本記事では、SharePoint の導入をご検討中の企業担当者様向けに、「使いにくい」と指摘されがちな点について、具体的な理由とその対策、そして導入することによるメリットを分かりやすくご紹介いたします。
複雑とされる操作性やカスタマイズ性、検索機能、表示速度の各課題に対し、現場で実際に行われている改善策や活用方法を実例とともに解説し、最終的には SGプラスの豊富な導入事例を通して信頼のおけるソリューションをご提案いたします。この記事を通じ、SharePoint の利点と注意点を正しくご理解いただき、最適な導入判断の参考にしていただければ幸いです。
●この記事の目次
- SharePoint とは？基本機能を解説
1-1. SharePoint とは？基本機能を解説
1-2. SharePoint の基本機能 - SharePoint は使いにくいと言われる 4 つの理由と対処法
2-1. ①操作が難しい
2-2. ②カスタマイズが難しい
2-3. ③検索性能が低い
2-4. ④表示速度が遅い - SharePoint を導入する4つのメリット
3-1. ① Microsoft 製品との連携が簡単にできる
3-2. ②時間と場所に関係なく使用できる
3-3. ③高度なセキュリティ機能を備えている
3-4. ④ OneDrive との連携で効率的にデータ管理できる - SharePointe の活用方法
4-1. 社内 wiki
4-2. 社内ポータル
4-3. ワークフロー
4-4. 社内報
4-5. ファイル共有・共同編集 - SGプラスによる SharePoint の導入事例
5-1. エムエム建材株式会社様
5-2. 株式会社ブリヂストン様
5-3. 大塚ホールディングス株式会社様 - SharePoint に関するご相談はSGプラスまで！
SharePoint とは？基本機能を解説
企業内の情報共有や業務効率化のために、多くの企業で採用されている SharePoint について、本章では基本的な概念やその役割、運用上の特徴を丁寧にご紹介いたします。初めて SharePoint に触れる方でも、システム全体の概要と主要な機能を理解いただけるよう、分かりやすく解説いたします。
SharePointとは？
SharePoint は、Microsoft 社が提供するグループウェアの一環で、企業内でのドキュメント管理や情報共有、プロジェクトの進捗管理など多岐にわたる用途に対応するプラットフォームです。ユーザーは Web ブラウザを通してアクセスでき、各部署間の連携やコミュニケーションを円滑にするための仕組みが整えられております。
情報の階層構造や細かな権限設定により、必要な情報のみを安全に共有できる点が魅力ですが、その反面、初めて利用する際には操作方法や各種設定内容を把握するのに時間を要する場合がございます。システム自体の多機能さが、利用開始時の学習曲線を急にする一因ともなっております。
SharePoint の基本機能
SharePoint には、ドキュメント管理、チームサイト、リスト機能、ワークフローの自動化など、企業内のさまざまな業務プロセスを支援する基本機能が搭載されています。これにより、文書のバージョン管理やアクセス権限の詳細な設定、さらに各種申請・承認プロセスの自動化が可能となり、業務効率の向上が期待できます。
加えて、Office アプリとの連携を通して、Word やExcel、Outlook などの Microsoft 製品との統合運用が実現できるため、既存の IT 環境との相乗効果が得られやい点も大きな魅力です。利用者が目的に応じた機能を柔軟に組み合わせることで、企業独自の業務プロセスに最適なシステム構築が可能となります。
SharePoint は使いにくいと言われる 4 つの理由と対処法
SharePoint はその多機能性ゆえに、利用開始直後は「使いにくい」という声が聞かれることがありございます。本章では、特に指摘される操作性、カスタマイズ性、検索性能、表示速度の 4 つの課題について、その原因と現場で実践されている対処法をご紹介いたします。各課題に対する具体的な改善策を理解することで、導入後の運用面での不安を解消し、システムの効果的な活用につなげるための参考としていただければと存じます。
①操作が難しい
SharePoint は多機能である反面、ユーザーインターフェースが複雑になりやすく、初めての利用者には操作手順が直感的に理解しにくい面があります。特に、メニューや各種設定項目が細分化されているため、目的の機能を見つけ出すのに苦労するケースが見受けられます。
こうした操作の難しさに対しては、初期導入時に実施されるユーザートレーニングや、社内向けのマニュアル整備、さらには専門のサポート体制を活用することで、利用者の習熟度を向上させる対策が有効です。実際、多くの企業が定期的な研修やサポートセッションを実施することで、操作面の不安を軽減し、システムの円滑な運用を実現しております。
②カスタマイズが難しい
SharePoint は企業の業務プロセスに合わせた柔軟なカスタマイズが可能ですが、その自由度の高さが逆に運用面での難しさを生む要因となっています。企業ごとの独自要件に対応するため、専門知識を要するカスタマイズ作業が必要となり、担当者のスキルや経験によって運用のしやすさが大きく左右されることがございます。
高度なカスタマイズを実現する際には、プログラミングやシステム連携の知識が求められるため、外部パートナーの支援を受けるケースも多く見られます。こうした対策としては、初期設計時に将来の拡張性を見据えたシンプルなカスタマイズに留める戦略や、定期的なシステムメンテナンスの実施が推奨されます。
③検索性能が低い
SharePoint の検索機能は、大量のドキュメントや情報の中から必要なデータを抽出するための重要な役割を担っておりますが、設定次第では検索精度が十分に発揮されない場合があります。特に、メタデータの整理が不十分であったり、検索アルゴリズムの最適化が行われていない場合、目的の情報が埋もれてしまうことがしばしば指摘されています。
こうした問題に対しては、文書管理の段階からタグ付けや分類を徹底し、定期的に検索システムのチューニングを実施することで、検索精度の向上を図ることが有効です。現場では、専用ツールとの連携や、ユーザーからのフィードバックを活かした改善策が取り入れられております。
④表示速度が遅い
SharePoint の表示速度の低下は、大量のデータを扱うサイトや複雑なカスタマイズが施された環境で特に問題視される点です。ページの表示が遅延することで、利用者のストレスや業務効率の低下を招く恐れがあります。表示速度の問題は、サーバー負荷やネットワーク環境、さらにはブラウザ側のキャッシュ設定など、複数の要因が絡み合って発生することが多いです。
対策としては、サーバーの性能向上やネットワーク環境の最適化、さらには画像やスクリプトの軽量化といった技術的な改善策が求められます。企業では、定期的なパフォーマンスチェックと専門家によるシステム診断を行い、安定した表示環境の維持に努めております。
SharePoint を導入する4つのメリット
SharePoint は一見使いにくいと感じられる部分もございますが、実際に導入することで多くのメリットを享受することができます。本章では、Microsoft 製品との連携の容易さ、時間と場所を選ばない利用環境、高度なセキュリティ機能、そして OneDrive との連携による効率的なデータ管理という4つの大きなメリットに焦点を当て、それぞれの特徴と具体的な効果について解説いたします。
これらのメリットは、企業の業務効率向上と情報管理の最適化に直結するため、導入検討時の大きな判断材料となります。
① Microsoft 製品との連携が簡単にできる
SharePoint は Microsoft のエコシステム内で構築されており、Word、Excel、Outlook、Teams などの主要な Microsoft 製品とシームレスに連携できる点が大きな魅力です。これにより、日常業務において既存のOfficeツールをそのまま活用でき、文書の共同編集や情報の一元管理が容易になります。
ユーザーは慣れ親しんだ操作環境を維持しながら、複雑な連携作業を意識することなくシステム全体の統合運用が可能となります。結果として、企業全体の生産性向上と意思決定の迅速化に寄与する環境が整備されるのです。
②時間と場所に関係なく使用できる
クラウドベースで提供される SharePoint は、インターネット環境さえあればオフィス外からでも利用可能です。これにより、在宅勤務や出張先、さらには海外拠点との情報共有もスムーズに行えるため、柔軟な働き方を実現する上で大変有用です。
スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末にも対応しており、常に最新情報へのアクセスが保証されるため、急な業務変更やトラブル時にも迅速な対応が可能となります。こうした環境は、働き方改革を進める企業にとって大きな利点となります。
③高度なセキュリティ機能を備えている
SharePoint は、企業の重要情報を安全に管理するための高度なセキュリティ機能を標準搭載しています。細かなアクセス権限の設定や、データの暗号化、多要素認証といった対策により、不正アクセスや情報漏洩のリスクを大幅に低減することができます。
さらに、定期的なセキュリティアップデートと監査ログの取得により、コンプライアンスを厳守した運用が実現されます。これらの機能は、情報管理に対する企業の信頼性を高め、安心してシステムを利用するための基盤となっています。
④ OneDrive との連携で効率的にデータ管理できる
SharePoint は OneDrive との密接な連携により、ファイルの保存・共有・共同編集がシームレスに行えるため、データ管理の効率化に大きく寄与します。ユーザーはクラウド上で最新のデータを常に共有でき、バージョン管理機能により過去の編集履歴を簡単に参照することが可能です。
これにより、誤操作によるデータ消失リスクを軽減し、複数デバイス間でのスムーズな情報更新が実現されます。結果として、業務プロセスの透明性が向上し、チーム全体の連携が強化される仕組みとなっています。
SharePoint の活用方法
SharePoint はその柔軟な機能性を生かし、単なるドキュメント管理ツールに留まらず、様々な業務シーンで効果的に活用することが可能です。本章では、社内 wiki、社内ポータル、ワークフロー、社内報、そしてファイル共有・共同編集といった具体的な利用事例を通して、企業内での情報共有と業務改善にどのように寄与するかを解説いたします。各活用方法の特性を把握することで、企業独自の運用方法を模索する上でのヒントとなるでしょう。
社内 wiki
SharePoint を社内 wiki として活用することで、各部署の知見や業務マニュアル、FAQ などを一元管理し、従業員全員が容易に情報にアクセスできる環境が整います。情報の更新履歴が残るため、常に最新の知識が共有され、ナレッジマネジメントの基盤として機能します。
社内教育や新人研修の際にも有用であり、属人化を防ぐとともに業務の標準化に大きく貢献します。利用者同士の意見交換やフィードバックを反映することで、継続的な情報改善が促進される仕組みとなっております。
社内ポータル
SharePoint を活用して構築する社内ポータルは、全社的な情報共有のハブとして機能します。最新の社内ニュース、イベント情報、各種申請フォームなどを一箇所に集約することで、従業員が必要な情報に迅速にアクセスできる環境が実現されます。
個々の部署やユーザーごとにカスタマイズ可能な表示設定により、情報の優先順位が明確になり、業務効率が向上する効果が期待できます。ポータルサイトは、社内コミュニケーションの活性化にも寄与しており、組織全体の一体感を高めるツールとして注目されています。
ワークフロー
SharePoint のワークフロー機能を利用することで、各種申請や承認プロセスを自動化し、手作業によるミスや遅延を大幅に削減することが可能です。
例えば、経費精算や休暇申請などの業務プロセスを自動化することで、担当者の負担が軽減され、業務全体のスピードアップが図られます。直感的な操作でフローを構築できるため、専門的な知識がなくても一定の自動化が実現でき、プロセスの透明性向上にもつながっています。
社内報
SharePoint を利用して作成する社内報は、各部署の活動報告や経営層からのメッセージ、従業員の表彰など、社内の多様な情報を一元的に配信するツールとして活用できます。Web 上で閲覧可能な形式で配信することで、紙媒体に代わり迅速な情報伝達が可能となり、社員間のコミュニケーションが活性化されます。
定期的な更新により、組織全体の動向や社内文化の共有が促進され、従業員のエンゲージメント向上に寄与する取り組みとして評価されています。
ファイル共有・共同編集
SharePoint のファイル共有機能は、複数のユーザーが同時に文書を編集できる環境を提供し、チーム内での情報共有を円滑にします。バージョン管理やアクセス権限の細かな設定により、ドキュメントの誤操作や情報漏洩を防止しつつ、最新データの共有が可能となっています。
リモートワーク環境下でも、各自が安全かつ効率的に作業を進められる仕組みが整備されており、企業全体の業務プロセスの最適化に大きく貢献しています。
SGプラスによる SharePoint の導入事例
SGプラスは、企業向け IT ソリューションの専門パートナーとして、SharePoint の導入支援および運用最適化に豊富な実績を有しております。本章では、実際にSGプラスがサポートしたエムエム建材株式会社様、株式会社ブリヂストン様、そして大塚ホールディングス株式会社様の導入事例をご紹介し、各社が抱えていた課題とその解決策、そして導入後の効果について詳しく解説いたします。これらの事例は、SharePoint 導入における具体的な成功パターンとして、同様の課題を抱える企業様への貴重な参考情報となることでしょう。
エムエム建材株式会社様
エムエム建材株式会社様では、紙ベースの業務からの脱却と効率的な情報共有を目的に SharePoint を導入されました。SGプラスの支援を受け、初期の操作研修やカスタマイズの設計を徹底することで、従業員がシステムに早期に慣れ、業務プロセスの自動化とドキュメント管理の一元化に成功されました。その結果、各部署間での情報共有が飛躍的に向上し、業務効率化とコスト削減に大きく寄与する成果を上げました。
株式会社ブリヂストン様
株式会社ブリヂストン様は、グローバルな業務環境の中で、各拠点との情報共有と業務プロセスの標準化を図るために SharePoint を採用されました。SGプラスの専門的なコンサルティングを活用し、各国の現場のニーズに合わせたカスタマイズを実施。結果として、社内ポータルやワークフローの自動化を通じた運用効率の向上が実現し、グローバル規模での迅速な意思決定と連携体制の強化につながったと評価されています。
大塚ホールディングス株式会社様
大塚ホールディングス株式会社様では、分散して管理されていた各部署の情報を統合するため、SharePoint の導入を進められました。SGプラスの支援の下、各部署の業務フローに合わせたシステム統合とカスタマイズを行い、ドキュメント管理や社内コミュニケーションの一元化を実現されました。導入後は、社内全体の情報活用が効率化され、迅速な意思決定と業務改善に寄与する仕組みが整えられ、企業成長の基盤として高く評価されています。
SharePoint に関するご相談はSGプラスまで
SGプラスは、企業の業務改善と情報共有を最適化するために SharePoint の導入から運用までを一貫して支援する信頼できるパートナーです。豊富な実績と専門知識を生かし、各企業の固有の課題に合わせた最適なソリューションを提供しています。企業のニーズを細かく分析し、業務フローの効率化や情報共有の円滑化を実現するためのカスタマイズされた SharePoint 環境を構築します。導入後も継続的なサポートを提供し、システムの安定稼働と最大限の活用をサポートいたします。
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