OneNoteの活用事例8選！活用のメリットや使い方を画像付きで解説！

OneNoteは何ができる？便利な活用事例8選

OneNoteは、Microsoftが提供するデジタルノートアプリケーションです。テキスト、画像、音声など、さまざまな情報を自由なレイアウトで記録・整理できる点が特徴です。紙のノートのように直感的に使えながら、デジタルならではの検索性や共有機能を備えているため、ビジネスシーンで幅広く活用されています。

ここからは、OneNoteを実際のビジネスシーンで活用できる8つの事例をご紹介します。各活用事例を参考にすることで、日々の業務効率化や情報共有の改善につなげることができるでしょう。

プロジェクト進捗の共有メモ

プロジェクトの進捗状況を共有する際に、OneNoteは非常に有効なツールとなります。複数のメンバーが参加するプロジェクトでは、タスクや進捗、関連ファイルの管理をスムーズに行うことが大切です。OneNoteではノートブックをメンバー間で共有することで、リアルタイムでの情報共有が実現できます。

他のメンバーが追加・更新したページは未読ページとして太字で表示されるため、情報を見落とす心配がありません。さらに、作成者別や期間別に変更履歴を確認できる機能も備わっています。これにより、誰がいつどのような更新を行ったのかを簡単に追跡することが可能です。

プロジェクトごとにノートブックを作成し、セクションでフェーズや担当を分類すれば、体系的な情報管理が実現します。チームメンバー全員が同じ情報にアクセスできる環境を整えることで、コミュニケーションコストを削減し、プロジェクトの透明性を高めることができるでしょう。

マニュアルの作成

業務マニュアルの作成と管理において、OneNoteは優れた機能を発揮します。従来の紙のマニュアルやWordファイルと異なり、OneNoteではセクションとページという階層構造で情報を整理できるため、マニュアルの管理が容易になります。例えば「新人教育」というノートブックの中に、部署ごとのセクションを作成し、その下に業務手順のページを追加していく形です。

OneNoteの大きな利点は、画像や動画、ファイルを簡単に挿入できる点にあります。操作手順をスクリーンショットで示したり、説明動画を埋め込んだりすることで、視覚的に分かりやすいマニュアルを作成ができるでしょう。また、全文検索機能により、膨大なマニュアルの中から必要な情報を瞬時に見つけ出すことが可能です。

複数人での同時編集にも対応しているため、マニュアルの更新作業を効率的に進められます。内容の変更があった場合でも、バージョン履歴から過去の状態に戻すことができるため、安心して編集作業を行えるでしょう。

議事録の作成

会議の議事録作成において、OneNoteは強力なサポート機能を提供します。まず、Outlookに登録された会議情報をOneNoteに呼び出すことで、会議の日付、場所、参加者といった基本情報を自動的に取り込むことができます。これにより、議事録の作成時間の短縮が可能です。

会議中は、テキスト入力だけでなく、資料の画像を貼り付けたり、手書きでメモを追加したりと、柔軟に情報を記録できます。さらに、録音機能を活用すれば、会議の音声を議事録と一緒に保存することができるため、後から内容を確認する際に非常に便利です。ディクテーション機能を使えば、音声を自動的にテキスト化することもできます。

作成した議事録は、チームメンバーとリアルタイムで共有できるため、会議後すぐに全員が内容を確認できます。議事録作成の効率化により、会議の生産性向上につながるでしょう。

ToDoリストの作成

日々のタスク管理において、OneNoteのチェックボックス機能は非常に実用的です。会議中に発生したタスクや日常業務のToDoを、その場ですぐにOneNoteに記録することができます。キーボードショートカット（Ctrl+1）を使えば、瞬時にチェックボックス付きのタスクを作成できるため、作業の流れを中断することなくタスクを追加できます。

OneNoteの優れている点は、タスクをOutlookと連携できることです。OneNoteで作成したタスクに期限を設定すると、自動的にOutlookのスケジュールに反映されます。これにより、複数のツールを行き来する手間が省け、タスク管理の一元化が実現します。

また、「重要」「質問」といったノートシールを活用することで、タスクの優先順位を視覚的に把握できるでしょう。プロジェクトごとにセクションを分けてタスクを管理すれば、業務全体の進捗状況を把握しやすくなります。

情報共有ポータル／社内Wikiとして活用

社内の知識やノウハウを蓄積する情報共有ポータルとして、OneNoteは有効に機能します。OneNoteの階層構造（ノートブック、セクション、ページ）を活用することで、部門別、プロジェクト別、カテゴリ別など、さまざまな切り口で情報を体系的に把握ができます。例えば、よくある質問をFAQセクションにまとめたり、成功事例を事例集セクションに蓄積したりできるでしょう。

社内Wikiとして運用する際の利点は、情報の更新が容易であることです。誰でも簡単に情報を追加・編集できるため、組織全体の知識が自然に蓄積されていきます。また、強力な検索機能により、必要な情報に素早くアクセスできます。

画像内のテキストや手書きメモも検索対象となるため、多様な形式の情報を効率的に検索可能です。権限設定により、公開範囲をコントロールできるため、機密情報の管理も安心して行えます。組織の知識基盤として、OneNoteは大きな役割を果たすでしょう。

名刺管理

営業職をはじめとするビジネスパーソンにとって、名刺管理は大切な業務の一つです。OneNoteを活用すれば、紙の名刺をデジタル化して効率的に管理することができます。スマートフォンやタブレットのカメラで名刺を撮影し、OneNoteに画像として保存するだけで、いつでもどこでも名刺情報にアクセスできるようになります。

OneNoteの検索機能は、画像内のテキストも認識するため、名刺に記載された会社名や氏名での検索が可能です。セクションで業界別や取引状況別に分類したり、タグで重要度を設定したりすることで、大量の名刺も効率的に整理できます。

Microsoftアカウントで同期すれば、オフィスのパソコンでも外出先のスマートフォンでも、同じ名刺情報にアクセスできるため、営業活動の効率が大幅に向上するでしょう。

アイデア整理と企画立案

創造的な作業において、OneNoteは優れたブレインストーミングツールとなります。自由なキャンバスに、思いついたアイデアをテキスト、手書き、画像など、さまざまな形式で記録できるため、発想を妨げることなく情報を蓄積できます。

複数のアイデアを並べて比較したり、関連する情報をリンクで結びつけたりすることで、アイデアを体系的に整理することが可能です。

チームでのブレインストーミングにも、OneNoteは大きな価値を発揮します。共有されたノートブックに、メンバー全員がリアルタイムでアイデアを書き込むことができるため、物理的な場所に制約されずに創造的な議論を行えます。手書き機能を使えば、図やイラストを描きながらアイデアを視覚化することもできます。

蓄積したアイデアは、後から検索して再利用することも可能です。過去のアイデアをベースに新しい企画を立案することで、創造性を高めることができるでしょう。以下の記事でも詳しく説明しているので、ぜひ参考にしてください。

◼︎【基礎編】MicrosoftOneNoteのおすすめの使い方を簡単説明！

◼︎【OneNote】シナリオ別に使いこなして業務の効率化を実現

OneNote導入の4大メリット！

OneNoteを業務に導入することで得られるメリットは多岐にわたります。デジタルノートツールとしての基本的な機能に加え、Microsoft365との連携により、ビジネスシーンでの活用価値が非常に高くなっています。

ここでは、OneNote導入によって得られる代表的な4つのメリットについて、詳しく解説していきます。これらのメリットを理解することで、OneNoteを自社の業務にどのように活かせるかが明確になるでしょう。

①複数デバイス・場所でシームレスに利用できる

OneNoteの最大の利点の一つは、デバイスや場所を問わず利用できることです。Windows、Mac、iOS、Androidなど、主要なプラットフォームすべてに対応しているため、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからもアクセスできます。Web版のOneNoteも提供されているため、ブラウザがあれば専用アプリをインストールしていない端末からもアクセス可能です。

オフライン環境でも作業を継続でき、インターネットに接続した際に自動的に同期されるため、通信環境を気にする必要がありません。このマルチデバイス対応により、働く場所や時間を選ばない柔軟な業務スタイルを実現できます。

②チーム共有とリアルタイム共同編集でスピードと透明性が向上する

OneNoteの共有機能と同時編集機能は、チームワークを劇的に向上させます。ノートブックをチームメンバーと共有することで、全員が同じ情報にアクセスできる環境を構築できます。

複数のメンバーが同時に同じページを編集しても、変更内容はリアルタイムで反映されます。各メンバーの編集箇所が色分けされて表示されるため、誰がどの部分を更新しているかが一目で分かります。情報をPDF化して共有する手間も不要となり、フォーマットが崩れる心配もありません。

このリアルタイム共同作業により、チームの生産性が向上し、プロジェクトの進行速度が加速します。情報の透明性が高まることで、チーム内のコミュニケーションも円滑になるでしょう。

③自動保存とバージョン管理でミスを防げる

OneNoteは入力した内容を自動的に保存するため、保存し忘れによるデータ損失のリスクがありません。従来のアプリケーションでは、作業中にパソコンがフリーズしたり、停電が発生したりすると、保存していない内容が失われてしまうことがありましたが、そのような不安がなくなります。

さらに、バージョン履歴機能により、過去のどの時点の状態にも戻すことができます。誤って大事な情報を削除してしまった場合でも、簡単に復元することが可能です。共同編集の際に意図しない変更が加えられた場合も、変更前の状態に戻すことができます。

ページごとに過去のバージョンが記録されているため、いつ誰がどのような変更を行ったかを確認することもできます。この自動保存とバージョン管理機能により、データの安全性が確保され、安心して業務を進めることができるでしょう。

④Microsoftアカウント作成でほとんどの機能を無料で使える

OneNoteの魅力的な点の一つは、無料で高機能なサービスを利用できることです。Microsoftアカウントを作成するだけで、OneNoteの主要機能のほとんどを無料で使い始めることができます。ノートの作成、編集、共有といった基本機能はもちろん、画像や音声の挿入、手書き入力、検索機能なども無料プランで利用可能です。

無料版でも15GBのOneDriveストレージが提供されるため、個人利用や小規模チームでの使用であれば十分な容量となっています。有料のMicrosoft365サブスクリプションに加入すれば、Outlook、Teams、SharePointなどとの高度な連携機能が利用できますが、基本的な業務であれば無料版でも問題ありません。

OneNote の構成を詳しく解説！

個人で作成するOneNote は、OneDrive に保存され、チームで作成する OneNote は、SharePoint に保存されます。 その中にノートブックが保存され、ノートブックの中にセクション、セクションの中にページという階層構造になっています。 

左上に表示されるノートブック名をクリックするとノートブックの一覧が表示され、切り替えることができます。 

左側にセクションが表示され、右側にページの一覧が表示されます。

また、左上にある「ナビゲーションの非表示」と吹き出しが表示されるアイコンをクリックするとナビゲーションが非表示となり、「ナビゲーションを表示」と吹き出しが表示されるアイコンをクリックするとナビゲーションが表示されます。 

OneNote の基本操作は？画像付きで解説

 OneNote の基本的な操作についてご説明します。 

セクションとページの追加

「ファイル」と書かれたアイコンをクリックすると、リストが表示されるので、「ファイルの印刷イメージを挿入」を選択します。

ポップアップ画面が表示されるので、「ファイルを選択」と書かれたボタンをクリックします。

挿入したいファイルを指定して、開くボタンをクリックします。

挿入ボタンをクリックするとファイルが添付されるとともに、印刷イメージが挿入されます。ファイルの中身を見ながらノートにまとめられるので、便利です。活用してみてください。

現時点でサポートされているファイルは Word と PDF のみですが、近い将来、他のファイルもサポートされる予定です。

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