「Teams を使い始めたものの、どこから手をつければよいかわからない」と感じている方は少なくありません。特に、IT ツールに不慣れな方や、社内で初めて Teams 導入を担当する方にとっては、多機能であるがゆえにハードルが高く感じられることもあるでしょう。
ただし、日常業務で実際に使う機能は限られており、基本を押さえれば誰でもスムーズに活用できるようになります。
この記事では、Teams をこれから使い始める初心者の方に向けて、基本操作を中心にわかりやすく解説します。まずは「業務で使い始められる状態」を目指していきましょう。
●この記事の目次
Teams には多数の機能が搭載されていますが、最初から全部を覚えようとすると混乱してしまいます。まずは「チャット」「会議」「ファイル共有」の 3 つだけに集中しましょう。この 3 つさえ使いこなせれば、日常の業務コミュニケーションのほとんどは Teams で完結できます。
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チャット機能は、Teams の中でも最も頻繁に使われる機能です。特定の相手に 1 対 1 でメッセージを送れるほか、グループを作って複数人同時にやり取りすることもできます。メールよりも短い文章でやり取りできるため、返信のスピードが上がり、業務の進行がスムーズになります。
また、チャット画面でファイルを添付したり、リアクション絵文字を使ったりと、コミュニケーションを豊かにする機能も充実しています。社内の連絡を Teams のチャットに一本化することで、情報の分散や抜け漏れを減らすことにもつながります。チャットの履歴は残るため、以前のやり取りを検索して確認できるのも便利な点です。
Teams のオンライン会議機能を使えば、離れた場所にいる相手と顔を見ながら話し合いができます。
● カレンダーから会議をスケジュールして参加者を招待する方法
● その場でリンクを共有して即席で始める方法
の 2 種類があります。会議中は画面共有やチャット送信も可能です。会議の録画機能を使えば、参加できなかったメンバーへの共有や振り返りにも役立てられます。
社内会議だけでなく、社外の取引先とのオンライン打ち合わせにも広く活用されており、Teams アカウントを持っていない外部の方でもリンクから会議に参加できます。場所を選ばずに会議を開催できる点は、現代の働き方にマッチした大きなメリットといえます。
Teams では、チャット画面やチームのチャネルからファイルを添付して相手に共有できます。共有されたファイルは Microsoft 365 のクラウドストレージ上に保存されるため、複数のメンバーが同時に閲覧・編集することが可能です。メールに添付してやり取りするよりも、バージョン管理がしやすく、ファイルの行方がわからなくなるリスクも減ります。
チャットで共有したファイルは投稿した本人の OneDrive に、チームのチャネルで共有したファイルは SharePoint に保存されます。この違いを理解しておくと、後々ファイルを探す際に迷わずに済みます。重要な資料はチャネルで共有する運用にしておくと、組織全体で安全に管理することができます。
Teams を使い始めるにあたって、最初に行うべき操作としてログイン・プロフィール設定・通知の調整の 3 つがあります。この初期設定をきちんと済ませておくと、その後の操作がずっと快適になります。
Teams には Web ブラウザ版とデスクトップアプリ版があります。
デスクトップアプリは Microsoft の公式サイトからダウンロードでき、インストール後に会社から付与された Microsoft アカウント（メールアドレスとパスワード）を使ってサインインします。企業環境ではシングルサインオン（SSO）が設定されている場合もあり、その際は自動的にログインされることもあります。
ブラウザ版はアプリのインストール不要で Teams の Web サイトにアクセスするだけで利用できますが、一部の機能はデスクトップアプリの方が快適に動作します。特に会議機能などはアプリ版の利用を推奨します。
ログインができたら、まずは画面の構成を軽く確認しておきましょう。左側のメニューから「チャット」「チーム」「カレンダー」などの各機能に切り替えることができます。
画面右上に表示されるアカウントアイコンをクリックすると、プロフィール編集画面にアクセスできます。氏名や肩書き、プロフィール写真を設定しておくと、相手があなたを識別しやすくなり、社内コミュニケーションがよりスムーズになります。会議中はアイコンが参加者一覧に表示されるため、適切な写真を設定しておくことが大切です。
また、「在席中」「外出中」「取り込み中」などのステータスを手動で変更することもできます。現在の状況を周囲に伝えることで、チャットへの返信が遅れる場合の説明になったり、無用な催促を防いだりする効果が期待できます。
Teams はデフォルトの設定だと通知が多く届く場合があります。頻繁な通知は集中力を妨げる要因になるため、初期段階で自分に合った設定に調整しておくことをおすすめします。画面右上のアカウントアイコンから「設定」を開き、「通知」タブで各種通知のオン・オフを切り替えられます。
特定のチャネルやチャットへの通知だけを受け取るようにしたり、バナー表示をなくしてアクティビティフィードにまとめたりする設定が可能です。「重要な通知だけ受け取りたい」という方は、メンションや返信だけ通知が来るようにカスタマイズするとよいでしょう。業務に集中できる環境を整えることも、Teams を上手に活用するためのポイントです。
Teams のチャット機能は、社内コミュニケーションの中心となる機能です。日常業務の連絡やファイルの受け渡しなど、さまざまな場面で活用できます。
基本的な使い方を覚えれば、メールよりもずっと素早くやり取りができるようになります。
1 対 1 のチャットを始めるには、左メニューの「チャット」アイコンをクリックして、画面上部の鉛筆マーク（新しいチャット）をクリックします。宛先欄に相手の名前やメールアドレスを入力すると候補が表示されるので、送りたい相手を選択します。あとはメッセージを入力して送信ボタンを押すだけです。
メッセージには書式設定も可能で、太字・箇条書き・リンクの挿入なども手軽にできます。緊急性の低いメッセージは「重要度：標準」のまま送り、特に急ぎのものは「重要度：緊急」に設定して目立たせることもできます。過去の会話はスレッド形式で残るため、何度もやり取りがある相手とのコミュニケーション履歴を振り返るのも簡単です。
3 人以上でやり取りしたい場合は、グループチャットを作成します。新しいチャット画面で複数人の名前を入力すると、そのメンバーとのグループチャットが開始されます。グループには名前をつけることができ、プロジェクト名や部署名にしておくとわかりやすいでしょう。
グループチャットでは、全員に一斉にメッセージを送れるため、情報共有の効率が大きく向上します。特定の発言に返信する「スレッド返信」機能を使えば、話題ごとに会話が整理されて見やすくなります。
なお、グループチャットは後からメンバーを追加することもでき、参加後のメッセージ履歴を新メンバーに開示するかどうかも選択できます。
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チャット入力欄の下にある「添付」アイコンをクリックすると、ファイルをチャットに添付できます。パソコン上のファイルをアップロードするほか、OneDrive や SharePoint に保存済みのファイルを直接添付することも可能です。相手はそのまま添付ファイルを開いて内容を確認できます。
チャットで添付したファイルは、投稿した本人の OneDrive 内にある「Microsoft Teams チャット ファイル」というフォルダーに自動的に保存されます。そのため、後からファイルを探したいときは OneDrive を確認するとすぐに見つかります。
重要な書類のやり取りは、チームのチャネルを使うと SharePoint に保存されて組織として安全に管理できるので、使い分けを意識することを推奨します。
Teams 会議には「自分が主催して参加者を招待する方法」と「他の人から招待されて参加する方法」の 2 種類があります。どちらも難しい操作は不要で、流れを一度理解すれば迷わず対応できます。
主催者側・参加者側、それぞれの手順を確認しておきましょう。
会議を自分で作成するには、左メニューの「カレンダー」をクリックして、開催したい日時をドラッグで選択します。
表示される入力画面でタイトル・参加者・日時を入力して「送信」ボタンをクリックすると、参加者全員に招待メールが自動送信されます。Outlook のカレンダーとも同期しているため、どちらで確認しても同じスケジュールが表示されます。
また、チームのチャネルから会議を登録する方法もあります。チャネルに紐づけて会議を設定すると、会議の録画・メモ・資料がそのチャネルで共有されるため、参加できなかったメンバーへの情報共有がとてもスムーズになります。
定例会議などはチャネルから登録する運用にしておくと、過去の会議情報を 1 か所にまとめて管理することができます。
招待された側は、受け取ったメールや Teams のカレンダーに表示される「参加」ボタンをクリックするだけで会議に参加できます。
ブラウザ版でもアプリ版でも参加可能で、Teams アカウントを持っていない外部の方はブラウザからゲストとして参加できます。参加前にカメラとマイクのオン・オフを選択する画面が表示されるので、設定を確認してから入室しましょう。
Team のカレンダーのほかにも Outlook のカレンダーやメールの本文に記載されたリンクから参加することもできます。会議の開始時刻より少し前にアクセスすれば待機画面に入れるため、接続確認の時間を確保できます。参加後にマイクの音量が適切か確認して、問題がなければ会議を開始しましょう。
会議中に資料を見せながら話したい場合は、画面共有機能を使います。
会議画面の下部にある「コンテンツを共有」アイコンをクリックすると、共有する内容を選べる画面が表示されます。「デスクトップ全体」「ウィンドウ単位」「PowerPoint ファイル」などから目的に合った方法を選択してください。
特定のアプリのウィンドウだけ共有すれば、デスクトップ上の他の画面が相手に見えることはなく、プライバシーを保ちながら資料を提示できます。共有中は画面の上部にオレンジ色のバーが表示されるため、共有が続いていることを一目で確認できます。
共有を終了するときは「共有を停止」ボタンをクリックすれば元の状態に戻ります。
Teams でファイルを扱うとき、「あのファイルどこに保存されているんだろう？」と迷うことは初心者によくある悩みです。保存先はチャットで送ったか、チームのチャネルで共有したかによって異なります。
この違いを理解しておくと、ファイルの管理がぐっと楽になります。
チャットで投稿したファイルは、投稿した本人の OneDrive の中にある「Microsoft Teams チャット ファイル」というフォルダーに自動的に保存されます。
チャットのファイルタブからも確認できますが、ファイル本体の場所はあくまでも OneDrive です。このため、ファイルを探すときは OneDrive を確認するとすぐに見つかります。
注意が必要なのは、アカウントが削除された場合です。退職などによりアカウントが削除されると、そのユーザーの OneDrive も削除対象となり、共有されていたファイルが閲覧できなくなる可能性があります。チャットでのファイルのやり取りはあくまでも一時的な共有の場と考え、重要な書類はチームのチャネルで管理するのが安全です。
チームのチャネルでファイルを共有した場合、そのファイルはチームの SharePoint サイトに保存されます。
チャネルの「ファイル」タブを開くと、そのチャネルに関連するファイルを一覧で確認できます。チームメンバー全員がアクセスできる共有スペースに保存されるため、特定の個人のアカウント削除にかかわらずファイルが維持されます。
チャネルに会議体ごとのフォルダーを作成して、その下に開催日付ごとのフォルダーを設けていくと、会議資料を体系的に管理できます。チャネルを活用したファイル管理は、組織での情報共有の質を高める上で非常に効果的な方法です。初期の段階からルールを決めてフォルダー構成を整えておくことをおすすめします。
チームのファイルは SharePoint と連動しているため、SharePoint のサイトから直接ファイルを確認・編集することも可能です。
Teams のチャネルの「ファイル」タブ上部にある「SharePoint で開く」をクリックすると SharePoint の画面に移動でき、より詳細なフォルダー操作が行えます。大量のファイルを整理したいときや、細かいアクセス権限を設定したいときに便利です。
SharePoint は Web ブラウザからもアクセスできるため、Teams アプリが使えない状況でもファイルの確認・共有が可能です。OneDrive と SharePoint の違いは「個人のストレージか、チームで共有するストレージか」という点にあります。
この 2 つを使い分けることで、個人の作業ファイルとチームの共有資料を明確に区別して管理できるようになります。
Teams を使い始めた直後に、実は多くの人が経験するトラブルがあります。あらかじめ対処法を知っておけば、問題が起きても慌てずに対応できます。
よくある 3 つのつまずきポイントを確認しておきましょう。
会議に参加したとき「声が届かない」「カメラが映らない」という問題はよく起きます。まず確認したいのは、使用しているデバイスのマイクやカメラへのアクセス権限が Teams に付与されているかどうかです。
を確認してください。それでも解決しない場合は、Teams の設定画面から「デバイス」タブを開き、使用するマイクとカメラを手動で選択してみましょう。
複数のデバイスが接続されているパソコンでは、意図していない入力デバイスが選ばれていることがあります。会議前にテスト通話をして動作確認するのが、トラブルを未然に防ぐ最も確実な方法です。
Teams を使い始めると、さまざまな通知が頻繁に届いて業務の妨げになることがあります。チャットへの返信、チャネルへの投稿、会議のリマインダーなど、通知の種類は多岐にわたります。設定画面の「通知」タブから、受け取りたい通知の種類を細かく制御できます。
特定のチャネルについては、チャネル名を右クリックして「チャネルの通知」から個別に設定を変更できます。業務上あまり関係のないチャネルは通知をオフにして、重要なメンションのみ通知が届く状態にしておきましょう。集中したい時間帯には「おやすみモード」や「フォーカス時間」の設定を活用する方法もあります。
「あのファイルをどこで共有したか忘れた」「チャットのファイルタブに見当たらない」というケースは、初心者が頻繁に経験するトラブルです。先述のとおり、チャットで送ったファイルは OneDrive、チャネルで共有したファイルは SharePoint と、保存先が異なる点が混乱の原因になります。
ファイルが見つからないときは、まず Teams の「ファイル」セクションや各チャットのファイルタブを確認します。それでも見つからない場合は、OneDrive の「Microsoft Teams チャット ファイル」フォルダーを確認してみてください。
社内でファイル管理のルール（チャット共有は一時的なやり取りのみ、重要書類はチャネルに保存など）を決めておくと、こうした混乱を防ぐことができます。
基本操作に慣れてきたら、業務をさらに効率化できる機能を活用してみましょう。
ショートカットキーの活用や録画機能の利用など、少し踏み込んだ使い方を覚えることで作業スピードが格段に上がります。
Teams にはさまざまなキーボードショートカットが用意されており、マウス操作を減らして作業効率を高められます。たとえば「Ctrl + E」で検索バーにフォーカスを移動したり、「Ctrl + Shift + M」でマイクのオン・オフを切り替えたりできます。会議中の「Ctrl + Shift + O」でカメラのオン・オフも素早く操作できます。
ショートカット一覧は Teams アプリ内で「Ctrl + .（ピリオド）」を押すと確認できます。最初からすべて覚える必要はなく、自分がよく行う操作から少しずつ覚えていくとよいでしょう。ショートカットを使いこなせるようになると、1 日に何度も繰り返す操作の時間が大幅に短縮されます。
Teams の会議は録画することができ、会議中に「その他（…）」または「録画を開始」ボタンから開始できます。
録画されたファイルは Microsoft のクラウドサービスである OneDrive または SharePoint に自動保存され、後からメンバーが視聴できます。欠席者への共有や、議事録作成の参考資料として活用することが可能です。
録画を開始すると会議参加者全員に通知が届き、録画中であることが明示されます。録画の停止も同様に「録画を停止」ボタンから行えます。保存先の設定や視聴権限については、組織のポリシーによって異なる場合があるため、不明な点は管理者に確認するとよいでしょう。
Teams では、部署・プロジェクト・業務テーマごとに「チーム」を作成し、その中に複数の「チャネル」を設けて情報を整理できます。チャネルをうまく分けることで、会話が混在せず、必要な情報に素早くアクセスできる環境が整います。
よく使うチャネルは「お気に入り」に登録しておくと、画面の上部に表示されて便利です。使わなくなったチャネルは非表示にしたり、アーカイブ化したりすることで、左メニューをすっきり保てます。チームやチャネルの設計は、Teams を会社全体で活用する上で非常に重要な要素です。
最初に整理された構成を作っておくことで、後々の管理コストを大幅に下げることができます。
Teams の基本操作に関して、ここまで解説してきました。最後に Teams の基本操作に関する質問とその答えについてまとめていきます。
はい、Microsoft Teams には無料版があり、チャット・オンライン会議・ファイル共有など基本的な機能は利用できます。ただし、会議時間の制限やストレージ容量、管理機能の範囲などに違いがあります。
企業利用ではセキュリティ管理や Microsoft 365 との連携を考慮すると、有料プランの導入が一般的です。
スマホ版でもチャットや会議への参加は可能ですが、画面共有やファイル管理の操作性はパソコン版の方が優れています。
特に資料作成や複数ファイルの整理などは PC 版が適しています。一方、外出先からの確認や簡単な返信にはスマホ版が便利です。
退職者のアカウントを削除すると、OneDrive や個人チャットのデータは一定期間後に削除される可能性があります。
チーム内のファイルは SharePoint 上に保存されるため残りますが、適切な引き継ぎやバックアップ設計が重要です。退職処理の前にデータ保全の対応を行うことが推奨されます。
SGプラス株式会社は、Microsoft 365 のトータルサポートを提供する専門会社です。Teams 導入後の運用設計から、ガイドライン構築・定例技術支援・管理センター運用まで幅広く対応しています。
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