスし、チーム間で円滑にコミュニケーションを取り、効率的に業務を進めるための重要な基盤となります。
そのため、組織の規模や業種、働き方に応じた適切な機能を備えることが不可欠です。効果的な社内ポータルサイトを構築するには、情報の発信・共有・検索・管理といった基本機能に加え、業務プロセスの効率化やセキュリティ確保、さらには多様な働き方への対応も考慮する必要があります。
ここでは、現代の企業に求められる社内ポータルサイトの主要な機能について、具体的に解説していきます。
SharePointを活用すれば、HTMLやCSSといった専門知識がなくても、直感的な操作で社内専用ポータルサイトを構築できます。豊富なテンプレートを活用すれば、部署やプロジェクトごとに最適なサイトを短時間で作成することができます。
そんなSharePointは、組織内のコミュニケーションを円滑にし、業務効率を大幅に向上させる多彩な機能が搭載されています。ここでは、それぞれの機能と特徴・活用例を一覧でご紹介します。
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主な機能 |
特徴 |
活用例 |
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ドキュメントライブラリ |
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企画書・契約書の共同編集 |
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リスト |
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タスク管理、在庫管理表 |
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サイトページ |
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部署情報ページ、社内報 |
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カレンダー |
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チーム予定、休暇スケジュール |
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タスク |
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プロジェクト作業管理 |
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連絡先リスト |
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社内電話帳、顧客リスト |
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ディスカッション |
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業務質問、議事録コメント |
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アンケート |
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満足度調査、意見収集 |
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画像ライブラリ |
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イベント写真、商品画像 |
これらの機能を組み合わせることで、SharePointは単なる情報共有ツールを超え、組織全体の業務プロセスを最適化する強力なプラットフォームとなります。
各機能の詳細な活用方法については、こちらの記事も合わせてご覧ください。
▶関連記事：SharePointで何ができる？9つの機能＋活用ポイント・導入手順を完全ガイド！
SharePointを活用すると、社内ポータルサイトの構築において業務効率化や社員間のコミュニケーション活性化、安全なアクセス環境の提供など、さまざまなメリットを享受できます。
ここでは具体的に、SharePoint ならではのメリットを6つの視点で詳しく解説していきます。
SharePoint の最大の特徴のひとつは、Microsoft 製品との高い親和性です。Word や Excel、PowerPoint といった Office アプリケーションや、Teams や Outlook との連携がスムーズに行えます。
たとえば Teams で共有された資料を SharePoint に保存すれば、ポータルサイト上から直接アクセスでき、ブラウザ上で編集やコメントも可能です。バージョン管理も自動で行われるため、「最新版がどれかわからない」といった混乱が起こりません。
Outlook の予定表やタスク管理と連携すれば、チームメンバーのスケジュールやプロジェクト進捗状況を一目で確認できます。これにより、ツール間の切り替えが最小限になり、日常業務の効率化が大幅に進むでしょう。
Microsoft 365 全体で統一された権限管理により、ファイルや情報のアクセス制御も簡単に設定可能です。企業規模を問わず、多様な部署やチームでの運用に柔軟に対応できる点も大きなメリットといえます。
SharePoint は情報の管理だけでなく、社員同士のコミュニケーションを活性化させる役割も持っています。ニュース配信機能を活用すれば、経営層からの連絡や社内イベント情報を全社員にリアルタイムで届けることができ、情報格差をなくす効果があるのです。
部署別やプロジェクト単位で専用サイトを作成すれば、関係者のみがアクセス可能な「共有の場」として活用できます。掲示板やコメント機能を活用することで、資料をただ閲覧するだけでなく、意見交換や質問への回答も容易になり、双方向のコミュニケーション促進にもつながるでしょう。
リモートワークや出張中でもポータルサイト経由で情報にアクセスできるため、物理的な距離に左右されずにチーム内での情報共有や意思決定を行えます。さらに、社員同士が意見を交換する文化が醸成され、組織全体のつながりや一体感を高める効果も期待できます。
こうした仕組みによって、単なる情報の保存場所としてではなく、社内コミュニケーションのハブとしてポータルサイトが機能するため、業務効率と組織力の両面で大きなメリットが得られるのです。
SharePoint は専門的な IT スキルがなくても操作できるよう設計されています。直感的なインターフェースにより、ファイルのアップロードやページ作成、リンク共有などの操作が簡単に行えるのです。
IT 部門に依頼せずとも各部署が自分たちで情報発信や更新ができ、業務のスピードが格段に向上するほか、テンプレートやウィザードも豊富に用意されており、ゼロから構築する手間を省きつつ、統一感のあるポータルサイトを作成できます。
操作が簡単であることは、社員の利用促進にも直結する要素です。複雑すぎるシステムは定着せずに放置されることが多いですが、SharePoint は誰でも使える設計なので、全社的な情報共有や資料管理が自然に進み、業務効率化に貢献します。
管理者側もアクセス権限の設定やページ管理を容易に行えるため、社内全体の情報整理がスムーズになります。専門知識がなくても、安心してポータルを運用できる点が大きな強みです。
SharePoint では、膨大な社内資料の検索を効率的に行うことができます。キーワード検索はもちろん、メタデータやタグによる条件指定で必要な資料を瞬時に見つけることが可能です。
たとえば、「部署名」「作成日」「文書の種類」などの条件で絞り込みを行えば、数百件の資料の中から目的のファイルを短時間で特定できます。従来のフォルダを順番に開いて探す方法と比べ、資料探しにかかる時間は大幅に削減されます。
プレビュー機能やブラウザ上での直接編集機能を組み合わせれば、資料を確認してそのまま作業に反映でき、業務の無駄を減らすことが可能です。結果として、従業員一人ひとりの作業効率・組織全体としての生産性向上につながるでしょう。 検索結果の保存やお気に入り機能を活用すれば、よく使う資料にすぐアクセスできるため、日常業務でのストレスも軽減されます。
SharePoint はクラウドベースで運用されるため、インターネット接続さえあれば場所を問わずアクセス可能です。オフィス外からでも必要な資料や情報に安全にアクセスできるため、リモートワークや出張中の業務にも最適です。
PC だけでなくタブレットやスマートフォンからも利用可能で、デバイスを選ばずに作業を進めることができます。これにより、社員は柔軟な働き方を実現でき、業務効率の向上につながるのです。
クラウド環境でのアクセスはセキュリティも確保されており、VPN や多要素認証などを組み合わせることで、外部からの不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。オフィスに縛られない働き方を支えるインフラとして非常に有効と言えるでしょう。
SharePoint は Microsoft のクラウド基盤上に構築されており、高度なセキュリティ機能が標準で備わっています。アクセス権限の細かい設定や多要素認証の導入により、機密情報の漏洩リスクを最小化できるのです。
ファイルや通信の暗号化、定期的なバックアップ体制も整っており、万が一の障害時にもデータを安全に復旧できることから、情報管理面で高い安心感を得られるのが大きなメリットです。
監査ログ機能を活用すれば、誰がいつどのファイルにアクセスしたかを追跡可能です。内部不正や情報漏洩の抑止に効果的で、コンプライアンス遵守が重要な企業でも安心して導入できます。
SharePointには多くのメリットがある一方で、導入を検討する際には把握しておくべきデメリットも存在します。
ここでは、SharePointを社内ポータルサイトとして活用する際の注意点を解説します。
SharePointはテンプレートを活用することで簡単にポータルサイトを構築できますが、デザインの自由度には限界があります。
標準機能の範囲内では、色やロゴの変更、基本的なレイアウト調整は可能ですが、細かいデザインの調整や独自のUIを実装するには、SharePoint Framework（SPFx）などの開発知識が求められます。
デザイン重視のポータルサイトを構築したい企業にとっては、この点が制約となる可能性があります。
SharePointはクラウドサービスであるため、Microsoftのシステム障害が発生した場合、サービスが利用できなくなるリスクがあります。
過去にMicrosoft 365全体に影響する障害が発生した際には、業務が一時的に停止してしまったという企業もあります。ただし、Microsoftは高い可用性を保証しており、障害発生時の復旧もわずか3時間程度と非常にスピーディに行われました。
しかし、念のために定期停に重要なファイルは定期的にローカルにバックアップを取るなど、リスク管理の対策を講じると安心です。
SharePointでは、コメントやリアクションを行う際に必ずユーザー名が表示されます。
匿名での意見投稿ができないため、率直な意見や提案を集めたい場合には不向きな面があります。
特に従業員満足度調査や改善提案など、匿名性が重要な場面では、Microsoft Forms など別のツールを併用する必要があります。
オープンなコミュニケーションを促進したい一方で、心理的安全性を確保するための工夫が求められます。
SharePointにはページビュー数や閲覧ユーザーの確認といった基本的なアクセス解析機能が備わっていますが、詳細な分析を行うには限界があります。そのため、ユーザーの行動分析や詳細なレポート作成には、Google AnalyticsやPower BIなどの外部ツールとの連携が必要です。
ポータルサイトの利用状況を詳しく分析し、改善につなげたい場合は、追加のツール導入とコストを考慮する必要があります。ただし、これらはPower BIはMicrosoft 365に含まれているプランもあるため、すでに導入している企業であれば追加コストを抑えられるでしょう。
SharePointのデメリットについては以下記事でも詳しく解説しているので合わせてご覧ください。
▶関連記事：SharePoint は使いにくい？使いにくい4つの理由と対処法・導入するメリットを解説
SharePoint で作成できるポータルサイトはいくつか種類があります。作成可能な種類と、その作成手順について解説していきます。
SharePoint で作成できるポータルサイトは次の 3 種類です。
● チーム サイト
● コミュニケーション サイト
● サブ サイト
「チーム サイト」は、主にプロジェクトや各部署など小チームの共同作業を目的としたサイトです。チームメンバーとドキュメントやスケジュールを共有するのに適しています。たとえば、新製品開発プロジェクトのためにチーム サイトを作成し、プロジェクトを計画したり、スケジュール・タスク・ドキュメントなどを共有しメンバーで共同作業を進めたりします。
「コミュニケーション サイト」は、全社向けの情報発信や、部門全体へのお知らせなどに利用され、ニュース・イベント・ドキュメントなどの情報を広く共有するのにぴったりです。少数の管理者が大勢に対して情報発信するもので、外部とのやりとりが想定される場合もコミュニケーション サイトが適しています。
「サブ サイト」は、既存のチーム サイトやコミュニケーション サイトの下に作成されるサイトです。上位サイトと同じテーマや設定を引き継ぎますが、独自のコンテンツや機能を追加できます。部署やプロジェクトの細分化された作業を管理するのに便利です。
チーム サイトの作成手順は次の通りです。
1. Edge の左上ワッフルメニュー（図中①）のアプリ一覧から SharePoint （図中②）を選択。
または、Microsoft 365 にサインインして SharePoint アプリを選択しても OK です。
※ Microsoft 365 ログインURL：https://login.microsoftonline.com/
2. 左上にある「+サイトの作成」（図中③）ボタンをクリック。
※「+サイトの作成」の表示されていない場合は、権限が付与されていない可能性があります。IT 管理者に確認してください。
3. 表示されるオプションから「チーム サイト」（図中④）を選択。
5. 使用したいテンプレート（図中⑤）を選択して、「テンプレートを使用」（図中⑥）をクリック。
※ここでは「標準チーム」を選択しています。
6. サイトの名前（半角英数字推奨）（図中⑦）、説明を入力（任意）します。
サイト名を英数字で入力した場合は、グループメールアドレス（図中⑧）とサイトアドレス（図中⑨）も自動で取得されます。「次へ」（図中⑩）をクリックします。
※日本語入力の場合は、別途設定が必要です。変更方法については、後述します。
7. 次にプライバシー設定（図中⑫）、言語（図中⑬）を選択し、「サイトの作成」（図中⑭）をクリック。プライバシーの設定は、サイトの権限設定のことです。パブリックは組織全体のユーザーがアクセスでき、プライベートは任意で設定したユーザーのみがアクセスできます。
8. 「サイトの所有者とメンバーの追加」画面が表示されたら、必要に応じてサイトメンバーを追加（図中⑮）していきます。メンバーの追加は後からでもできるので、スキップも可能です。
「完了」（図中⑯）をクリックするとサイトが作成されます。
コミュニケーション サイトの作成手順も、基本的にはチーム サイトの作成手順と同じ工程です。
1. Edge の左上ワッフルメニュー（図中①）のアプリ一覧から SharePoint（図中②）を選択。
または、Mちicrosoft 365 のポータルにサインインして SharePoint アプリを選択。
※ Microsoft 365 ログインURL：https://login.microsoftonline.com/
2. 左上にある「+サイトの作成」（図中③）ボタンをクリック 。
※「+サイトの作成」の表示されていない場合は、権限が付与されていない可能性があります。IT 管理者に確認してください。
3. 表示されるオプションから「コミュニケーション サイト」（図中④）を選択。
4. 使用したいテンプレート（図中⑤）を選択して「テンプレートを使用」（図中⑥）をクリック。
※ここでは「標準通信」を選択しています。
5. サイトの名前（半角英数字推奨）（図中⑦）、説明を入力（任意）します。
サイト名を英数字で入力するとサイトアドレス（図中⑧）が自動で取得されます。「次へ」（図中⑨）をクリックします。
※日本語入力の場合は、別途設定が必要です。変更方法については、後述します。
6. 次に言語（図中⑩）の選択をします。「サイトの作成」（図中⑪）をクリックするとサイトが作成されます。
サブ サイトの作成手順は次の通りです。
1. 作成したいサブサイトの親サイトにアクセスし、右上の歯車アイコン（設定）（図中①）をクリック。「サイトコンテンツ」（図中②）をクリックします。
2. サイドレールから「＋新規」（図中③）をクリックし、「サブサイト」（図中④）を選択。
サブ サイトの詳細を入力していきます。入力項目は次の通りで、必要事項を入力したら「作成」（図中⑤）をクリックしてください。
● タイトル（半角英数字推奨） 説明（任意）「作成」クリック後は、新しいサブサイトが作成されるのでコンテンツの追加などを行えます。
1. サイト名を変更したいサイトにアクセスし、右上の歯車アイコン（設定）（図中①）をクリック。「サイト情報」（図中②）をクリックします。
2. 「サイト名」（図中③）を日本語に再入力し、「保存」（図中④）をクリックします。
サイトを作成する際に必ずテンプレートを選択しますが、テンプレートを使用すると下記の画像のように「Home.aspx」というページとテンプレート名が入った「▲▲Home.aspx（ここでは、TopicHome.aspx）」が 2 つ作成されます。
また、ナビゲーションの「ホーム」は、「▲▲Home.aspx」が指定されているため、一見して「Home.aspx」は必要ないと思い削除してしまいたくなりますが、この「Home.aspx」はシステムからの自動作成のため削除してしまうと、サイトにアクセスが出来なくなりますので、注意してください。
社内ポータルサイトを作成し、運用を開始する際には、ユーザビリティやセキュリティ面を踏まえて次の5点をおさえておくとよいでしょう。
社員が必要とする情報やツールが提供されなければ、サイトの利用率と満足度は上がらず本末転倒になってしまいます。
そこで大事なのが、”目的の明確化”です。目的が明確であれば、ポータルサイトの設計・機能・コンテンツが組織ニーズに適合し、効果的に利用される可能性が高まります。また、具体的な目的設定があれば、サイトの効果測定もしやすくなります。
目的を明確にするためには、社員からのフィードバックを収集し、現状課題を特定することが大切です。費用対効果を測定し、必要に応じて改善策を講じることで、価値のあるポータルサイトを維持することができるでしょう。
SharePointでポータルサイトをゼロから構築した場合、運用ルールがバラバラになってしまいがちで、結局使われなくなってしまうことがあります。そのため、共通のテンプレート活用は意外と重要になります。
そこで実施したいのが、「ニュース投稿ページ」「部署別ダッシュボード」「承認申請リスト」などの共通のひな形の用意です。これを活用することで、各部署が同じフォーマットで運用できるようになり、「人事のページと営業のページで操作感が違う」といったような混乱を防げるでしょう。
実際、テンプレート未使用のポータルは利用率が下がることが分かっています。「作る手間＜使う手間」という逆転現象が発生しないよう、全社共通テンプレートの策定と徹底を心がけましょう。
社内ポータルサイトでは「誰が見られるか」を厳格に管理しないと、機密情報漏洩のリスクが急増します。
例えば、人事評価表や顧客契約書が「全社公開」になってしまうと、関係ない部署の社員が閲覧できてしまいます。SharePointではフォルダ単位・ファイル単位でアクセス権限を設定でき、「閲覧のみ」「編集不可」「ダウンロード禁止」といった細かい制御が可能です。
特に「継承設定を切る」ことが重要で、親フォルダが「全社公開」でも子フォルダを「人事部のみ」に制限できます。「閲覧履歴の監査ログ」で誰がいつアクセスしたかも追跡可能なので、不正アクセスの早期発見・証拠保全にも有効です。ポータルサイト運用では「公開前に必ず権限確認」を習慣化し、退職者・異動者の権限回収も忘れず徹底してください。
情報漏洩リスクを下げるには、アクセス制限に加えてファイルのダウンロード制御も適切に設定しておくことが大切です。
SharePointの「閲覧専用モード」や「印刷・ダウンロード禁止」設定を活用すれば、ブラウザ上でのみの確認となりファイルの持ち出しを物理的に防止することが可能です。
ダウンロード制御の最大の価値は「閲覧履歴の完全追跡」にあります。誰がどのファイルをいつ閲覧したかを100%記録でき、閲覧・操作履歴確認時にすぐに証拠確認ができます。
ポータルサイト運用では、「機密フォルダ全てにダウンロード制限」を初期設定として全フォルダに適用することをおすすめします。
社内でSharePointの浸透を図るためには、導入がスムーズにいくようにマニュアルを用意しておくとよいでしょう。マニュアルがあれば、IT部などに度々聞かなくても社員は自分で解決することができ、コンテンツの追加や更新を滞りなく行えるようになります。
SharePointは機能が非常に多いため、操作について不安に思う社員が多いと、なかなか浸透していきません。最初は大変ですが、全員が扱えるような支援もポータルサイト作成とあわせて行いましょう。音声入りの動画にして共有したり社内研修会を開催したりするなども有効です。
SharePointの基本機能を理解したら、次はさらに便利に活用する方法を知っておきましょう。
ここでは、実務で役立つ4つの活用事例をご紹介します。
SharePointのリスト更新をTeamsやPower Automateに連携させることで、情報見落としを防ぐことができます。
たとえば、「新規案件登録→営業部Teamsチャンネルへ自動投稿」「休暇申請→上司に自動承認依頼」といった業務が、Power Automateの3ステップ設定で実現します。
これにより、メール散乱や紙の承認フローをよりスムーズに行うことができるでしょう。
承認プロセスの自動化は、特に業務の効率化とヒューマンエラーの削減につながります。
Power Automateとの連携方法やエラーの対処法などは以下記事で詳しく解説しているのでぜひご覧ください。
▶関連記事：【Power Automate】SharePoint と連携したワークフロー自動化の始め方
SharePointのニュース機能を使えば、メールが埋もれる問題を解決し、全社・部署別の情報発信を効果的に行えます。Webパーツで画像やボタンを埋め込んだニュース投稿を作成すると、自動的にサイトトップページに表示され、社員がログインした瞬間に最新情報が目に入ります。
また、閲覧履歴追跡で「誰が未読か」も確認可能なため、人事評価や制度変更など重要な周知事項を確実に届けることができます。全社ニュース、部署別ニュースなどの使い分けもできるので、情報伝達がより容易になり、エンゲージメント向上にもつなげられるでしょう。
Power BIとSharePointと連携すれば、売上推移・KPI達成率・プロジェクト進捗をポータルトップページにグラフで埋め込んで、自動更新で常時最新情報を表示することができます。
これにより、「今この瞬間の数字」がワンクリックで確認できるため、「前月データで判断」「部署間で認識齟齬」といった問題を解消することができます。導入方法は次のとおりです。
全管理職が同じ最新データを共有することで、迅速な判断が可能になり、ポータルサイトが「経営情報の中枢」として機能するようになるでしょう。
SharePointの権限管理機能を使えば、「人事部は給与情報のみ閲覧」「役職者は編集可能」といった細かいアクセス制御を実現できます。部署や役職に応じて「閲覧のみ」「編集不可」「ダウンロード禁止」を階層的に設定できるため、機密情報が関係ない社員に漏れるリスクを大幅に削減することが可能です。
次を参考に設定すれば、「使えるポータルサイト」から「安全なポータルサイト」へと進化させることができるでしょう。
SharePointの活用事例については以下記事でも詳しく解説しているので合わせてご覧ください。
▶関連記事：【事例解説】SharePoint とは？社内ポータルの作成から他アプリ連携について紹介！
SharePointで社内ポータルサイトを構築する際、操作方法や設定で疑問が生じることもあるでしょう。
最後に、困ったときの解決方法をご紹介します。
SharePointに関する疑問や課題は、Microsoftのコミュニティフォーラムで質問することができるのです。世界中のユーザーや専門家が参加しており、具体的な解決策やベストプラクティスを共有しています。
また、日本語での情報交換も活発に行われており、同じような課題を抱えた他の企業の事例も参考にできます。検索機能を活用すれば、過去の質問と回答から解決策を見つけることも可能です。
ただし、実際に解決するのは自分や自社社員になってしまうため、自信がない場合は次の選択肢を選ぶことをおすすめします。
SharePointのポータルサイト構築は、機能は豊富ですが専門知識が必要で、初めての企業では「どこから始めればいいか分からない」状況に陥りがちです。また、前述のようにアドバイスを聞いても実装ができなかったという会社も珍しくありません。
そんなときには、構築支援サービスを利用すれば、自社に最適化されたポータルサイトを短期間で実現できます。
SGプラスでは、「SharePointポータルサイト構築支援サービス」を提供し、企画から運用研修まで一貫してサポートしています。貴社が実現したいことやデザインをしっかりヒアリングして解決策をご提案しており、これまで多くの企業のデジタル化を成功に導いてきました。ぜひこの機会に弊社サービスをご検討いただけますと幸いです。
SharePointを活用した社内ポータルサイトの作成は、社内情報共有のスピードも質も上がり、生産性の向上や業務改善につながります。また、組織全体のコミュニケーションも円滑にとれるようになるのも大きなメリットです。
しかし、ポータルサイトの作成には、目的の明確化、適切なテンプレートの選択、セキュリティ設定、社員への教育など、押さえるべきポイントがいくつかあります。これらを適切に実施することで、長く活用される価値あるポータルサイトを構築できるでしょう。
初めてで不安が残る場合は、ぜひSGプラスのSharePointポータルサイト構築支援サービスをご利用ください。豊富な経験・実績をもとに、貴社の課題解決をサポートさせていただきます。
SGプラスの詳しい事例やサービスにつきましては、下記よりご確認いただけますと幸いです。貴社のお手伝いができるのを楽しみにしております。
関連サービス：SharePoint ポータルサイト構築支援サービス