SharePoint でフォルダを作成する方法とは？共有方法やよくあるトラブルと解決法を解説！

SharePoint は、社内外でのファイル共有や共同作業を効率的に行えるクラウド型のプラットフォームです。特にフォルダを活用することで、プロジェクトごとに資料を整理したり、チームメンバー間でスムーズに情報を共有したりすることが可能になります。

しかし、初めて利用する方にとっては、フォルダの作成方法や共有設定が少し複雑に感じられることもあるでしょう。本記事では、SharePoint でのフォルダ作成手順から共有方法、さらによくあるトラブルとその解決策まで、初心者の方でも分かりやすく解説します。

●この記事の目次

1. SharePoint とは何か
2. SharePoint でフォルダを作成する方法
3. SharePoint のフォルダ作成時の共有方法
   3-1. 招待メールをユーザーやグループに送信する方法
   3-2. 「リンクのコピー」を使用する方法
4. SharePoint フォルダ作成や共有でよくあるトラブルと解決法
   4-1. 外部共有課題
   4-2. データ容量の問題
   4-3. データの管理問題
5. SharePoint のフォルダ作成でお困りの方は SGプラスへ

SharePoint とは何か

SharePoint は、Microsoft が提供するクラウドベースの情報共有プラットフォームです。企業やチーム内でのファイル管理や共同作業を効率化するために利用され、従来のファイルサーバーとは異なり、Web ブラウザやモバイルアプリからどこでもアクセスできるのが大きな特徴です。

ドキュメントライブラリを中心に、フォルダやファイルの階層管理が可能で、プロジェクトごとに情報を整理できます。また、ユーザーごとの閲覧・編集権限を柔軟に設定できるため、情報の漏洩リスクを抑えながら必要な人に必要な情報だけを共有可能です。

さらに、Microsoft 365 の各種アプリと連携できるため、Teams での会議資料の共有やOutlook での通知など、業務効率を高める機能が豊富です。SharePoint は単なるファイル保存ツールではなく、社内ポータルの作成やワークフローの自動化にも活用でき、企業の情報管理やデジタルトランスフォーメーションにおいて重要な役割を担っています。

SharePoint でフォルダを作成する方法

SharePoint でフォルダを作成する手順はシンプルですが、いくつか押さえておきたいポイントがあります。

まず、対象のドキュメントライブラリを開き、「新規」ボタンをクリックして表示されるメニューから「フォルダ」を選択してみましょう。フォルダ名を入力して作成ボタンを押すと、即座に新しいフォルダが作成されます。

既存フォルダ内にサブフォルダを作ることも可能で、プロジェクトや部署ごとに階層構造を作成することで、資料の整理やアクセスがしやすくなります。また、作成後はドラッグ＆ドロップでファイルを移動できるため、操作も直感的です。

注意点として、フォルダは親フォルダの権限を継承するため、特定のユーザーにだけアクセス権限を与えたい場合は、作成後に個別設定を行う必要があります。さらに、クラウド上で動作するため、作成と同時にチームメンバーと共有でき、共同作業がスムーズに進むのも大きな利点です。

SharePoint のフォルダ機能を理解すれば、文書管理やチーム作業の効率化に大きく役立つことでしょう。

SharePointのフォルダ作成時の共有方法

SharePointでフォルダを作成した後、その内容をチームメンバーや外部の関係者と共有することは、共同作業を円滑に進める上で非常に重要です。フォルダをただ作るだけでは、ほかのメンバーはアクセスできず、プロジェクトの進行に支障が出ることもあります。

SharePointには、特定のユーザーやグループにメールで招待する方法や、URLリンクを発行して手軽に共有する方法など、状況に応じた柔軟な共有手段が用意されています。ここからは、これらの共有方法の特徴や使い分け方について詳しく解説します。

具体的なファイルの共有方法は、下記の記事をご参照ください。
SharePoint でファイル共有する方法を徹底解説！メリットデメリットや共有の向き不向きも紹介！

招待メールをユーザーやグループに送信する方法

SharePointで作成したフォルダを共有する代表的な方法が、招待メールを送信するやり方です。この方法では、共有したいフォルダを選択し、「共有」ボタンをクリックすることで専用の入力画面が表示されます。

ここにユーザーやグループのメールアドレスを入力し、付与する権限（閲覧のみ、または編集可能）を指定すれば準備は完了です。最後に「送信」を押すと、相手に招待メールが届き、メール本文内のリンクから直接フォルダにアクセスできるようになります。

この方法の大きな利点は、誰にどのような権限を与えたのかが明確に管理できる点です。特に社内のチームメンバーに限定して共有する場合や、外部ユーザーに安全にアクセス権を与えたい場合に適しています。また、メールアドレスを直接入力するため、誤って不特定多数に共有してしまうリスクも低減できるのです。

【権限設定について】

● 閲覧のみ
社外向け資料や参照用資料に最適です。ファイルの変更や削除はできません。

● 編集可能
チームで共同作業を行う場合に設定します。ファイルのアップロードや修正が可能1ですが、管理者レベルの操作はできません。 フルコントロール フォルダの権限を管理したい場合に使用します。権限の追加・削除も可能です。

● ベストプラクティス
1、必要最小限の権限を付与すること
2、重要資料は閲覧のみで共有すること
3、定期的に権限の確認・整理を行うこと

これらを守ることで、無駄なトラブルを避けつつ、チームで効率よく SharePoint を活用できます。

注意するべき点として、外部ユーザーに招待を送信する場合、SharePoint の管理者が外部共有を許可していないとアクセスできません。加えて、相手が Microsoft アカウントや組織アカウントを持っていない場合、アクセスに制限がかかるケースもあるため事前確認が重要です。

「リンクのコピー」を使用する方法

SharePoint でフォルダを共有するもう一つの便利な方法が「リンクのコピー」を使う方法です。この機能を使うと、フォルダへのアクセス URL を生成して、そのリンクをメールやチャットで簡単に送信できます。

リンクには閲覧専用や編集可能などの権限を設定できるため、目的に応じた制御が可能です。例えば、社内メンバーには編集権限を付与し、外部の関係者には閲覧のみの権限を付ける、といった使い分けができます。

【使用例】

● プロジェクト管理用テンプレート
進捗表や会議資料を整理するフォルダ構成のリンクを用意しておく

● 営業資料テンプレート
提案書や契約書の共有用リンクをセットにし、すぐに使えるようにしておく

● 社内マニュアルテンプレート
社内ルールや手順書をまとめたフォルダリンクをそのままコピーして利用可能な状態にしておく

ただし注意点もあり、リンクを知っている人は誰でもアクセスできるため、誤って社外に漏れないよう管理する必要があります。特に機密情報や重要資料を扱う場合は、リンクにアクセス期限を設定したり、パスワードを設定するなどのセキュリティ対策を併用すると安全です。

外部ユーザーへの共有も可能ですが、SharePoint の管理者設定により制限される場合があるため、事前に確認しておくことが重要です。このように「リンクのコピー」を活用すれば、柔軟かつ迅速にフォルダを共有でき、チームやプロジェクトでの共同作業をスムーズに進めることができます。

SharePoint フォルダ作成や共有でよくあるトラブルと解決法

SharePoint を利用してフォルダを作成・共有する際には、便利な反面、さまざまなトラブルが発生することがあります。例えば、外部ユーザーとの共有がうまくいかない、データ容量が足りなくなる、フォルダやファイルの管理が煩雑になるなどの問題です。

しかし、事前に問題の種類を把握し、適切な解決策を知っておけば、迅速に対応でき、作業の遅延や情報漏洩のリスクを防ぐことが可能です。SharePoint でよく起こるトラブルと、その具体的な解決方法について詳しく解説します。

外部共有課題

SharePoint でフォルダを外部ユーザーと共有する際、よく直面する課題の一つがアクセス権限の設定ミスです。外部ユーザーを招待するには、管理者側で外部共有が許可されている必要がありますが、設定が無効になっていると招待メールを送っても相手がアクセスできません。

また、共有リンクを作成しても、閲覧や編集権限が正しく設定されていないと、意図しない操作制限が発生することもあります。このようなトラブルを防ぐためには、フォルダ共有前に外部共有の有効化状況を確認し、リンクや招待メールで付与する権限を適切に選ぶことが重要です。

【共有前のチェックリスト】

● 共有先の範囲を確認
外部ユーザーに共有する場合、社内ポリシーで許可されている範囲かを必ず確認しましょう。

● アクセス権限の設定
閲覧のみなのか、編集も許可するのか、目的に応じた権限設定を行いましょう。
過剰な権限はセキュリティリスクになります。

● リンクの有効期限設定
外部リンクを発行する場合は、有効期限を設定して不要な長期アクセスを防ぎましょう。

● パスワードや認証の適用
社内規定で必要な場合、リンクにパスワードや二段階認証を付けることで安全性を高められます。

● 共有ログの確認
誰がいつフォルダにアクセスしたかを定期的に確認しましょう。
不正利用の早期発見に役立ちます。

外部ユーザーに共有する場合は、期限付きアクセスやパスワード保護などセキュリティ設定を併用すると、情報漏洩リスクを低減できます。SharePoint では外部共有の運用ルールを明確化しておくことで、トラブルの発生を大幅に減らせます。

データ容量の問題

SharePoint では、ライブラリやフォルダごとに容量制限が設けられています。大量のファイルをアップロードすると、容量上限に達し、保存や共有ができなくなるケースがあります。

特に大容量の画像や動画ファイルを扱う場合は注意が必要です。容量不足に気付かずに作業を進めると、重要なファイルが保存できず業務に支障をきたすことがあります。

この問題への対策としては、不要なファイルの削除やアーカイブ化、クラウドストレージとの併用が効果的です。また、チーム全体で使用容量を把握し、使用量の上限に近づいた場合は管理者が通知する仕組みを作ることで、容量不足によるトラブルを事前に防げます。容量管理を意識した運用は、フォルダ共有をスムーズに行うための基本です。

データの管理問題

SharePoint でフォルダやファイルを運用していくと、数が増えるにつれて管理が難しくなることがあります。特にありがちなのが、似たようなファイルが複数存在してどれが最新なのか分からなくなるケースや、フォルダの階層が複雑になりすぎて目的の資料が見つけにくくなるケースです。 命名規則が統一されていないと、ファイル検索が非効率になり、業務に支障をきたします。

こうした問題を解決するには、まず組織全体でフォルダ構成やファイルの命名ルールを明確に決めておくことが重要です。

また、SharePoint のメタデータ機能を活用することで、ファイルをタグ付けして効率的に分類・検索できるようになります。加えて、定期的に不要ファイルを整理・削除し、アクセス権限を見直すことで、管理の負担を大幅に軽減できます。 情報共有の基盤として SharePoint を活用するには、フォルダを作成するだけでなく、運用ルールとメンテナンスを徹底することが欠かせません。

SharePoint のフォルダ作成でお困りの方は SGプラスへ

SharePoint のフォルダ作成や共有は便利で柔軟性が高い一方、外部共有の制御や容量制限、データ管理の複雑化など、運用面での課題も少なくありません。こうした課題を解決し、安心してSharePoint を活用したいとお考えの方には、専門的なサポートを提供するSGプラスの利用がおすすめです。

SGプラスは Microsoft 365 や SharePoint の導入支援から運用サポートまで幅広く対応し、企業の情報共有基盤を最適化します。ユーザーの業務環境に合わせたカスタマイズや権限管理の設計、セキュリティ対策のアドバイスなども行っているため、安心して運用を任せることができます。

自社だけでの対応に不安がある方や、より効率的な運用を目指す方は、ぜひSGプラスにご相談ください。 

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