【SharePoint】ビューを活用して見やすいリストを作成しよう

ビューを作成するときは、右上の「表示オプションの切り替え（図中①）」と吹き出しが出る場所をクリックします。表示されるメニューから「新しいビューを作成する（図中②）」をクリックします。

ビュー名の下（図中③）にビューの名前を入力します。表示方法は、「リスト（図中④）」「予定表（図中⑤）」「ギャラリー（図中⑥）」「ボード（図中⑦）」の中から選択します。

表示方法①：リスト

「表示方法（図中①）」の下から「リスト（図中②）」を選択します。「これをパブリックビューにする（図中③）」の左にあるチェックボックスにチェックをつけるとリストにアクセスできる人が使うことができるビューを作成できます。一方、このチェックを外すと、ビューを作成した人のみが使うことができるビューを作成できます。作成ボタン（図中④）をクリックすると一覧形式のビューが作成できます。

列の幅の設定

列のタイトルの間にマウスカーソルを合わせると、マウスポインタ―が矢印（図中⑤）に変わります。この状態でドラッグ＆ドロップすると列の幅を変更することができます。

表示項目や並び順の設定

列のタイトル（図中⑥）をクリックすると表示されるメニューから「列の設定（図中⑦）」にマウスカーソルを合わせ、「列の表示/非表示（図中⑧）」をクリックします。

リストを作成すると自動設定される「更新日時（図中⑨）」「更新者（図中⑩）」「添付ファイル（図中⑪）」等の項目が表示されるので、表示したい項目にチェックを入れます。また項目をドラッグ＆ドロップすると並び順を変更することができます。最後に一番上にある「適用（図中⑫）」と書かれた場所をクリックすると指定した項目、指定した並び順で表示されます。

並べ替えの設定

「日付と時刻（図中⑬）」の列のタイトルをクリックすると表示されるメニューから「古い順（図中⑭）」または「新しい順（図中⑮）」をクリックすると、並べ替えができます。

この表示はリスト項目の種類により変わります。例えば、「１行テキスト」「選択肢」「ユーザー」の場合は「AからZ（図中⑯）」「ZからA（図中⑰）」と表示され、「数値」「通貨」の場合は「小さい順（図中⑱）」「大きい順（図中⑲）」と表示されます。なお、リスト項目の種類が「複数行テキスト」「場所」「画像」の場合は並べ替えができません。

フィルターの設定

「選択肢（図中⑳）」の列のタイトルをクリックすると表示されるメニューから「フィルター基準（図中㉑）」をクリックします。

表示したい項目にチェックを入れ、「適用する（図中㉒）」をクリックするとフィルターされます。選択肢以外の項目や複雑な条件指定については後ほどご説明します。なお、リスト項目の種類が「複数行テキスト」「ハイパーリンク」「場所」「画像」の場合はフィルターができません。

グループ化の設定

「選択肢（図中㉓）」の列のタイトルをクリックすると表示されるメニューから「グループ化（図中㉔）」をクリックするとグループ化されます。なお、リスト項目の種類が「複数行テキスト」「ハイパーリンク」「場所」「画像」の場合はグループ化ができません。

合計の設定

タイトル列をクリックすると表示されるメニューから「合計（図中㉕）」にマウスカーソルを合わせ、「数（図中㉖）」をクリックすると最終行に件数合計が表示されます。

列の種類が「日付と時刻」の場合は「平均（図中㉗）」「最大値（図中㉘）」「最小値（図中㉙）」を表示することができ、列の種類が「数値」と「通貨」の場合はさらに「合計（図中㉚）」「標準偏差（図中㉛）」「分散（図中㉜）」を表示することができます。

ビューに名前を付けて保存

ビューを変更すると右上の「表示オプションの切り替え（図中㉝）」と吹き出しが出る場所に星印が付きます。

​​​​​​​ビューの変更内容を保存したい時は、右上の「表示オプションの切り替え（図中㉞）」と吹き出しが出る場所をクリックし、表示されるメニューから「ビューに名前を付けて保存（図中㉟）」をクリックします。

現在のビューを上書きする場合は保存ボタン（図中㊱）をクリックします。新しい名前を付けて保存する場合は名前を変更して保存ボタンをクリックします。

表示方法②：予定表

「表示方法（図中①）」の下から「予定表（図中②）」を選択します。

「既定のレイアウト（図中③）」の下から「月（図中④）」または「週（図中⑤）」を選択します。

「予定表の開始日」の下（図中⑥）をクリックすると「日付と時刻」に設定しているリスト項目が表示されるので、開始日を登録するリスト項目を選択します。

同様に「予定表の終了日」の下（図中⑦）をクリックして、終了日を登録するリスト項目を選択します。

「その他のオプション（図中⑧）」と書かれたリンクをクリックします。

「予定表のアイテムのタイトル」の下（図中⑨）をクリックするとリスト項目が表示されるので、予定表に表示するリスト項目を選択します。作成ボタン（図中⑩）をクリックするとカレンダー形式のビューが作成できます。

カテゴリーごとに色分けして表示

カレンダー形式のビューをカテゴリーごとに色分けすることができます。まず、カテゴリーが設定されている項目を指定します。

右上の「表示オプションの切り替え（図中⑪）」と吹き出しが出る場所をクリックし、表示されるメニューから「現在のビューの編集（図中⑫）」をクリックするとビューの編集画面が表示されます。

既定のレイアウトの下は「週（図中⑬）」をクリックします。「小見出し」の下（図中⑭）をクリックするとリスト項目が表示されるので、カテゴリーが設定されているリスト項目を選択し、保存ボタン（図中⑮）をクリックします。

次にカテゴリーごとの色を設定します。右上の「表示オプションの切り替え（図中⑯）」と吹き出しが出る場所をクリックし、表示されるメニューから「現在のビューの書式設定（図中⑰）」をクリックするとビューの書式設定画面が表示されます。

条件付き書式の中にある「ルールを管理（図中⑱）」と書かれたリンクをクリックします。

「すべての値を表示する（図中⑲）」と書かれたリンクをクリックします。

「列の選択（図中⑳）」と書かれた場所をクリックし、カテゴリーが設定されているリスト項目を選択します。

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​「比較の選択（図中㉑）」と書かれた場所をクリックし、「等しい（図中㉒）」を選択します。

「値の選択または入力（図中㉓）」と書かれた場所をクリックし、色を設定したいカテゴリーを選択します。

次にサンプルテキストと書かれた横のアイコン（図中㉔）をクリックし、色を選択した後に保存ボタン（図中㉕）をクリックします。

「ルールの編集」の左にある矢印（図中㉖）をクリックすると条件付き書式の設定画面に戻ります。

「ルールの追加（図中㉗）」と書かれたリンクをクリックします。

後は同様に条件を指定し、色を指定して保存ボタン（図中㉘）をクリックします。このようにカテゴリーごとに色分けするとカレンダーを見やすくすることができます。

表示方法③：ギャラリー

「表示方法」の下から「ギャラリー（図中①）」を選択します。作成ボタン（図中②）をクリックするとカード形式のビューが作成できます。

右上の「表示オプションの切り替え（図中③）」と吹き出しが出る場所をクリックし、表示されるメニューから「現在のビューの書式設定（図中④）」をクリックします。

カードデザイナーの下にある「カードを編集（図中⑤）」と書かれたリンクをクリックするとカードデザイナーが表示されます。

表示したい項目にチェックを入れたり、並び順を変更したりしてカードをカスタマイズした後に保存ボタン（図中⑥）をクリックします。

表示方法④：ボード

「表示方法」の下から「ボード（図中①）」を選択します。

「ボードの整理」の下（図中②）をクリックすると「選択肢」に設定しているリスト項目が表示されるので、ボードの分類基準になるリスト項目を選択します。

作成ボタン（図中③）をクリックするとカンバン形式のビューが作成できます。

右上の「表示オプションの切り替え（図中④）」と吹き出しが出る場所をクリックし、表示されるメニューから「カードのカスタマイズ（図中⑤）」をクリックするとカードデザイナーが表示されます。

表示したい項目にチェックを入れたり、並び順を変更したりしてカードをカスタマイズした後に保存ボタン（図中⑥）をクリックします。

ビューの詳細設定の方法

ビューの設定方法は前の章でご説明しましたが、もう一つ、別の設定方法があります。できることはほとんど同じですが、さらに詳細な設定が可能です。

「リスト」と「ギャラリー」の詳細設定

表示方法が「リスト」か「ギャラリー」のビューを表示している状態で、右上の「表示オプションの切り替え（図中①）」と吹き出しが出る場所をクリックします。表示されるメニューから「現在のビューの編集（図中②）」をクリックするとビューの編集画面が表示されます。

名前

「名前」のブロックでは、ビュー名や Web アドレスを変更できます。ビューへのリンクを設定する場合は、「このビューの Web アドレス（図中③）」に記載されている URL を指定します。

表示項目や並び順の設定

「列」のブロックでは、表示項目や並び順の設定が可能です。「表示（図中④）」の下にチェックを入れた項目が、「左からの並び順（図中⑤）」の下の順番で表示されます。

並べ替え

「並べ替え」のブロックでは、アイテムの並べ替えを行う基準となる列を2つまで設定が可能です。「最優先する列」の下（図中⑥）から列を選択し、昇順（図中⑦）か降順（図中⑧）を選択します。

同様に「2番目に優先する列（図中⑨）」を設定すると、最優先する列の項目が同じ時に並べ替えを行う基準となる列を設定できます。

フィルター

「フィルター」のブロックでは、フィルターの条件設定が可能です。前の章の設定では選択肢のみでしたが、ここでは詳細の条件設定が可能です。「アイテムを表示する列の条件（図中⑩）」の下から列を選択します。

「演算子（図中⑪）」と吹き出しが出る場所をクリックすると、設定できる演算子が表示されます。「次の値に等しい」の他に「次の値に等しくない」「次の値より大きい」「次の値より小さい」「次の値で始まる」「次の値を含む」等の演算子が設定できます。

また「AND（図中⑫）」「OR（図中⑬）」で複合的な条件を設定できるため、細かなフィルター条件を指定できます。

グループ化

「グループ化」のブロックでは、グループ化する基準となる列を2つまで設定が可能です。「最優先する列」の下（図中⑭）から列を選択し、昇順（図中⑮）か降順（図中⑯）を選択します。同様に「2番目に優先する列（図中⑰）」を設定すると、最優先する列のサブグループとする列を設定できます。

また、ビューを表示したときの表示を「折りたたみ（図中⑱）」と「展開（図中⑲）」から設定したり、表示するグループ数（図中⑳）を設定したりできます。

集計

「集計」のブロックでは、「合計（図中㉑）」の下から列の種類に応じた集計方法が表示されるので、選択します。

「予定表」と「ボード」の詳細設定

表示方法が「予定表」か「ボード」のビューを表示している状態で、右上の「表示オプションの切り替え（図中㉒）」と吹き出しが出る場所をクリックして、「現在のビューの編集（図中㉓）」をクリックしても、「リスト」や「ギャラリー」の時に表示されるビューの編集画面を表示することができません。

そのため「予定表」と「ボード」のビューにフィルター等の設定を行いたい時は、画面上部の「設定（図中㉔）」と吹き出しが出るアイコンをクリックします。表示されるメニューから「リストの設定（図中㉕）」をクリックします。

一番下にビューの一覧（図中㉖）が表示されるので、編集したいビューをクリックするとビューの編集画面が表示されます。以降の設定は同様なので割愛します。

ビューの書式設定の方法

ビューを色分けしたりして、わかりやすく表示する書式設定の方法についてご説明します。

「リスト」のビューの書式設定

「リスト」のビューを表示している状態で、右上の「表示オプションの切り替え（図中①）」と吹き出しが出る場所をクリックします。表示されるメニューから「現在のビューの書式設定（図中②）」をクリックします。

ビューの書式設定

「交互の行のスタイル（図中③）」を選択すると、偶数行と奇数行で色が変わります。「行のスタイルの編集（図中④）」と書かれたリンクをクリックすると奇数行の色と偶数行の色をそれぞれ設定することができます。

「条件付き書式（図中⑤）」を選択すると、条件にマッチする行の色を指定することができます。​​​​​​​

「すべての値を表示する（図中⑥）」と書かれたリンクをクリックします。​​​​​​​

「列の選択（図中⑦）」と書かれた場所をクリックし、条件設定する列を選択するのですが、ここでは終了日を選択します。

「比較の選択（図中⑧）」と書かれた場所をクリックすると、選択した列で設定可能な演算子が表示されます。ここでは「より前」を選択します。

「値の選択または入力（図中⑨）」と書かれた場所をクリックすると、選択した列で設定可能な条件が表示されます。ここでは「今日」を選択します。この設定により「終了日が今日より前の行を色分けする」という条件が設定されました。

次にサンプルテキストと書かれた横のアイコン（図中⑩）をクリックし、色を選択した後に保存ボタン（図中⑪）をクリックします。

「ルールの編集」の左にある矢印（図中⑫）をクリックすると条件付き書式の設定画面に戻ります。

​​​​​​​

「ルールの追加（図中⑬）」と書かれたリンクをクリックすると、同様に条件を指定し、色を指定することができます。

列の書式設定

「列の書式設定（図中⑭）」をクリックすると列ごとに条件にマッチする行の色を指定することができます。

「列を選択する」と書かれた下（図中⑮）をクリックして、条件設定する列を選択します。列の種類が「選択肢」「日付と時刻」「数値」「はい/いいえ」の場合、テンプレートが準備されているため、簡単に設定できます。また条件付き書式（図中⑯）で条件にマッチする項目の色を指定することができます。
設定方法はビューの書式設定と同様のため、割愛します。

「ギャラリー」と「ボード」のビューの書式設定

「ギャラリー」や「ボード」のビューを表示している状態で、右上の「表示オプションの切り替え（図中①）」と吹き出しが出る場所をクリックします。表示されるメニューから「現在のビューの書式設定（図中②）」をクリックします。

ビューの書式設定

「カードデザイナー（図中③）」の中にある「カードを編集（図中④）」と書かれたリンクをクリックするとカードデザイナーが表示されます。

表示したい項目にチェックを入れたり、並び順を変更したりしてカードをカスタマイズした後に保存ボタン（図中⑤）をクリックします。列の書式設定は「リスト」と同様のため、割愛します。

「予定表」のビューの書式設定

「予定表」のビューの書式設定は、「ビューの作成方法」の「表示方法②：予定表」の中で説明しているため、確認してみてください。

まとめ

今回は、SharePoint のリストの機能「ビュー」を設定する方法についてご説明しました。
ビューを利用することで、ユーザーは自分の好みやニーズに合わせてリストを見やすい形式で表示できます。この機能により、リスト内の情報を目的のデータにより早くアクセスすることが可能になります。ビューの設定によって、作業効率を向上させたり、特定の条件に合致するアイテムを簡単に見つけたりすることができますので、ぜひ活用してみてください。

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