SharePoint を日常的に使用する際、毎回ブラウザからアクセスするのは時間がかかるものです。特に複数のチームサイトやドキュメントライブラリを頻繁に利用する場合、効率的なアクセス方法が求められます。そこで便利なのがショートカット機能です。
SharePoint のショートカットを作成することで、デスクトップや OneDrive から直接必要なファイルやフォルダにアクセスできるようになります。これにより、作業効率が大幅に向上し、チームメンバーとの情報共有もスムーズになります。
本記事では、SharePoint のショートカットを作成する具体的な方法から、削除時の注意点まで、実践的な内容を詳しく解説します。
●この記事の目次
- SharePoint のショートカットを作成する方法【PC のデスクトップ上】
1-1. ①歯車マークとサイト コンテンツをクリック
1-2. ②ドキュメントライブラリをクリック
1-3. ③共有アイコンをクリック
1-4. ④リンクのコピーをクリック
1-5. ⑤デスクトップ上で右クリック
1-6. ⑥リンクを貼り付け
1-7. ⑦任意のショートカット名を入力 - SharePoint のショートカットを作成する方法【OneDrive 内】
2-1. ① OneDrive へのショートカットの使いをクリック
2-2. ②フォルダの場合 - SharePoint のショートカットを削除する際の注意点
3-1. PC のデスクトップ上に作成した場合
3-2. OneDrive 内に作成した場合 - SharePoint のショートカットを追加できない場合はどうする？
- SharePoint の導入でお悩みの方はSGプラスへ
SharePoint のショートカットを作成する方法【PC のデスクトップ上】
PC のデスクトップ上に SharePoint のショートカットを作成する方法は、日常的に SharePoint を使用する方にとって非常に便利な機能です。デスクトップにショートカットがあることで、ブラウザを開いてから SharePoint サイトにアクセスする手間が省け、すぐに必要なドキュメントにアクセスできるようになります。
この方法は特に、複数のプロジェクトを同時に進行している場合や、頻繁に特定のドキュメントライブラリを参照する必要がある場合に威力を発揮します。
①歯車マークとサイト コンテンツをクリック
SharePoint サイトにアクセスしたら、まず画面右上に表示されている歯車マークを探してクリックします。この歯車マークは設定メニューへのアクセスポイントとなっており、SharePoint の様々な機能にアクセスするための重要な入口です。
歯車マーク（図中①）をクリックすると、ドロップダウンメニューが表示されますので、その中から「サイト コンテンツ」（図中②）という項目を見つけてクリックしてください。
サイト コンテンツは、その SharePoint サイト内に含まれているすべてのライブラリやリストを一覧で確認できる画面へと導いてくれます。この操作により、サイト内の構造を把握しやすくなり、目的のドキュメントライブラリを効率的に見つけることができるようになります。
②ドキュメントライブラリをクリック
サイト コンテンツ画面が表示されたら、次にショートカットを作成したいドキュメントライブラリを選択します。通常、SharePoint サイトには複数のドキュメントライブラリが存在しており、それぞれが異なる目的やプロジェクトに使用されています。
目的のドキュメントライブラリ（図中③）の名前をクリックすることで、そのライブラリの内容を確認できる画面に移動します。
ドキュメントライブラリには、チームで共有するファイルやフォルダが整理されて格納されており、プロジェクトの進行状況に応じて様々な種類のドキュメントが保存されています。
適切なドキュメントライブラリを選択することで、後々のアクセス効率が大きく向上しますので、目的に合ったライブラリを慎重に選択することが重要です。
③共有アイコンをクリック
ドキュメントライブラリ画面に移動したら、ショートカットを作成したいファイルやフォルダ（図中④）を選択し、共有アイコン（図中⑤）をクリックします。この共有アイコンは、通常「同期」や「共有」などの機能と並んで配置されており、外部へのリンクやショートカット作成に関連する機能を提供しています。
矢印アイコンの左側にある三点リーダー「…」をクリックすると、様々な共有オプションを含んだメニューが開きます。
このメニューには、リンクの共有、埋め込みコードの生成、そしてリンクのコピーなど、SharePoint コンテンツを他の場所で活用するための機能が含まれています。矢印アイコンの位置は、使用しているブラウザや SharePoint のバージョンによって若干異なる場合がありますが、通常は直感的に分かりやすい場所に配置されています。
④リンクのコピーをクリック
共有アイコンをクリックして表示されたメニューの中から、「リンクのコピー」（図中⑥）という項目をクリックします。この操作により、選択したファイルへの直接リンクがクリップボードにコピーされます。
コピーされるリンクは、そのファイルに直接アクセスできる URL となっており、ブラウザのアドレスバーに貼り付けることで、いつでもそのライブラリにアクセスできるようになります。
この機能は、SharePoint の強力な共有機能の一部であり、チームメンバー間でのコラボレーションを促進するための重要な要素です。リンクがコピーされると、通常は画面上に確認メッセージが表示され、コピー操作が正常に完了したことを知らせてくれます。
⑤デスクトップ上で右クリック
SharePoint のリンクをコピーしたら、次にデスクトップ上の空いている場所で右クリックします。デスクトップ上で右クリックすることで、Windows の標準的なコンテキストメニューが表示されます。
このメニューには、新しいフォルダの作成、ファイルの並び替え、デスクトップのカスタマイズなど、様々なオプションが含まれています。
デスクトップ上で右クリック（図中⑦）して表示されたコンテキストメニューの中から、「新規作成」（図中⑧）をクリックし「ショートカット」（図中⑨）という項目を選択してクリックします。
右クリックする場所は、既存のアイコンやファイルが配置されていない空白の領域を選択することが重要です。適切な場所で右クリックすることで、必要なメニューオプションが正しく表示され、次のステップに進むことができます。デスクトップ上での右クリック操作は、Windows 環境での基本的な操作の一つであり、多くのユーザーにとって馴染みのある操作です。
⑥リンクを貼り付け
先述した操作により、先ほどコピーした SharePoint ドキュメントライブラリへのリンクが、デスクトップ上にショートカットファイルとして作成されます。貼り付け操作が完了すると、デスクトップ上に新しいショートカットアイコンが表示されます。
ポップアップ表示された入力欄に URL（図中⑩）を貼り付け、「次へ」（図中⑪）をクリックします。
このアイコンは通常、SharePoint のロゴや矢印マークが付いたアイコンとして表示され、他のファイルやフォルダと区別できるようになっています。作成されたショートカットをダブルクリックすることで、ブラウザが自動的に開き、指定した SharePoint ドキュメントライブラリに直接アクセスできるようになります。
⑦任意のショートカット名を入力
最後に、作成されたショートカットに分かりやすい名前（図中⑫）を付け、「完了」（図中⑬）をクリックします。デフォルトでは、SharePoint サイトの元の名前や URL の一部が使用されることが多いですが、日常的に使用する際により識別しやすい名前に変更することをお勧めします。
ショートカットアイコンを右クリックして「名前の変更」を選択するか、アイコンを選択してF2キーを押すことで、名前の編集モードに入ることができます。
プロジェクト名や部署名、使用目的などを含めた具体的な名前を付けることで、複数の SharePoint ショートカットがある場合でも、目的のものを素早く見つけることができます。例えば、「営業部_月次報告書」や「プロジェクト A_共有ドキュメント」など、内容が一目で分かる名前を付けることが効果的です。
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SharePoint のショートカットを作成する方法【OneDrive 内】
OneDrive 内に SharePoint のショートカットを作成する方法は、クラウドベースでの作業環境を重視する現代のビジネスシーンにおいて、非常に重要な機能です。OneDrive 内にショートカットを作成することで、個人のクラウドストレージ空間からチームの共有リソースに直接アクセスできるようになり、作業効率が大幅に向上します。
この方法は特に、リモートワークやハイブリッドワークが一般的になった現在において、場所を選ばずにチームリソースにアクセスする必要がある場合に非常に便利です。
① OneDrive へのショートカットの追加をクリック
SharePoint サイトのドキュメントライブラリにアクセスしたら、画面上部のメニューバーから「OneDrive へのショートカットの追加」（図中①）というオプションを探してクリックします。
このオプションは、SharePoint と OneDrive の統合機能の一部として提供されており、シームレスなクラウド体験を実現するための重要な機能です。
メニューの位置は、使用しているSharePointのバージョンやテナントの設定によって若干異なる場合がありますが、通常は「同期」や「ダウンロード」などの機能と並んで配置されています。この機能を使用することで、SharePoint の共有リソースを個人の OneDrive スペースから直接アクセスできるようになり、ファイル管理の効率性が大幅に向上します。
OneDrive へのショートカット追加は、チームコラボレーションと個人の作業効率を両立させるための優れた方法です。
②フォルダの場合
特定のフォルダに対してショートカットを作成する場合は、少し異なる手順が必要になります。
SharePoint サイト内の特定のフォルダにアクセスし、そのフォルダ（図中②）を選択した状態で三点リーダー「…」（図中③）をクリックし、「OneDrive へのショートカットの追加」（図中④）機能を使用します。フォルダレベルでのショートカット作成は、プロジェクト別やカテゴリ別に整理されたコンテンツに効率的にアクセスしたい場合に特に有効です。
フォルダのショートカットを作成することで、そのフォルダ内に含まれるすべてのサブフォルダやファイルに対して、OneDrive を通じて直接アクセスできるようになります。
また、フォルダレベルでのショートカットは、チームメンバーとの共有作業において、特定のプロジェクトや作業領域に関連するリソースを集約してアクセスする際に非常に便利です。フォルダショートカットの作成により、複雑な階層構造を持つ SharePoint サイトでも、必要なコンテンツに素早くアクセスできるようになります。
SharePoint のショートカットを削除する際の注意点
SharePoint のショートカットを削除する際には、いくつかの重要な注意点があります。適切でない削除方法を選択すると、意図しない結果を招く可能性があるため、削除前に十分な理解が必要です。ショートカットの削除は、単純にファイルを削除するのとは異なり、SharePoint との連携やアクセス権限に関わる要素も含まれています。
また、削除方法によっては、元の SharePoint コンテンツに影響を与える可能性もあるため、慎重な操作が求められます。
PC のデスクトップ上に作成した場合
PC のデスクトップ上に作成した SharePoint ショートカットを削除する場合は、比較的シンプルな操作で安全に削除できます。デスクトップ上のショートカットアイコンを右クリックし、コンテキストメニューから「削除」を選択するか、ショートカットアイコンを選択して Delete キーを押すことで削除できます。
この方法で削除されるのは、デスクトップ上のショートカットファイルのみであり、SharePoint 上の元のドキュメントライブラリやファイルには一切影響しません。
デスクトップショートカットは、あくまで SharePoint リソースへのリンクであり、ショートカット自体を削除しても、SharePoint 上のコンテンツは完全に保持されます。
ただし、削除したショートカットを再度作成したい場合は、最初から手順を繰り返す必要があるため、本当に不要になったかどうかを確認してから削除することをお勧めします。また、チーム内で共有されているショートカットの場合は、削除前に他のメンバーに確認を取ることが重要です。
OneDrive 内に作成した場合
OneDrive 内に作成した SharePoint ショートカットを削除する場合は、より注意深い操作が必要です。OneDriveアプリケーションまたはWeb版OneDriveにアクセスし、削除したい SharePoint ショートカットを特定します。
ショートカットを右クリックして「削除」を選択するか、ショートカットを選択して Delete キーを押すことで削除できますが、この操作によって OneDrive からはショートカットが削除されるものの、SharePoint 上の元のコンテンツには影響しません。
OneDrive ショートカットの削除では、個人の OneDrive スペースから SharePoint リソースへのアクセスポイントが削除されるだけで、SharePoint 上のドキュメントライブラリやファイルは保持されます。
ただし、削除したショートカットは、OneDrive のゴミ箱に移動される場合があり、必要に応じて復元することも可能です。OneDrive のゴミ箱から完全に削除するまでは、一定期間保持されるため、誤って削除した場合でも復旧の機会があります。
SharePoint のショートカットを追加できない場合はどうする？
SharePoint のショートカット作成機能が正常に動作しない場合、いくつかの原因と解決策が考えられます。まず、アクセス権限の問題が最も一般的な原因です。SharePoint サイトやドキュメントライブラリに対する適切な権限がない場合、ショートカット作成機能が制限される可能性があります。
この場合は、サイト管理者に連絡して、必要な権限を付与してもらう必要があります。また、ブラウザの設定や拡張機能が影響している場合もあるかもしれません。
特に、ポップアップブロッカーやセキュリティ設定が厳しく設定されている場合、ショートカット作成に必要な機能が制限される可能性があります。
この場合は、一時的にブラウザの設定を調整するか、別のブラウザを使用して試してみることをお勧めします。さらに、SharePoint のバージョンや組織の設定によっては、ショートカット機能が無効化されている場合もあります。
このような場合は、IT 部門や SharePoint 管理者に確認を取り、機能の有効化を依頼する必要があります。
組織のセキュリティポリシーによっては、外部リンクやショートカット機能が制限されている場合もあるため、適切な承認プロセスを経る必要があります。
SharePoint の導入でお悩みの方はSGプラスへ
SharePoint のショートカット機能は、日常的な業務効率を大幅に向上させる重要な機能です。デスクトップ上や OneDrive 内にショートカットを作成することで、頻繁にアクセスするドキュメントライブラリやフォルダに素早くアクセスできるようになります。適切な作成手順を理解し、削除時の注意点を把握することで、SharePoint をより効果的に活用できるようになります。
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