社内ポータルが使われない 7 つの原因とは？改善策・利用率を高める定着方法を解説

社内のお知らせや規程、申請書を一か所にまとめるために社内ポータルを導入したものの、「アクセスしているのは一部の社員だけ」「結局メールで問い合わせが届く」と悩んでいる担当者も多いのではないでしょうか。利用が伸びない背景には、情報の探しにくさや更新の滞り、運用ルールのあいまいさなど、多くの企業に共通する原因があります。

この記事では、社内ポータルが使われない原因と改善策、定着させるための運用方法を解説します。部分改善と全面リニューアルを選ぶ際の判断ポイントも紹介しているため、自社ポータルの見直しにお役立てください。

●この記事の目次

1. 社内ポータルが使われない 7 つの原因！
   1-1. 必要な情報の見つけにくさ
   1-2. 古いまま更新されていない掲載情報
   1-3. 社員に伝わっていない利用目的・メリット
   1-4. 使いにくい画面構成・操作性
   1-5. 日常業務で利用する機会の少なさ
   1-6. 他の情報共有ツールとの役割重複
   1-7. 運用担当者・更新ルールの不明確さ
2. 社内ポータルが使われていない状況はどう把握する？
   2-1. アクセス数・利用率・閲覧状況の分析
   2-2. 社員アンケートによる不満・課題の把握
   2-3. 掲載コンテンツ・更新頻度の確認
3. 使われない社内ポータルの改善方法！
   3-1. 情報整理による検索性の向上
   3-2. トップページ・ナビゲーションの見直し
   3-3. 社員が必要とするコンテンツの充実
   3-4. スマートフォン・モバイル環境への対応
   3-5. チャット・業務システムとの連携
4. 社内ポータルの利用率を高めるにはどう運用する？
   4-1. 更新担当者・運用ルールの明確化
   4-2. 社内周知・操作研修による利用促進
   4-3. 日常業務に組み込む利用導線の整備
   4-4. アクセス解析・社員の声を活用した継続改善
5. 社内ポータルの改善・リニューアルを判断するポイント！
   5-1. 部分的な改善で対応できるケース
   5-2. 全面リニューアルが必要なケース
   5-3. 内製・外注による改善方法の違い
6. 社内ポータルの利用定着はどのように進める？
   6-1. 現状を分析して課題の優先順位を決める
   6-2. 改善施策を実施して試験運用する
   6-3. 利用率・改善効果を測定する
7. 社内ポータルが使われない場合に関する FAQ
   7-1. 社内ポータルの利用率の目安はどれくらいですか？
   7-2. 社内ポータルの利用を社員に定着させるには？
   7-3. 社内ポータルの改善にはどれくらいの費用がかかりますか？
   7-4. SharePoint の社内ポータルも改善できますか？
8. 社内ポータルの改善・リニューアル相談なら SGプラス！

社内ポータルが使われない 7 つの原因！

社内ポータルが使われない理由は1つとは限らず、複数の原因が重なっているケースも多く見られます。まずは 7 つの原因を一覧で確認し、自社に当てはまるものがないかチェックしてみましょう。

必要な情報の見つけにくさ

使われない原因としてよくあるのが、情報の探しにくさです。社内規程は総務のページ、申請書は各部署のフォルダというように、同じ種類の情報が複数の階層に分散していると、社員はどこから探せばよいか分かりません。

ファイル名が内容を表していなかったり、古い版が上位に表示されたりすると、検索しても目的のファイルにはたどり着けないでしょう。こうした経験が重なると、社員はポータルを開く前に担当者へ直接問い合わせるようになってしまいます。

古いまま更新されていない掲載情報

トップページに終了した社内イベントの告知が残っていたり、改定前の就業規則や旧様式の申請書が掲載されていたりするケースも少なくありません。古い申請書を使って差し戻されるなど、一度でも誤った情報で手間をかけさせられると、社員は掲載内容を信用しなくなります。

結果として、情報を見つけても担当部署に確認を取るようになり、ポータルを確認する意味そのものが失われてしまうのです。

社員に伝わっていない利用目的・メリット

何を確認できる場所なのか、どの業務で使うべきなのかが伝わっていなければ、ポータルの利用は広がりません。社員は従来どおり、メールやチャットで担当部署に質問を送るでしょう。

担当者が個別に回答を続ける限り、社員はポータルを見なくても困らないため、問い合わせはいつまでも減りません。「規程や申請書はまずポータルで確認する」というルールとメリットを具体的に伝えることが改善の出発点です。

使いにくい画面構成・操作性

申請メニューが画面下部に埋もれていたり、目的のページまで何度もクリックが続いたりすると、社員は操作に手間を感じます。メニュー名が「各種情報」のようにあいまいで、クリックしないと中身が分からない構成もよく見られる問題です。

よく使う機能ほど見つけにくい配置では、利用のたびにストレスがたまり、ポータルから足が遠のくでしょう。

日常業務で利用する機会の少なさ

お知らせや規程の閲覧だけが目的のポータルでは、毎日アクセスする理由が生まれにくいものです。勤怠管理・経費精算・休暇申請が別のシステムで完結し、ポータルとつながっていないのは典型的なケースといえます。

業務の流れの中で開く場面がないと、ポータルは「たまに見る掲示板」にとどまり、全社向けの通知も読まれないまま終わりかねません。毎日の業務で使う機能への入口があるかどうかが、利用頻度を左右します。

他の情報共有ツールとの役割重複

Teams や Slack のようなチャットツール、メール、共有フォルダなど、社内には複数の情報共有ツールが併存しています。同じお知らせがポータルとチャットの両方に流れたり、最新の資料が共有フォルダにだけ置かれたりすると、社員はどこを確認すべきか判断できなくなります。

その結果、使い慣れたチャットやメールだけが確認され、ポータルは後回しにされがちです。ツールごとに「何を載せる場所か」を決めていないことが、ポータル離れを招いています。

運用担当者・更新ルールの不明確さ

公開時の担当者が異動や退職をすると、更新作業が止まってしまうことがあります。部署ごとの更新責任者や期限が決まっていなければ、退職者が残った社員名簿や組織変更前の組織図、改定前の社内規程が放置されるでしょう。

「誰が・いつまでに・どの手順で更新するか」が決まっていないと、担当者の善意に頼った運用になりがちです。更新ルールの不在は、ほかの原因すべての土台になっているといえます。

社内ポータルが使われていない状況はどう把握する？

改善策を考える前に、ポータルの利用状況と問題点を把握しておきましょう。感覚だけで判断すると、的外れな改修に時間と費用を使いかねません。アクセスログ・社員アンケート・コンテンツの更新状況の 3 つを組み合わせると、利用率が下がった原因を特定しやすくなります。

アクセス数・利用率・閲覧状況の分析

まずはアクセスログから、利用状況を数値で把握します。ただし、社員が実際にアクセスした人数を集計できるかどうかは、ツールによって異なる点に注意しましょう。

たとえば SharePoint では、サイトの使用状況の画面から、サイトを訪れた人数や訪問回数、よく閲覧されたファイルを確認できます。ページビュー数しか取得できないツールなら、表示回数で傾向を追うことになるでしょう。取得できるログや分析機能を確認し、その範囲で追える指標を選ぶのが基本です。

社員アンケートによる不満・課題の把握

アクセスログでは「どのくらい使われているか」は分かっても、「なぜ使われないのか」までは分かりません。理由を探るには、社員アンケートが有効です。

質問例には、「利用頻度」「目的の情報が見つかるか」「使いにくい機能」「追加してほしい情報」の 4 項目が挙げられます。部署や職種ごとに集計すると、現場勤務者はスマートフォンで見られない点に不満がある、といった属性ごとの課題も見えてくるでしょう。

掲載コンテンツ・更新頻度の確認

ページやファイルの最終更新日を一覧にし、最終更新日から 3 か月以上経過したページを点検対象の目安として内容を確認する方法もあります。ただし、就業規則のように改定がなければ更新しなくてよい情報も含まれます。

更新日が古いという理由だけで一律に「古い情報」と判断せず、現行のルールと合っているかで見極めましょう。期限切れのイベント告知などが多く見つかれば、更新ルールの見直しを優先すべきです。

使われない社内ポータルの改善方法！

原因と現状を把握できたら、改善に取りかかりましょう。ここでは情報検索・画面構成・コンテンツ・モバイル対応・外部連携の 5 つの観点から、改善前後で社員の操作がどう変わるかを整理しました。

情報整理による検索性の向上

検索性を高める第一歩は、掲載情報をカテゴリ別に整理し直すことです。「社内規程」「申請書」「業務マニュアル」のように大分類を決め、部署ごとに散らばっていたファイルを1か所に集約します。

そのうえで、「経費」「休暇」「入社手続き」などのタグやキーワードを付け、検索フィルターで絞り込めるようにしておくと、目的の情報へ到達しやすくなります。SharePoint なら、ドキュメントライブラリに分類用の列を追加し、列の値でファイルを絞り込むことが可能です。

トップページ・ナビゲーションの見直し

トップページは、社員がポータルを開いて最初に目にする画面です。「重要なお知らせ」「勤怠・経費申請」「社内規程」「よく使うリンク」の 4 つを画面上部に配置すると、スクロールせずに目的の操作を始められます。

メニュー名は「各種情報」のようなあいまいな表現を避け、「申請・手続き」などクリックする前に中身が想像できる名称にそろえると迷いません。SharePoint でのトップページの作り方は、社内ポータルの作り方を解説した記事も参考にしてください。

【関連ブログ】
SharePoint 社内ポータルの作り方を徹底解説！機能・設計・活用事例

社員が必要とするコンテンツの充実

中心となるコンテンツは、勤怠申請・経費精算・休暇申請の手順や様式、社内 FAQ、業務マニュアル、社内規程です。整理する際は、全社員に共通する情報と、部署や職種ごとに使う情報を分けて考えると効率的でしょう。

営業職には外出時の経費精算の手順、新入社員には入社手続きの案内が役立ちます。よくある質問を社内 FAQ にまとめておけば、担当部署への同じ質問が減り、社員も自己解決できるようになります。

スマートフォン・モバイル環境への対応

外出の多い営業担当者や工場・店舗の現場勤務者は、勤務中に PC を開けない場面が多く、お知らせの見落としや確認の遅れが起こりがちです。お知らせ・業務マニュアル・申請メニューをスマートフォンから確認・操作できるように設計しましょう。

画面幅に合わせて表示が切り替わるレスポンシブなページにし、ボタンはタップしやすい大きさにそろえます。社外から閲覧させる場合は、端末の管理方法やアクセス制限などのセキュリティ設定を事前に確認しておくことも忘れないでください。

チャット・業務システムとの連携

普段使うチャットツールから誘導できれば、ポータルを開く機会は自然と増えます。Teams ならチャネルにタブとしてポータルのページを追加でき、Slack ならリンクを含むメッセージをチャンネルにピン留めしておくとよいでしょう

全社向けのお知らせは、チャットには要点とリンクだけを流し、詳細はポータルで読んでもらう流れをつくると定着しやすくなります。勤怠管理・経費精算・ワークフローなどへのリンクも集約すれば、社員はポータルを起点に一日の業務を始められるようになります。

社内ポータルの利用率を高めるにはどう運用する？

改善しても運用が続かなければ、ポータルは再び使われなくなります。ここでは、更新体制・社内周知・業務導線・継続改善の 4 つを軸に、社員が利用し続ける仕組みのつくり方を見ていきましょう。

更新担当者・運用ルールの明確化

更新が止まるのを防ぐには、まず役割分担を決めておきます。一般的には、情報システム部門がシステム管理、総務・人事が全社共通の情報、各部署が業務に関する情報の更新を担当する分担が運用しやすいでしょう。

あわせて、お知らせは掲載終了日を設定する、規程は総務の承認を経て差し替えるなど、更新頻度と承認手順を決めます。各部署に更新責任者を置き、異動時の引き継ぎ項目に含めておくと、担当者が替わっても更新が止まることを防げます。

社内周知・操作研修による利用促進

どれだけ使いやすく改善しても、社員に知ってもらえなければ利用は増えません。まずは全社員向けに、ポータルで確認できる情報や申請の手順をまとめた利用ガイドを配布しましょう。

新入社員研修にポータルの使い方を組み込むと、入社直後から利用が習慣になります。既存社員には部署別の操作説明会を開き、公開後も更新情報を定期的に通知して、ポータルを見る理由を届け続けることが利用促進につながるはずです。

日常業務に組み込む利用導線の整備

定着に効果が大きいのが、日常業務の入口をポータルに集めることです。勤怠打刻、休暇申請、経費精算、社内規程の確認など、社員が毎日または毎週行う業務への入口をトップページにまとめておくと、ポータルを開くことが業務の一部になります。

申請書の提出先や問い合わせ窓口をポータル上のフォームに一本化すれば、メールでの個別受付が減り、自然とポータルを経由する流れができあがるでしょう。

アクセス解析・社員の声を活用した継続改善

ポータルは公開後も改善を続けていくものです。運用例としては、毎月、利用率・ページ別の閲覧数・検索状況を確認する方法があります。

結果が表示されない検索キーワードが分かれば、情報の追加やタグの見直しを行いましょう。閲覧数の少ないページは、配置と内容のどちらに問題があるかを見極めて改善します。四半期ごとに社員アンケートも実施し、数値では見えない不満や要望を次の改善に反映するサイクルを回していくのが理想です。

社内ポータルの改善・リニューアルを判断するポイント！

ポータルの立て直しには部分改善と全面リニューアルがあり、内製か外注かによっても費用や進め方は変わります。既存システムの制約・改善範囲・予算・社内の技術力の 4 点で比較し、自社に合う方法を選ぶことが大切です。

部分的な改善で対応できるケース

使われない原因が情報の整理や運用にあり、システム自体に大きな不満がなければ、部分的な改善で効果を見込めます。具体的には、情報分類の整理、トップページの配置変更、リンク切れの修正、検索用タグの追加、更新ルールの整備などが該当するでしょう。

いずれも標準機能で対応できることが多く、費用や期間を抑えて着手できます。解決しない課題が残ったときにリニューアルを検討する順番にすると、無駄な投資を避けられます。

全面リニューアルが必要なケース

一方、システム自体に起因する問題は、改修を重ねても解決しにくいものです。たとえば、スマートフォンに対応していない、検索機能の制約で目的の情報が見つからない、業務システムと連携できないといった場合が該当します。

システムのサポート終了も見直しのタイミングです。オンプレミス版の SharePoint Server 2016 と SharePoint Server 2019 は、2026 年 7 月 14 日に延長サポートが終了しました。セキュリティ更新のない環境を使い続けず、クラウド型サービスへの移行を含めて計画的に見直しましょう。

内製・外注による改善方法の違い

社内で対応する内製と、専門会社に依頼する外注の違いは次のとおりです。

情報整理や更新ルールの整備は内製、画面設計やシステム連携は外注のように、作業内容で分担する方法もあります。社内のリソースと照らし合わせ、無理なく続けられる体制を選びましょう。

社内ポータルの利用定着はどのように進める？

改善を一度に全社へ展開すると、問題が起きたときの影響が大きくなります。現状分析から効果測定までを段階的に進めると、効果を確かめながら着実に定着させられるでしょう。

現状を分析して課題の優先順位を決める

まずはアクセスログと社員アンケートの結果から、利用率が低い部署や不満の多い機能などの課題を一覧にします。そのうえで、「利用者への影響度」「改善にかかる工数」「実施の緊急度」の3つの観点で優先順位を付けます。

古い申請書の差し替えやリンク切れの修正など、影響度が高く工数の少ない課題にはすぐ着手しましょう。すべてを一度に解決しようとせず、効果の出やすい課題から順に取り組むのが定着への近道です。

改善施策を実施して試験運用する

全社展開の前に、問い合わせの多い総務部門などで試験運用を行いましょう。対象部署でトップページの配置・検索機能・情報分類を先行して改善し、「経費精算の様式を探す」「休暇申請を行う」といった操作テストを実施してもらいます。

迷った箇所や時間がかかった操作を記録し、社員へのヒアリングで使い勝手の感想も集めます。試験運用で見つかった課題を解消してから全社に展開すると、公開後の混乱や不満を抑えられるでしょう。

利用率・改善効果を測定する

全社展開後は、改善の前後で数値を比較して施策の効果を検証します。比較する指標は、月間アクティブユーザー率、主要ページの閲覧率、情報検索にかかる時間、担当部署への問い合わせ件数の 4 つが中心です。

検索時間は試験運用と同じ操作テストで比べ、問い合わせ件数は月ごとに記録して推移を追いましょう。効果が見られなかった項目は原因を探り、次の改善サイクルにつなげます。

社内ポータルが使われない場合に関する FAQ

最後に、社内ポータルの利用率や改善についてよく寄せられる質問をまとめました。自社の状況に近い質問から確認してみてください。

社内ポータルの利用率の目安はどれくらいですか？

社内ポータルの利用率に、すべての企業に共通する基準はありません。利用目的や業務内容、社員の勤務形態によって適切な水準は異なります。

まずは月間アクティブユーザー率（1 か月間に利用した社員数÷対象社員数× 100）を把握し、部署別・職種別の利用状況や改善前後の変化を比較しましょう。重要なお知らせの閲覧率や申請業務の利用率も併せて確認することが大切です。

社内ポータルの利用を社員に定着させるには？

社員が日常業務で使う情報や機能を集約し、継続的にアクセスする理由をつくることがポイントです。勤怠管理・経費精算・休暇申請などへの入口を設けるほか、社内規程や業務マニュアルを最新の状態に保ちましょう。

社内周知や操作研修を実施し、利用状況を分析しながら改善を続けることで、定着につなげられます。

社内ポータルの改善にはどれくらいの費用がかかりますか？

改善費用は、既存システムの種類や改修範囲によって異なります。情報整理やコンテンツ更新などの軽微な改善であれば、社内対応によって外注費を抑えられます。

一方、画面デザインの変更、検索機能の追加、外部システムとの連携には、別途開発費用がかかるケースも少なくありません。全面リニューアルでは要件定義・設計・構築・データ移行などの費用も発生するため、改善範囲を整理したうえで複数の業者から見積もりを取得しましょう。

SharePoint の社内ポータルも改善できますか？

はい。SharePoint で構築した社内ポータルも改善できます。標準 Web パーツを活用したトップページの変更、ナビゲーションの整理、文書ライブラリの分類、検索設定の見直しなどが可能です。

Microsoft Teams や Power Automate との連携により、情報共有や申請業務の利便性を高めることもできます。ただし、利用中の SharePoint 環境やライセンスによって、対応できる機能は異なります。改善の進め方に迷ったときは、SGプラスの SharePoint 関連サービスもご覧ください。

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