「Teams を使い始めたものの、どこから手をつければよいかわからない」と感じている方は少なくありません。特に、IT ツールに不慣れな方や、社内で初めて Tea...
Microsoft 365 を使っている中で、「SharePoint と OneDrive って何が違うの？」と疑問を持ったことはないでしょうか？どちらもファイルを保存・共有できるサービスであるため、混同されやすい存在です。
本記事では、SharePoint と OneDrive の機能的な違いから、保存場所の考え方、Teams との関係、さらには社内運用ルールの設計まで、実務に役立つ視点で詳しく解説します。
情シス担当者から一般ユーザーまで、すぐに実践できる知識をお届けするので、ぜひ最後までご覧ください。
●この記事の目次
- SharePoint と OneDrive の違いはここが重要！
1-1. 個人保存と組織
1-2. 共有保存構造の違い
1-3. データ所有権の考え方 - なぜ OneDrive は SharePoint の一部なの？
2-1. SharePoint Online 上の保存構造
2-2. ユーザー専用サイトの自動生成
2-3. 管理者から見たデータ管理 - SharePoint の役割は組織基盤！
3-1. チーム サイト
3-2. 権限管理
3-3. 社内ポータル活用 - OneDrive の役割は個人作業領域？
4-1. 個人クラウドストレージ
4-2. 自動同期
4-3. 外部共有 - 保存場所の正しい使い分けが重要！
5-1. 個人作業ファイル
5-2. プロジェクト共有ファイル
5-3. 外部共有データ
5-4. 退職者データ管理 - Teams との関係はどうなっている？
6-1. チャネルファイルは SharePoint
6-2. 個別チャットファイルは OneDrive
6-3. 保存場所の誤解によるトラブル - 運用ルール設計で差がつく！
7-1. 保存場所のルール明文化
7-2. フォルダ設計統一
7-3. バックアップと監査ログ
7-4. 定期的な権限棚卸し - SharePoint と OneDrive の違いに関する FAQ
8-1. Teams のファイル保存先は？
8-2. 容量は共有される？
8-3. どちらが安全？ - SharePoint バックアップ設計を見直すなら SGプラス株式会社へ
SharePoint と OneDrive の違いはここが重要！
SharePoint と OneDrive は、いずれも Microsoft が提供するクラウドサービスですが、それぞれの役割は明確に異なります。
大まかに言えば、OneDrive は「個人のクラウドデスク」、SharePoint は「組織のデジタル共有基盤」として位置づけられています。この違いを最初に把握しておくことが、正しい使い分けへの第一歩です。
個人保存と組織共有
OneDrive は、Microsoft 365 アカウントを持つ個人ユーザーに紐づいた専用のクラウドストレージです。作成したドキュメントや作業中のファイルを自分だけが管理する場所として機能し、他のユーザーとのアクセス権は基本的に共有されません。
一方、SharePoint は組織（テナント）に紐づく共有領域として設計されており、チームや部門単位でファイルや情報を管理するために活用されます。個人の退職やアカウント削除によってデータが失われるリスクが低く、組織として継続的に情報を保持できる点が大きな特徴です。
この「個人に紐づく」か「組織に紐づく」かという違いが、運用ルール設計において最も重要な判断基準になります。
保存構造の違い
OneDrive の URL は「/personal/」という形式で構成されており、個々のユーザーに紐づいた専用領域であることが明確に示されています。一方、SharePoint の URL は「/sites/」という形式を採用しており、組織内のサイトやチーム単位で管理される共有領域である点が特徴です。
この違いは、単なるURL構造の差にとどまりません。アクセス権限の管理範囲や、データの実質的な管理主体にも直結します。OneDrive 上のファイルは、原則として当該ユーザーが共有設定を行い管理しますが、SharePoint ではサイト管理者が中心となり、グループ単位で権限管理が行われます。
業務ファイルを整理・管理する際には、URL やフォルダ構造を確認することで、データが個人領域に保存されているのか、組織共有の領域に保存されているのかを迅速に判断することが可能となります。
データ所有権の考え方
OneDrive のファイルは、基本的にそのアカウントの所有者に帰属します。そのため、ユーザーが退職してアカウントが削除された場合、管理者が事前に対応していなければファイルが失われる可能性があります。
Microsoft 365 では管理者が退職者のデータを一定期間保持する設定が可能ですが、これには明示的な管理運用が必要です。SharePoint の場合、データはサイト単位で組織に帰属するため、特定のユーザーが離脱してもファイルへのアクセスが途絶えることはありません。プロジェクトの途中で担当者が変わっても、チームメンバー全員が継続してファイルを利用できる点は、業務継続性の観点から非常に重要です。
「誰がそのデータを所有しているか」という視点を持つことが、保存場所の判断において欠かせない考え方になります。
なぜ OneDrive は SharePoint の一部なの？
OneDrive と SharePoint は別々のサービスに見えて、実は技術的に深い関係にあります。Microsoft 365 の仕組みを理解する上で、この関係性を把握しておくことは非常に役に立ちます。
OneDrive は独立したサービスではなく、SharePoint Online の基盤の上に構築されているのです。どういうことなのか、詳しく見ていきましょう。
SharePoint Online 上の保存構造
SharePoint Online はマイクロソフトが提供するエンタープライズコンテンツ管理プラットフォームであり、OneDrive はその上に構築されたユーザー専用サイトとして機能しています。
つまり、OneDrive にファイルをアップロードするという行為は、技術的には SharePoint Online の特定のサイトコレクションにファイルを保存することと同義です。この事実は、Microsoft 公式ドキュメントでも明記されています。
この構造を知ることで、「OneDrive に保存したファイルを SharePoint へ移す」という操作が、実際には同じ基盤の中でデータを整理し直す行為であることが理解できます。管理者が OneDrive のデータにアクセスできる仕組みも、SharePoint Online の管理機能を通じて実現されています。
ユーザー専用サイトの自動生成
Microsoft 365 でユーザーアカウントが作成されると、そのユーザー専用の SharePoint サイト（MySite）が自動的に生成されます。この MySite こそが、ユーザーが OneDrive として利用している領域の正体です。ユーザーは OneDrive というインターフェースを通じてこのサイトにアクセスしており、裏側では SharePoint の機能が動作しています。
この仕組みにより、OneDrive は SharePoint が持つバージョン管理、共有機能、アクセス権限管理といった機能をそのまま活用できています。ユーザーにとってはシンプルなクラウドストレージとして使えますが、技術的には SharePoint の強固な基盤に支えられているのです。
管理者から見たデータ管理
情報システム担当者の視点から見ると、OneDrive のデータは SharePoint 管理センターからアクセスして管理できます。退職者のデータ引き継ぎや、コンプライアンス対応における監査ログの取得なども、SharePoint と共通の管理インターフェースを通じて行われます。
このため、OneDrive と SharePoint を「別物」として個別に管理しようとすると、運用上の混乱を招きやすくなります。両者を一体として捉え、Microsoft 365 の統合管理の枠組みの中で運用ルールを整備することが、効率的かつ安全な情報管理につながります。
SharePoint の役割は組織基盤！
SharePoint はファイル共有にとどまらず、組織のデジタル基盤として多様な機能を担っています。プロジェクト管理から社内情報発信まで、幅広い用途で活用されているサービスです。
その役割を正しく理解することで、組織全体の情報活用水準を大きく高められます。
チーム サイト
SharePoint では、プロジェクトや部門単位で「チーム サイト」を作成できます。各チーム サイトはそれぞれ独立したファイルライブラリやリスト、ページを持ち、チーム メンバー全員が同一のドキュメントを参照・編集できる環境を提供します。
プロジェクトが始まる際に専用のチーム サイトを立ち上げ、関連するすべてのファイルをそこで一元管理するスタイルは、情報の散逸を防ぐ上で非常に効果的です。サイト単位でアクセス権を設定できるため、関係者以外への情報漏洩リスクも最小化することができます。
権限管理
SharePoint の権限管理は、グループ単位でのアクセス制御が基本です。特定のセキュリティグループにサイトへの閲覧・編集・管理権限を付与することで、組織の役割に応じた柔軟なアクセス設計が実現します。
個別ユーザーに権限を付与する「ユーザー単位の共有」は管理が煩雑になりやすく、情報漏洩リスクや退職時のアクセス残存といった問題を引き起こしやすいため、グループ管理に統一することが推奨されます。グループへの追加・削除だけでアクセス制御が完結する設計は、運用負荷の大幅な削減につながります。
社内ポータル活用
SharePoint はファイルの格納場所としてだけでなく、社内ポータルサイトとしても広く活用されています。お知らせの掲示、社内規程の公開、ナレッジベースの構築、FAQ 集の管理など、組織のあらゆる情報発信の場として機能させることが可能です。
コミュニケーション サイト とチーム サイトを組み合わせることで、全社向けのポータルと部門専用の作業スペースを使い分ける設計も実現できます。情報を正しい場所に整理して公開することで、社員が必要な情報を素早く探し出せる環境が整い、業務効率の向上にもつながるのです。
OneDrive の役割は個人作業領域？
OneDrive は個人のクラウドストレージとして、日々の業務における下書きや作業中のファイル管理に適したサービスです。使いやすさと利便性に優れており、個人ユーザーが直感的に活用できる点が強みです。
ただし、その特性を正しく理解した上で使い分けることが大切です。
個人クラウドストレージ
OneDrive の主な用途は、自分だけが使う作業ファイルや一時的なドキュメントの保管です。他者との共有が不要な個人メモ、下書き中の資料、まだ確定していないデータなどを保管する場として最適な環境です。
ただし、業務として確定したファイルや、チームで共有すべきドキュメントは、原則として SharePoint へ移すことを検討しましょう。OneDrive にプロジェクトの最終成果物を保管し続けると、担当者が変わった際にファイルの所在が不明になり、業務継続性が損なわれるリスクが生じます。
自動同期
OneDrive はデスクトップアプリを通じて、クラウドとローカルドライブを自動的に同期する機能を備えています。インターネット接続がない環境でも作業を継続でき、接続が回復した際に自動でクラウドへ反映される仕組みです。
SharePoint のドキュメントライブラリも同様に OneDrive の同期クライアントを使ってローカルに同期できます。これにより、SharePoint に保存しながらもエクスプローラーから直接ファイルを操作できるため、クラウドと手元の作業環境をシームレスにつなぐことが可能です。
外部共有
OneDrive は特定のファイルに対してリンクを発行し、組織外の相手に共有する機能を持っています。クライアントへの資料送付や、パートナー企業との一時的なファイル共有など、スピードを重視する場面では有効な手段です。
ただし、外部共有の管理が個人任せになると、共有リンクの期限設定忘れや、不要なアクセス権の残存といった問題が生じやすくなります。
組織として OneDrive の外部共有に関するポリシーを定め、定期的にレビューする運用体制を整えることが、セキュリティリスクの低減につながるのです。
保存場所の正しい使い分けが重要！
SharePoint と OneDrive のどちらにファイルを保存するかは、ファイルの性質や用途によって判断することが基本です。感覚的に使い分けるのではなく、明確な基準を設けることで、組織全体の情報管理が格段にシンプルになります。
個人作業ファイル
自分だけが利用する下書き、メモ、まだ確定していない資料などは OneDrive に保存するのが適しています。チームで共有する前の段階のファイルを個人の作業領域で管理することで、未完成のドキュメントが誤って組織共有されるリスクを防げます。
ただし、個人フォルダに業務上重要なファイルが長期間放置されないよう、定期的な整理と共有化のフローを設けることが望ましいです。「作業中は OneDrive、完成後は SharePoint」という流れを社内ルールとして定着させると、情報の散逸を大幅に減らすことができます。
プロジェクト共有ファイル
複数人で共同作業するファイルや、チームで参照・更新するドキュメントは、SharePoint のチーム サイトに保存することが基本です。SharePoint であれば同時編集にも対応しており、誰かが最新版を上書きしてしまう「上書き事故」を防ぐ仕組みが整っています。
プロジェクト単位でチーム サイトを作成し、その中に必要なドキュメントライブラリやリストを構築することで、情報の一元管理が実現します。フォルダ構成をチーム内で統一することで、新しいメンバーが参加した際も情報へのアクセスがスムーズに行うことができるのです。
外部共有データ
組織外と共有するファイルについては、SharePoint のゲストアクセス機能を使う方法と、OneDrive から直接リンクを発行する方法があります。一時的な共有であれば OneDrive が手軽ですが、長期的または定期的に外部と共有するデータは SharePoint で管理する方が権限の見直しや監査がしやすくなります。
どちらの方法を使う場合も、共有リンクには有効期限を設定し、不要になった共有は速やかに解除するルールを設けることが重要です。外部共有のポリシーを明文化しておくことで、担当者が変わってもセキュリティ水準を維持することができます。
退職者データ管理
退職者が発生した際のデータ管理は、OneDrive と SharePoint で大きく対応が異なります。SharePoint に保存されているデータは組織に帰属するため、担当者が変わっても継続してアクセスが可能です。
一方、OneDrive のデータはアカウント削除後に一定期間が経過すると消失するため、事前に管理者がデータを別の場所へ移行するか、引き継ぎ先のユーザーにアクセスを付与する対応が必要です。
退職者対応フローの中に OneDrive データの確認と移行を組み込んでおくことで、情報の損失を未然に防ぐことができます。
Teams との関係はどうなっている？
Microsoft Teams を使っている場合、ファイルを Teams にアップロードしたとき、その実際の保存場所を意識している方は少ないかもしれません。Teams は SharePoint と OneDrive の上に構築されたコミュニケーションツールであり、ファイルの保存先はシーンによって異なります。
チャネルファイルは SharePoint
Teams のチームチャネル内にアップロードしたファイルは、そのチームに紐づく SharePoint サイトのドキュメントライブラリに保存されます。つまり、Teams のチャネルから直接ファイルを操作しているように見えて、裏側では SharePoint が動いているわけです。
この仕組みのおかげで、チャネルのファイルはチームメンバー全員が適切なアクセス権のもとで利用でき、バージョン管理や検索機能も SharePoint の機能がそのまま活用されます。SharePoint 管理センターから Teams のチームに対応するサイトを確認することも可能です。
個別チャットファイルは OneDrive
Teams の 1 対 1 チャットやグループチャットで送信されたファイルは、送信者の OneDrive に保存されます。受信者からはチャット上でアクセスできますが、ファイルの実体は送信者の OneDrive に存在しています。
この点は見落とされやすく、送信者が退職して OneDrive のデータが削除されると、チャット上のファイルリンクが切れてしまうリスクがあります。業務上重要なファイルを個別チャットで共有した場合は、SharePoint への保存も合わせて行う習慣をつけることが大切です。
保存場所の誤解によるトラブル
「Teams に保存した＝すべて SharePoint にある」という誤解は、現場でよく見られるものです。実際にはチャネルかチャットかで保存先が異なるため、この違いを理解せずに運用すると、データ消失や権限管理のミスにつながります。
Teams のファイル管理に関するガイドラインを社内で整備し、チームで共有すべきファイルは必ずチャネルへ投稿するよう周知することが、リスク低減のための対策として有効です。
運用ルール設計で差がつく！
SharePoint と OneDrive をどれだけ正しく理解していても、社内ルールが整備されていなければ実務での活用は安定しません。ツールを正しく機能させるためには、使い方のルールを明文化し、組織全体で共有することが不可欠です。
保存場所のルール明文化
最初のステップは、どのようなファイルをどちらに保存するかを明確にすることです。「個人作業中は OneDrive、チーム共有・完成物は SharePoint」という基本方針を社内ドキュメントとしてまとめ、全員が参照できる場所に公開しておきましょう。
ルールが明文化されていないと、担当者ごとに保存場所がバラバラになり、後から必要なファイルが見つからないという状況が頻発してしまいかねません。
特に新入社員や異動者へのオンボーディングにおいて、保存ルールの説明は欠かせない項目として位置づけるようにしてください。
フォルダ設計統一
SharePoint のチーム サイトやドキュメントライブラリのフォルダ構成を、組織内で統一することも大事な運用ポイントです。部門ごとに異なるフォルダ構成が存在すると、横断的な情報共有やファイル検索が著しく困難になります。
基本フォルダのテンプレートを作成し、新しいプロジェクトやチームサイトを立ち上げる際はそのテンプレートを流用する仕組みにすることで、構成の一貫性が保てます。命名規則（ファイル名の付け方）も合わせて定めておくと、検索性が飛躍的に向上します。
バックアップと監査ログ
Microsoft 365 にはごみ箱や版履歴の機能がありますが、長期保存や万全のバックアップとしては十分ではない場合があります。重要なデータについては、サードパーティのバックアップサービスを導入し、より堅牢な保護体制を整えることも検討しましょう。
また、SharePoint は操作履歴の監査ログを取得する機能を持っており、誰がいつどのファイルにアクセスしたかを記録できます。コンプライアンスや内部統制の観点から、監査ログの有効化と定期的な確認を運用フローに組み込んでおくと安心です。
定期的な権限棚卸し
時間の経過とともに、アクセス権限が適切でない状態になっていくことはよくあることです。異動、退職、プロジェクトの終了などによって、本来アクセスすべきでないユーザーに権限が残ったままになるケースが生じやすくなります。
半年や 1 年ごとに権限の棚卸しを実施し、不要な権限を削除するサイクルを作ることが、情報セキュリティの維持において非常に効果的です。管理者が定期的に権限レポートを確認し、現場のリーダーとともに適切な状態かを確認する仕組みを取り入れることをおすすめします。
SharePoint と OneDrive の違いに関する FAQ
SharePoint と OneDrive の違いに関する質問と答えをまとめてみました。ぜひ、導入の参考にしてください。
Teams のファイル保存先は？
Teams で保存されるファイルの保存先は、利用シーンによって異なります。チームのチャネル内にアップロードしたファイルは、そのチームに紐づく SharePoint サイトに保存されます。個別チャット（1 対 1・グループチャット）で送信したファイルは、送信者の OneDrive に保存されます。
そのため、「Teams にある＝すべて SharePoint」というわけではないのです。特に個別チャットで共有したファイルは送信者の OneDrive に依存するため、退職やアカウント削除時に影響を受ける可能性があります。
容量は共有される？
容量の扱いも、OneDrive と SharePoint で異なります。OneDrive はユーザーごとに割り当てられた個別容量（例：1 TB など）で管理されており、SharePoint は組織全体で共有されるストレージ容量として運用されます。
そのため、プロジェクトデータを OneDrive に保存し続けると、特定ユーザーの容量だけが逼迫することがあります。組織で共有すべきデータは、原則として SharePoint へ保存する運用が望ましいです。
どちらが安全？
セキュリティの観点では、どちらも Microsoft 365 の同じ基盤上で動作しているため、基本的なセキュリティ水準は同等です。
ただし、運用上の安全性は異なります。OneDrive は個人管理のため、退職や誤削除の影響を受けやすく、SharePoint は組織管理のためアクセス制御や監査ログ管理がしやすい特徴を持っています。
企業利用においては、「組織として保管すべきデータは SharePoint に保存する」というルール設計が、結果的に安全性を高めるポイントになります。
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SharePoint や OneDrive の活用設計から、社内ポータルの構築、権限管理の整備、Teams との連携設計まで、組織の状況に合わせたきめ細かいサポートを提供しています。
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