SharePoint での社内ポータルサイト作成は無料テンプレート活用がおすすめ！作成する手順は？

企業内での情報共有や業務の効率化がますます求められる今、社内ポータルサイトの活用は欠かせないものになってきています。中でも、Microsoft が提供する「SharePoint（シェアポイント）」は、専門的な知識がなくても直感的に社内ポータルを作れるツールとして、多くの企業に注目されています。

とはいえ、「SharePoint って何ができるの？」「どんなメリットがあるの？」「導入するにはお金がかかるの？」といった疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

本記事では、SharePoint の基本的な機能や OneDrive との違い、費用面などを詳しく解説したうえで、実際に社内ポータルを作る方法、そして無料で使えるテンプレートの活用法まで、わかりやすくご紹介します。導入を検討中のご担当者の方や、これから初めて触れる方にも参考になる内容になっていますので、ぜひ最後までご覧ください。

●この記事の目次

1. Share Point のテンプレートを紹介！
   1-1. リストテンプレート
   1-2. サイトテンプレート
   1-3. ページテンプレート
2. SharePoint でテンプレートを使うメリットとは？
3. 【種類別】SharePoint の独自テンプレートの作り方を解説！
   3-1. リストテンプレート
   3-2. サイトテンプレート
   3-3. ページテンプレート
4. テンプレートが作成できない時の対処法とは？
   4-1. 権限を確認する
   4-2. サイト機能の設定を確認する
   4-3. サイトの種類を見直す
   4-4. PowerShell または PnP テンプレートを活用する
   4-5. ブラウザやキャッシュの問題を確認する
   4-6. 管理者・IT 部門に問い合わせる
5. SharePoint は何ができる？ OneDrive との違いや費用も解説
   1-1. SharePoint とは？
   1-2. SharePoint は何ができる？
   1-3. SharePoint と OneDrive との違い
   1-4. SharePoint の費用
6. SharePoint での社内ポータルサイト作成は無料テンプレート活用がおすすめ
7. SharePoint で社内ポータルサイトを作成する際の 3 つのポイント
   5-1. ①ダウンロードの制御機能を活用する
   5-2. ② OneDrive に同期する
   5-3. ③マニュアルを作る

8. SharePoint についてのご相談はSGプラスに

SharePoint のテンプレートを紹介！

SharePoint には、業務効率を大幅に高めるためのテンプレート機能が用意されています。テンプレートとは、あらかじめ定義された構成やデザイン、設定を使って新しいコンテンツを素早く作成できる仕組みのことです。

ここでは、SharePoint で利用できる主なテンプレートの種類を紹介し、それぞれの特徴を分かりやすく解説します。

リストテンプレート

リストテンプレートは、タスクや在庫、顧客情報などのデータを表形式で管理する際に便利なテンプレートです。SharePointでは「To Do リスト」や「イベント管理リスト」など、すぐに使える定型リストが多数用意されています。

これを使えば、必要な列構成やデータ形式があらかじめ設定された状態でリストを作成できるため、ゼロから項目を設計する手間が省けます。また、カスタマイズ性も高く、自分の業務に合わせて列の追加やビュー設定の変更も簡単に行え便利です。

たとえば営業チームなら「商談進捗リスト」、人事部門なら「採用候補者管理リスト」といった形で、目的に応じてリストテンプレートを使い分けることができます。定型的なデータ管理を効率化したい場合には、リストテンプレートの活用が非常に有効です。

サイトテンプレート

ページテンプレート

ページテンプレートは、SharePoint の Web ページを作成する際に使用するテンプレートで、社内報やプロジェクト報告ページなどに適しています。

デザインやレイアウト、コンテンツブロックの構成があらかじめ定義されているため、ページ作成のスピードが格段に向上します。

たとえばニュース記事用のテンプレートを利用すれば、見出し・本文・画像セクションが整った状態でページを作成でき、レイアウト崩れの心配もありません。また、ブランドカラーやフォントなどを統一しておけば、企業全体のデザインガイドラインにも準拠したページを誰でも簡単に作成できます。

ページテンプレートを活用することで、社内広報や情報共有の質を高めつつ、作成者のスキルに依存しない安定したページ作成が可能になります。

SharePoint でテンプレートを使うメリットとは？

【種類別】SharePoint の独自テンプレートの作り方を解説！

SharePoint の魅力の一つは、標準テンプレートだけでなく「独自テンプレート」を自由に作成できる点です。独自テンプレートを使えば、企業の業務プロセスやチームの運用スタイルに合わせた構成を保存し、次回以降も同じ設定で簡単に新規作成ができます。

ここでは、リスト・サイト・ページの 3 種類に分けて、実際の作成手順とポイントを詳しく紹介します。

リストテンプレート

リストテンプレートは、SharePoint で最も活用頻度の高いテンプレートの一つと言えます。

まず、カスタマイズ済みのリストを開き、右上の「設定」アイコンから「リストの設定」を選択し、「テンプレートとして保存」というメニューをクリックしてください。このとき、「コンテンツを含める」にチェックを入れることで、現在登録されているサンプルデータを含めた状態でテンプレート化することができます。

Power Automate や Power Apps と組み合わせることで、より高度な自動化やフォームのカスタマイズも行えます。入力作業の自動化や承認フローの連携を実現すれば、業務スピードの向上と人的ミスの削減が同時に叶うでしょう。

サイトテンプレート

サイトテンプレートで独自のサイトテンプレートを作成しておけば、レイアウト・ナビゲーション・アクセス権限などを毎回設定する必要がなく、統一された環境を迅速に構築できます。

作成手順としては、まず既存のサイトで構成を整え、必要なドキュメントライブラリやリスト、Web パーツを配置しましょう。その後、「サイト設定」メニューから「サイトをテンプレートとして保存」を選択します。これにより、今の構成をそのままテンプレート化でき、新しいサイト作成時に再利用が可能です。

ただし、モダンサイトでは従来のクラシックサイトと異なり、一部の設定（ナビゲーション構造やページレイアウトなど）がテンプレートに反映されないことがあります。その場合は、PnP（Patterns and Practices）テンプレートや PowerShell スクリプトを活用すると、より柔軟にカスタマイズできます。

ページテンプレート

ページテンプレートを利用すれば、ページ構成をゼロから作る手間が省け、誰でも統一感のあるレイアウトを簡単に作成可能です。

手順としては、まず既存のページを開き、デザインやレイアウトを整えてから、上部メニューの「テンプレートとして保存」を選択します。これにより、そのページの構成が再利用可能になり、新規ページ作成時に「テンプレートから作成」を選べば、同じ構成でページを作成できるのです。

ページテンプレートの活用によって、社内の情報発信に一貫性が生まれるという利点があり、たとえば「ニュース記事用」「イベント報告用」「部門レポート用」といった複数のテンプレートを作成しておけば、担当者が変わってもデザインが崩れず、読みやすいページを維持できます。

画像・テキストブロック・リンク構成などを統一することで、ブランドイメージの統一にもつながります。Power Automate と連携すれば、テンプレートを使ったページ作成後に自動で通知を出す仕組みも構築できるでしょう。

テンプレートが作成できない時の対処法とは？

SharePoint でテンプレートが作成できない場合、いくつかの原因とそれに対応する解決策があります。設定の不備や権限不足など、ちょっとしたポイントで機能が制限されていることも多いため、以下の手順で一つずつ確認していきましょう。

① 権限を確認する

テンプレート作成機能は、基本的に「サイト所有者」または「管理者権限」を持つユーザーしか利用できません。

自分の権限レベルが「編集者」や「閲覧者」になっていないかを確認し、必要であれば管理者に昇格を依頼しましょう。

② サイト機能の設定を確認する

モダンサイトでは、「テンプレートとして保存」機能が無効化されている場合があります。
以下の手順で有効化を試してみてください。

1. 「サイト設定」→「サイト機能の管理」を開く
2. 「テンプレートの保存」または「サイトのカスタマイズ」を有効にする
3. ページを再読み込みして再度保存を試す
   
   

③ サイトの種類を見直す

一部のモダンサイトではテンプレート機能が制限されていることがあります。もし、保存ボタン自体が表示されない場合は、以下の対応を行うとよいでしょう。

1. クラシックサイトでテンプレートを作成してみる
2. PnP テンプレートを使ってエクスポート・インポートを行う
3. SharePoint 管理センターでテンプレート機能を有効化する 

④ PowerShell または PnP テンプレートを活用する

管理者権限がある場合は、PowerShell スクリプトや PnP（Patterns and Practices）テンプレートを使ってサイト構成を保存・展開できます。特に PnP テンプレートは、サイト全体をXML形式でバックアップできるため、他サイトへの複製も容易です。

⑤ ブラウザやキャッシュの問題を確認する

ブラウザのキャッシュや拡張機能が影響して、保存操作がうまく動作しないこともあります。

以下の方法を試してみてください。

1. シークレットモードで再試行する
2. 別のブラウザ（Edge / Chrome など）を使用する
3. キャッシュと Cookie を削除して再ログインする 

⑥ 管理者・IT 部門に問い合わせる

上記の方法で解決しない場合は、システム管理者や IT 部門に問い合わせ、テンプレート機能が組織全体で制限されていないかを確認します。特に Microsoft 365 のテナント設定で制御されている場合、自分では変更できないこともあるでしょう。

これらの対処法を順に試すことで、テンプレートが作成できない原因を特定しやすくなります。基本的には「権限・設定・サイト構造」の 3 つを見直すのが解決の近道です。

SharePoint は何ができる？ OneDrive との違いや費用も解説

社内ポータルを作成する際に多くの企業が注目しているのが「SharePoint」です。Microsoft 365（旧 Office 365）の一部として提供されているこのサービスは、ただのファイル共有ツールにとどまらず、組織全体の情報基盤としてさまざまな役割を果たしてくれます。

ここでは、SharePoint が具体的にどんなことができるのか、よく比較される「OneDrive」との違い、そして気になる導入費用について、順を追って解説していきます。

SharePoint とは

SharePoint は Microsoft が提供する Web ベースのプラットフォームで、社内向けの情報共有サイトやプロジェクト管理、ファイルストレージなどを一元管理できるシステムです。
Microsoft 365 の一部として利用することができ、インターネットに接続できる環境であればどこからでもアクセス可能です。

SharePoint は、企業の業務効率を向上させるための様々な機能を備えており、情報を整理して共有しやすくするだけでなく、部門ごとに異なる情報ニーズにも対応できます。アクセス権限も柔軟に設定できるため、情報漏洩のリスクを抑えつつ、安全に運用することができます。

SharePoint は何ができる

SharePoint の魅力は、社内の情報共有だけにとどまりません。ドキュメントの一元管理、プロジェクトの進捗管理、ワークフローの自動化、社内ニュースの発信、掲示板の設置など、多岐にわたる機能があります。特に、複数の部署が関わるプロジェクトでは、SharePoint 上でドキュメントを共同編集したり、進行状況を可視化したりすることで、業務の透明性と効率が大幅に向上します。

また、Microsoft Teams や Outlook など、他の Microsoft 365 製品との連携もスムーズで、業務の一元管理が可能になります。これにより、業務の属人化を防ぎ、情報共有のスピードも格段に上がります。

SharePoint と OneDrive との違い

一見似ている SharePoint と OneDrive ですが、用途には明確な違いがあります。OneDrive は主に個人のファイル保存・共有に適したクラウドストレージです。一方、SharePoint はチームや組織全体での情報共有や業務管理に向いており、複数人での共同作業や情報発信に強みがあります。

例えば、OneDrive では主に個人作業や一部のメンバーとのファイル共有に使用されますが、SharePoint では社内全体に向けたポータルサイトの構築やプロジェクトごとのファイルライブラリの設置など、より広範な情報管理が可能です。

SharePoint の費用

SharePoint は Microsoft 365 の各種プランに含まれており、一般的なビジネス用途であれば「Microsoft 365 Business Standard」や「Microsoft 365 E3」といったプランに組み込まれています。単体でもSharePoint Online Plan 1やPlan 2として提供されており、必要に応じて選ぶことができます。

Plan 1 では基本的なファイル共有やチームサイトの作成が可能で、Plan 2 ではより高度な検索機能や eDiscovery（電子証拠開示）機能などが追加されます。企業規模や目的に応じて最適なプランを選ぶことで、無駄なコストをかけずに導入することができます。

※参考サイト：Microsoft 公式サイト
一般法人向け Microsoft 365 のプランと価格 ｜SharePoint Online のオプションの比較

SharePoint での社内ポータルサイト作成は無料テンプレート活用がおすすめなのか？

SharePoint の最大の魅力のひとつは、用途に応じてすぐに使える豊富なテンプレートが用意されている点です。これにより、専門的な Web デザインやシステム開発の知識がなくても、直感的な操作だけで短時間で高品質な社内ポータルを構築することが可能になります。

たとえば「コミュニケーションサイト」や「チームサイト」など、目的に応じたレイアウトと構造があらかじめ整っているため、導入初期の設計に悩む時間を大きく削減できます。

さらに、これらのテンプレートはただの「使い捨ての雛形」ではありません。各部門の業務内容や運用スタイルに応じて柔軟にカスタマイズできるのも大きな特長です。営業部門であれば、営業資料の共有や週報・日報の提出を円滑に行えるような構成にしたり、IT 部門であれば、システムメンテナンス情報やよくある質問（FAQ）をまとめ、従業員からの問い合わせを減らすような設計も可能です。

このように、SharePoint は単なる「情報の置き場」ではなく、業務効率を高めるための戦略的なプラットフォームとして活用することができます。

また、無料で利用できるテンプレートも多く提供されており、初期導入コストを抑えながらも高機能なポータルサイトを実現できる点も見逃せません。ゼロからすべてを構築するのではなく、あらかじめ用意されたベースをもとに手を加えていくことで、時間・工数・コストを効率的に節約しつつ、デザイン性と使いやすさを兼ね備えた自社専用のサイトを仕上げることが可能です。

このように、SharePoint のテンプレート機能は、導入のしやすさ・カスタマイズ性・コスト削減の 3 つの観点から、企業にとって非常に大きな価値をもたらしてくれる要素となっています。

SharePoint で社内ポータルサイトを作成する際の 3 つのポイント

ポータルサイトを作成するだけでは、利用者にとって「使いやすい」「役に立つ」と感じてもらうことは難しいかもしれません。実際の運用において、情報の管理やユーザー体験を高めるためにはいくつかの工夫が必要です。ここでは、SharePoint でのポータルサイト運用を成功させるための重要な 3 つのポイントをご紹介します。

①ダウンロードの制御機能を活用する

社内ポータルには重要な社外秘の資料や個人情報を含むドキュメントがアップロードされることも多いため、情報漏洩対策は非常に重要です。

SharePoint には、特定のユーザーに対してダウンロード制限を設ける機能があります。

たとえば、「閲覧のみ可」のアクセス権限を設定することで、情報の閲覧はできてもローカルに保存されないようにすることが可能です。

また、IRM（情報権利管理）を利用すれば、ファイルに閲覧期限を設定したり、印刷を禁止するなど、より細かな制御ができます。これにより、セキュリティ面での安心感を高めつつ、安全な情報共有が実現できます。

② OneDrive に同期する

SharePoint と OneDrive は連携させることで、より便利にファイル管理を行うことができます。たとえば、チームサイトのドキュメントライブラリを OneDrive と同期させることで、ローカルフォルダのようにファイルを操作できるようになります。

これにより、オフライン環境でもファイルにアクセスでき、インターネット接続時に自動的に同期されるため、業務効率が大幅に向上します。特に出張やリモートワークが多い社員にとっては、日常的な作業がよりスムーズになります。さらに、OneDrive 経由でのバージョン管理や復元機能を活用することで、誤って削除してしまったデータの復旧も簡単に行えます。

③マニュアルを作る

社内ポータルを最大限活用するためには、利用者全員が操作方法やルールを理解していることが前提です。そのため、ポータルサイトの利用マニュアルを用意することはとても重要です。

マニュアルには、サイトの基本的な使い方（閲覧・投稿・検索など）はもちろん、ファイルのアップロード手順やルール、禁止事項などを明記しましょう。動画やスクリーンショットを活用すれば、さらにわかりやすくなります。新入社員の研修資料としても活用できるため、一度整備しておくと長期的に役立ちます。

また、マニュアルは一度作ったら終わりではなく、サイトの構成変更や機能追加のタイミングで随時更新していくことが重要です。常に最新の情報を反映させることで、誰もが安心してポータルサイトを使いこなせる環境を整えることができます。

SharePoint についてのご相談はSGプラスに

ここまで、SharePoint を活用して社内ポータルサイトを構築する際の基本的な流れや、便利な無料テンプレートの紹介、さらに作成時のポイントについて詳しく解説してきました。SharePoint は、単なるファイル共有ツールにとどまらず、社内コミュニケーションのハブとなる情報基盤として非常に優れたプラットフォームです。

無料テンプレートを活用することで、初めての方でもスムーズに構築でき、自社にあった使いやすいポータルサイトを実現できます。また、セキュリティやユーザーの利便性を考慮した設計や運用によって、社内全体の業務効率や情報共有の質を高めることができます。

「便利そうだけど、うちの会社に合うか不安」「導入後の運用まで見据えたアドバイスがほしい」そんなときに頼れるのが、SharePoint 導入支援のプロフェッショナルです。

SGプラス株式会社では、SharePoint 導入支援や社内ポータル構築のサポートを行っています。初期設計からテンプレート選定、導入後の運用サポートまでトータルで対応しております。皆様の業務に最適な形で、SharePoint をフル活用したいとお考えの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

関連サービス：SharePoint ポータルサイト構築支援サービス