メールサーバーのダウンで Microsoft 365 導入を決断。さまざまな機能活用に魅力
―― Microsoft SharePoint を活用したポータルサイトの構築支援をご利用いただいた経緯について教えてください。
藤本さん：
そもそもの発端は、弊社のメールサーバーの容量が小さく、2021年の秋ごろからサーバーダウンが頻繁に発生するという状況がありました。グループ会社全体で利用しているメールサーバーで、社員が増えることによりサーバーダウンが頻発するようになり、
なんとかしなければいけないという課題がありました。
サーバー容量を大きくすれば、それだけコストも上がるし、管理の手間もかかります。
思案の末にたどり着いたのが Microsoft 365 だったということです。
入り口は Microsoft 365 でしたが、いろいろと勉強したところ、さまざまなことができるということを知り、
中でも「ポータルサイトを構築できる」というものがあり、
これは社員間のコミュニケーションツールとして活用できるのではと考えました。
運用次第では、会社全体がもうワンステップ上がれるのではないかと思ったのです。
（Microsoft 365 導入以前に）弊社内ではコミュニケーションツールがいくつかあり、たとえば社員の入社月を確認できたり、
写真が張り付いていて年齢がわかったりとかという社員名簿「You and Me」というものがあります。
また、隔月で発行する社内報「Prism」をグループ会社内で共有しています。
こういったデータを一方的に配信していましたが、Microsoft 365 を使うことでデータを保存する場所が不要で、
一斉配信する必要がなく、社員が見たいときにアクセスできるということで、
役員会議にかけてポータルサイトの構築が決まったという経緯があります。
―― Microsoft 365 の導入を決めたのが2021年の秋ということで、実際に運用開始はいつからになりますか。
横松さん：
メールサーバーを替えよう決まって、半年ほどで、まずメールから切り替えました。
その後は Microsoft SharePoint を教わりながらといったところです。
弊社が理想としているポータルサイトがあったので、それをイメージしながら今の形になりました。
メール環境の移行自体はCSVデータを読み込む作業を他社に代行していただいたのでスムーズでしたが、その後が大変でしたね。
弊社内に Microsoft 365 の知識がなかったため、いろいろなトラブル、障害が発生したのです。
しかし、解決方法がわからない。どうしても抜けられないトラブルがあり、
そのまま数週間止まってしまうといったこともありました。
Microsoft 365 の使い方を管理職の我々でさえ100％把握していないので、
ある日突然「こんなトラブルが起きている」と社員に聞いて驚くといったこともありました。
藤本さん：
ちょっと軽く考えていたかもしれませんね。他社に頼めば、スッとすべての状況が改善されるのだろうと思っていました。
Microsoft 365 を導入したベンダーには、導入費用をかなり支払っているのですが、
サポートの範囲が限定的で「あとは、そちらでやってください」といわれました。
それで右往左往している時にSGプラスさんに出会ったという感じです。
横松さん：
インターネットで対応してくれる会社を探し、片っ端からメール連絡をしました。
返信が来ることはないだろうと思っていたのですが、SGプラスさんからは、すぐに返信が来ました（笑）。
SGプラス代表の岡田さんに一目惚れ。信頼関係の構築で二人三脚
――SGプラスに支援サービスを依頼して、社内の環境にどのような変化がありましたか。
藤本さん：
まず打ち合わせなどに Microsoft Teams を使い始めました。
これまではZoomを使っていたのですが、有料版で使える本数が決まっており、
会議が被ってしまうといったことが往々にありました。
有料版と無料版を併用するなどの対応をしていたのですが、Microsoft Teams にしたことで、そういったことを考えずに済むようになりました。
また、ポータルサイトに関しても、まだ運用は始まっていませんが
役員会に進捗を報告し、一部の社員には伝えているので、社内での期待感はありますね。
―― Microsoft 365 の導入によって、新たに発生した課題などはありますか。
藤本さん：
Microsoft 365 を導入するにあたり、全国のグループ会社から人員を集めてプロジェクトチームを立ち上げたのですが、
それぞれ「（Microsoft 365 に）多少の知識がある」メンバーだったため、自分で勝手に設定してしまうといったことが起きました。
そして、その設定の仕方に不具合があったということがわかったのです。
横松さん：
もうひとつ課題があって、それは社内の人間と外部スタッフを同じドメインのアドレスを付与しているんです。
外部のスタッフを同じ Microsoft Teams に入れるのには不都合があるのですが、
現状は一緒になっていて外部委託のスタッフに共有してはいけない情報もシェアできてしまっています。
藤本さん：
その切り分けができていない課題もありますよね。
―― 課題を解決するためにSGプラスを選んでいただいたということですが、その理由などを教えてください。
藤本さん：
これはもう、横松がSGプラスの岡田さんの人柄に惚れたというのが一番ですね（笑）。
横松さん：
何でも甘えられるというところが（笑）。
取っ掛かりはインターネットでの連絡でしたが、すぐに信頼関係を構築できたというのは大きいですね。
藤本さん：
そういった関係で、他社との比較はせず、SGプラスさん一本でお任せしているといった状況です。
もちろん、これまでお付き合いしてきた他社さんとの比較はありましたが、費用感などの面もそうですし、
なによりサポート範囲の切り分けが厳格すぎて、ある意味では突き放されるといった印象でした。
全国のグループ企業全体で閲覧できるピラミッド型のポータルサイト構築
――ポータルサイトの運用開始はこれからといったところですが、
具体的に今後どのような形で運営していこうと考えてられていますか。
藤本さん：
まだ業務効率まではイメージできていませんが、コミュニケーションツールとして運用していきたいと考えています。
我々は全国で工事や装飾、ポップアップなどを手掛けていますが、これまでは「こういった面白い仕事をしました」という事例を
フォーマットに基づいて写真を貼り付けたりする報告書のようなメールを配信していました。
ただ、メールの一斉配信というのは、自分にとって関係ないという内容のものはスルーするという傾向があるんです。
また、通達に関しても見逃しというものが多い。これをポータルサイトに全部反映することで防ぐことができると考えています。
ただし、社員が常にポータルサイトを閲覧する環境にするのが前提とはなります。
横松さん：
現在、弊社では2つのグループ企業（ヤマトマネキン、ヤマトマネキンウエスト）（現：株式会社ヤマトクリエイション）それぞれのポータルサイトを構築し、さらにその上にグループ全体が閲覧するグループポータルサイトを作るというピラミット構造となっているので、そこは理想的な形ができたなと思っています。