OneNote は、テキストや画像、音声を一緒に保存できる便利なノートアプリです。使い方を覚えれば、難しいアプリではありません。シンプルなインターフェースと直感的な操作で、初心者でもすぐに活用できるようになります。
本記事では OneNote の基本操作から活用方法まで詳しくご説明します。ぜひ、OneNote を活用してみてください。
●この記事の目次
OneNoteは、Microsoft が提供するデジタルノートアプリケーションです。テキスト、画像、音声など、さまざまな情報を自由なレイアウトで記録・整理できる点が特徴です。紙のノートのように直感的に使えながら、デジタルならではの検索性や共有機能を備えているため、ビジネスシーンで幅広く活用されています。
ここからは、OneNote を実際のビジネスシーンで活用できる8つの事例をご紹介します。各活用事例を参考にすることで、日々の業務効率化や情報共有の改善につなげることができるでしょう。
プロジェクトの進捗状況を共有する際に、 OneNote は非常に有効なツールとなります。複数のメンバーが参加するプロジェクトでは、タスクや進捗、関連ファイルの管理をスムーズに行うことが大切です。 OneNote ではノートブックをメンバー間で共有することで、リアルタイムでの情報共有が実現できます。
他のメンバーが追加・更新したページは未読ページとして太字で表示されるため、情報を見落とす心配がありません。さらに、作成者別や期間別に変更履歴を確認できる機能も備わっています。これにより、誰がいつどのような更新を行ったのかを簡単に追跡することが可能です。
プロジェクトごとにノートブックを作成し、セクションでフェーズや担当を分類すれば、体系的な情報管理が実現します。チームメンバー全員が同じ情報にアクセスできる環境を整えることで、コミュニケーションコストを削減し、プロジェクトの透明性を高めることができるでしょう。
業務マニュアルの作成と管理において、 OneNote は優れた機能を発揮します。従来の紙のマニュアルや Word ファイルと異なり、 OneNote ではセクションとページという階層構造で情報を整理できるため、マニュアルの管理が容易になります。例えば「新人教育」というノートブックの中に、部署ごとのセクションを作成し、その下に業務手順のページを追加していく形です。
OneNote の大きな利点は、画像や動画、ファイルを簡単に挿入できる点にあります。操作手順をスクリーンショットで示したり、説明動画を埋め込んだりすることで、視覚的に分かりやすいマニュアルを作成ができるでしょう。また、全文検索機能により、膨大なマニュアルの中から必要な情報を瞬時に見つけ出すことが可能です。
複数人での同時編集にも対応しているため、マニュアルの更新作業を効率的に進められます。内容の変更があった場合でも、バージョン履歴から過去の状態に戻すことができるため、安心して編集作業を行えるでしょう。
会議の議事録作成において、OneNote は強力なサポート機能を提供します。まず、Outlook に登録された会議情報を OneNote に呼び出すことで、会議の日付、場所、参加者といった基本情報を自動的に取り込むことができます。これにより、議事録の作成時間の短縮が可能です。
会議中は、テキスト入力だけでなく、資料の画像を貼り付けたり、手書きでメモを追加したりと、柔軟に情報を記録できます。さらに、録音機能を活用すれば、会議の音声を議事録と一緒に保存することができるため、後から内容を確認する際に非常に便利です。ディクテーション機能を使えば、音声を自動的にテキスト化することもできます。
作成した議事録は、チームメンバーとリアルタイムで共有できるため、会議後すぐに全員が内容を確認できます。議事録作成の効率化により、会議の生産性向上につながるでしょう。
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【OneNote】シナリオ別に使いこなして業務の効率化を実現
日々のタスク管理において、OneNote のチェックボックス機能は非常に実用的です。会議中に発生したタスクや日常業務の ToDo を、その場ですぐに OneNote に記録することができます。キーボードショートカット（Ctrl + 1）を使えば、瞬時にチェックボックス付きのタスクを作成できるため、作業の流れを中断することなくタスクを追加できます。
OneNote の優れている点は、タスクを Outlook と連携できることです。OneNote で作成したタスクに期限を設定すると、自動的に Outlook のスケジュールに反映されます。これにより、複数のツールを行き来する手間が省け、タスク管理の一元化が実現します。
また、「重要」「質問」といったノートシールを活用することで、タスクの優先順位を視覚的に把握できるでしょう。プロジェクトごとにセクションを分けてタスクを管理すれば、業務全体の進捗状況を把握しやすくなります。
社内の知識やノウハウを蓄積する情報共有ポータルとして、 OneNote は有効に機能します。OneNote の階層構造（ノートブック、セクション、ページ）を活用することで、部門別、プロジェクト別、カテゴリ別など、さまざまな切り口で情報を体系的に把握ができます。例えば、よくある質問を FAQ セクションにまとめたり、成功事例を事例集セクションに蓄積したりできるでしょう。
社内 Wiki として運用する際の利点は、情報の更新が容易であることです。誰でも簡単に情報を追加・編集できるため、組織全体の知識が自然に蓄積されていきます。また、強力な検索機能により、必要な情報に素早くアクセスできます。
画像内のテキストや手書きメモも検索対象となるため、多様な形式の情報を効率的に検索可能です。権限設定により、公開範囲をコントロールできるため、機密情報の管理も安心して行えます。組織の知識基盤として、OneNote は大きな役割を果たすでしょう。
営業職をはじめとするビジネスパーソンにとって、名刺管理は大切な業務の一つです。OneNote を活用すれば、紙の名刺をデジタル化して効率的に管理することができます。スマートフォンやタブレットのカメラで名刺を撮影し、OneNote に画像として保存するだけで、いつでもどこでも名刺情報にアクセスできるようになります。
OneNote の検索機能は、画像内のテキストも認識するため、名刺に記載された会社名や氏名での検索が可能です。セクションで業界別や取引状況別に分類したり、タグで重要度を設定したりすることで、大量の名刺も効率的に整理できます。
Microsoft アカウントで同期すれば、オフィスのパソコンでも外出先のスマートフォンでも、同じ名刺情報にアクセスできるため、営業活動の効率が大幅に向上するでしょう。
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営業職やコンサルタントなど、複数の顧客を担当する業務では、案件ごとの情報を整理して管理することが求められます。OneNote を活用すれば、顧客ごとにページを作成し、商談内容や提案資料、フォローアップ事項などを一元管理できます。
具体的な活用方法として、ノートブック内に顧客別のセクションを設け、各セクション内には商談日ごとのページを作成します。商談中はスマートフォンやタブレットでリアルタイムにメモを取り、帰社後にパソコンから詳細を追記して整理することで、情報の抜け漏れを防ぐことができます。
OneNote の強力な検索機能を活用すれば、過去の案件情報を瞬時に見つけ出すことが可能です。顧客名や商品名、日付などのキーワードで検索するだけで、膨大な情報の中から必要なデータにアクセスできます。
創造的な作業において、OneNote は優れたブレインストーミングツールとなります。自由なキャンバスに、思いついたアイデアをテキスト、手書き、画像など、さまざまな形式で記録できるため、発想を妨げることなく情報を蓄積できます。
複数のアイデアを並べて比較したり、関連する情報をリンクで結びつけたりすることで、アイデアを体系的に整理することが可能です。
チームでのブレインストーミングにも、OneNote は大きな価値を発揮します。共有されたノートブックに、メンバー全員がリアルタイムでアイデアを書き込むことができるため、物理的な場所に制約されずに創造的な議論を行えます。手書き機能を使えば、図やイラストを描きながらアイデアを視覚化することもできます。
蓄積したアイデアは、後から検索して再利用することも可能です。過去のアイデアをベースに新しい企画を立案することで、創造性を高めることができるでしょう。以下の記事でも詳しく説明しているので、ぜひ参考にしてください。
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【基礎編】Microsoft OneNote のおすすめの使い方を簡単説明！
【OneNote】シナリオ別に使いこなして業務の効率化を実現
OneNote の基本的な情報についてご説明します。
基礎的な使い方は OneNote のおすすめの使い方をまとめた記事でも紹介しているので、あわせてご覧ください。
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【基礎編】Microsoft OneNote のおすすめの使い方を簡単説明！
OneNote は、Microsoft が提供するデジタルノートアプリです。 Microsoft 365 に含まれており、テキストや画像、音声、手書きメモまでを一つのノートにまとめて管理できます。
紙のノートのように自由なレイアウトで書き込める一方、デジタルならではの検索性や共有機能を備えている点が持ち味です。集めた情報はクラウドに保存されるため、パソコンでもスマートフォンでも同じ内容を扱えます。
会議のメモから個人のアイデア帳まで、用途を選ばず使える柔軟さが、幅広い業務で支持されている理由と言えるでしょう。
OneNote でできることは多岐にわたりますが、ここでは代表的な 5 つを取り上げます。一つ目はテキスト入力で、ページ内の好きな場所に自由に書き込めます。二つ目は画像の保存で、撮影した写真やキャプチャをそのまま貼り付けられるのも便利です。
三つ目は PDF の保存で、資料を印刷イメージとして取り込み、内容を見ながらメモを残せます。四つ目は録音で、会議の音声をノートと一緒に保存しておけます。五つ目は共同編集で、複数のメンバーが同じページを同時に編集できる点も見逃せません。
こうした機能を組み合わせることで、情報の記録から共有までを一つのアプリで完結させられます。
OneNote は、 Microsoft アカウントを作成すれば主要な機能を無料で使い始められます。ノートの作成や編集、共有に加えて、画像や音声の挿入、手書き入力、検索といった機能も無料版で一通り利用できます。
無料版と Microsoft 365 版の違いは、おもにストレージ容量と他アプリとの連携の 2 点です。無料版では 15 GB の OneDrive ストレージが使え、個人や小規模なチームであれば十分にまかなえます。一方の Microsoft 365 版では、容量が増えるうえに、Outlook や Teams 、SharePoint との高度な連携が利用できます。
まずは無料版で使い心地を試し、業務での連携を深めたくなった段階で有料版へ移行する進め方がおすすめです。
OneNote は、同じ Microsoft 製の Word やメモ帳と混同されがちですが、得意とする役割が異なります。Word は体裁を整えた文書の作成に向いており、報告書や契約書のように仕上がりが問われる書類づくりで力を発揮します。
メモ帳はテキストを手早く保存することに特化したシンプルなアプリで、ちょっとした書き留めに便利です。これに対して OneNote は、さまざまな形式の情報を整理し、チームで共有することに強みを持ちます。
文書を清書したいときは Word、すばやく書き残したいときはメモ帳、情報をためて整理・共有したいときは OneNote と、目的に応じて使い分けると効率的です。
OneNote には、業務をさらに効率化する便利な機能が数多く用意されています。OCR 機能を使えば画像内の文字も検索対象になり、名刺やホワイトボードを撮影した写真からでもキーワードで該当ページを探し出せます。 Outlook との連携機能では、会議の日時や参加者といった情報をノートに呼び出せるため、手入力の手間が省け、議事録作成のスピードが上がるでしょう。
ページテンプレート機能を使えば、あらかじめ用意したフォーマットに沿って議事録やマニュアルを作成でき、体裁を統一しやすくなります。「重要」「質問」などのノートシールはタグ付けの感覚で活用でき、パスワード保護機能を設定すれば機密性の高いセクションだけを限定的に閲覧させることも可能です。
バージョン履歴機能では過去の編集内容を確認・復元できるため、誤操作による情報の消失も防げるでしょう。
OneNote を業務に導入することで得られるメリットは多岐にわたります。デジタルノートツールとしての基本的な機能に加え、Microsoft365 との連携により、ビジネスシーンでの活用価値が非常に高くなっています。
ここでは、OneNote 導入によって得られる代表的な 4 つのメリットについて、詳しく解説していきます。これらのメリットを理解することで、OneNote を自社の業務にどのように活かせるかが明確になるでしょう。
OneNote の最大の利点の一つは、デバイスや場所を問わず利用できることです。Windows、 Mac、iOS、Android など、主要なプラットフォームすべてに対応しているため、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからもアクセスできます。Web 版の OneNote も提供されているため、ブラウザがあれば専用アプリをインストールしていない端末からもアクセス可能です。
オフライン環境でも作業を継続でき、インターネットに接続した際に自動的に同期されるため、通信環境を気にする必要がありません。このマルチデバイス対応により、働く場所や時間を選ばない柔軟な業務スタイルを実現できます。
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OneNote の共有機能と同時編集機能は、チームワークを劇的に向上させます。ノートブックをチームメンバーと共有することで、全員が同じ情報にアクセスできる環境を構築できます。
複数のメンバーが同時に同じページを編集しても、変更内容はリアルタイムで反映されます。各メンバーの編集箇所が色分けされて表示されるため、誰がどの部分を更新しているかが一目で分かります。情報をPDF化して共有する手間も不要となり、フォーマットが崩れる心配もありません。
このリアルタイム共同作業により、チームの生産性が向上し、プロジェクトの進行速度が加速します。情報の透明性が高まることで、チーム内のコミュニケーションも円滑になるでしょう。
OneNote は入力した内容を自動的に保存するため、保存し忘れによるデータ損失のリスクがありません。従来のアプリケーションでは、作業中にパソコンがフリーズしたり、停電が発生したりすると、保存していない内容が失われてしまうことがありましたが、そのような不安がなくなります。
さらに、バージョン履歴機能により、過去のどの時点の状態にも戻すことができます。誤って大事な情報を削除してしまった場合でも、簡単に復元することが可能です。共同編集の際に意図しない変更が加えられた場合も、変更前の状態に戻すことができます。
ページごとに過去のバージョンが記録されているため、いつ誰がどのような変更を行ったかを確認することもできます。この自動保存とバージョン管理機能により、データの安全性が確保され、安心して業務を進めることができるでしょう。
OneNote の魅力的な点の一つは、無料で高機能なサービスを利用できることです。Microsoft アカウントを作成するだけで、OneNote の主要機能のほとんどを無料で使い始めることができます。ノートの作成、編集、共有といった基本機能はもちろん、画像や音声の挿入、手書き入力、検索機能なども無料プランで利用可能です。
無料版でも 15 GB の OneDrive ストレージが提供されるため、個人利用や小規模チームでの使用であれば十分な容量となっています。有料の Microsoft 365 サブスクリプションに加入すれば、Outlook、Teams、SharePoint などとの高度な連携機能が利用できますが、基本的な業務であれば無料版でも問題ありません。
OneNote は、 Microsoft 365 の各アプリと連携することで、単体で使う以上の価値を発揮します。 Outlook との連携では会議の詳細をノートに直接呼び出せるため、日時や参加者を手入力する手間が省けるでしょう。
Teams との連携では、チャネル内にノートブックのタブを追加でき、チームメンバーがその場で共同編集を行えます。会議中に出た意見をそのままノートに反映させたり、決定事項をリアルタイムで共有したりすることが可能です。
SharePoint との連携では、チームのノートブックがチームサイト上に自動的に保存されるため、権限管理を含めた一元的な情報共有が実現します。より具体的な使い方は以下の記事でも紹介していますので、あわせてご覧ください。
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Teams のグループチャットの作り方！メンバー追加・便利機能・使い分けまで徹底解説
OneNote は、直感的な操作で使い始められるアプリです。ここでは、ノートブックの作成から共有まで、基本的な操作の流れをご説明します。初めて使う方でも、順番に試していけば無理なく使い方を覚えられるでしょう。
OneNote では、ノートブック、セクション、ページという 3 つの階層で情報を整理します。まずノートブックを作成し、テーマごとのセクションを設け、その中に個別のページを追加していく流れです。左上のノートブック名をクリックすると一覧が表示され、簡単に切り替えられます。
画面左側にセクション、右側にページの一覧が表示される構成になっており、目的の情報にすばやくたどり着けます。プロジェクトや部署ごとにノートブックを分け、フェーズ別にセクションを作成しておくと、情報が整理しやすくなるでしょう。
会議やインタビューの際には、OneNote の録音機能が役立ちます。会議が始まる前に録音を開始し、議事録と一緒に保存しておけば、後から内容を聞き直しながら記録を整理できます。録音を開始するには、挿入タブの「オーディオ」アイコンをクリックするだけです。
ノートの中に録音を示すアイコンが追加され、専用のオーディオタブが表示されます。録音を停止したいときは、オーディオタブ内の「停止」アイコンをクリックすれば操作が完了します。音声データはページと紐付けて保存されるため、必要な箇所をすぐに探し出せる点も便利です。
作成したノートは、ほかのメンバーと共有して一緒に編集できます。OneDrive に保存したノートブックから共有リンクを発行し、相手へ渡すだけで、同じノートを複数人で編集できる状態になります。
共有時には、閲覧だけを許可するか編集まで認めるかを選べる点も安心です。用途に応じて権限を調整しておけば、意図しない変更を防ぎながら共有できます。リンクを受け取った相手は、ブラウザやアプリからノートを開いて、その場で書き込めるでしょう。
個人で利用する場合、OneNote のデータは、個人の OneDrive に保存されます。 個人のノートブックは、OneNote からアクセスできます。
Microsoft Office ホーム画面で「OneNote」と吹き出しが出るアイコンをクリックします。見つからない時は「すべてのアプリ」と吹き出しが出るアイコンをクリックします。アプリの一覧が表示されるので、「OneNote」をクリックします。
「マイノートブック」と書かれたタブをクリックすると、個人で利用しているノートブックの一覧が表示されるので、クリックするとノートブックが表示されます。
チームで利用する場合、OneNote のデータは、チームサイトに保存されます。
Teams でチームを作成すると、自動的に SharePoint にチームサイトが作成され、ノートブックが作成されます。 チームのノートブックは、チームサイトからアクセスします。
Teams の画面の左メニューから「チーム」を選択し、OneNote を表示したいチームの一般チャネルをクリックします。「ファイル」と書かれたタブをクリックし、「SharePoint で開く」と書かれたリンクをクリックします。
チームサイトが開くので、左メニューから「ノートブック」をクリックするとチームで利用しているノートブックが表示されます。
最後に、OneNote についてよく寄せられる質問をまとめました。導入前の疑問を解消する手がかりとして役立ててください。
はい、一部の機能はオフラインでも利用できます。あらかじめ同期されたノートであれば、インターネット接続がない環境でも閲覧や編集が可能です。
オフライン中に行った編集内容は、インターネットに接続したあと自動で同期されます。移動中や電波の届きにくい場所でも、作業を止めずに進められます。
ただし、新しい共有ノートの取得や、他のユーザーとのリアルタイム共同編集にはインターネット接続が必要です。オフラインでの作業は、手元のノートを編集する用途に向いていると考えておくとよいでしょう。
大きな違いは、Microsoft 365 との連携のしやすさです。
OneNote は Word や Excel、Outlook、Teams、SharePoint といった Microsoft 製品との連携に優れており、企業での情報共有や共同編集に向いています。
Evernote は、メモの収集や検索の機能に強みがあり、個人利用や情報整理を重視する方によく使われています。
すでに Microsoft 365 を導入している企業であれば OneNote のほうが活用しやすいでしょう。普段使っているアプリとそのままつながる点が、業務全体の効率につながります。
利用する環境によって保存先が変わります。個人で使う場合はおもに OneDrive に保存され、複数のデバイスから同じノートへアクセスできます。
チームで共有して使う場合は、 SharePoint に保存されるのが一般的です。いずれもクラウド上に保存されるため、自動同期や共同編集をスムーズに行えます。
保存先を把握しておくと、バックアップや権限の管理もしやすくなります。自分の使い方に合わせて、保存される場所を確認しておきましょう。
はい、Microsoft 365 Copilot と OneNote は連携できます。OneNote に保存した議事録やメモ、アイデアなどをもとに、Copilot が内容の要約や文章の整理、タスクの抽出、アイデアの提案などを支援します。例えば、会議後の議事録から決定事項や ToDo を自動で整理したり、長文のノートを要約したり、蓄積したメモをもとに企画書のたたき台を作成したりすることが可能です。
過去のノートを参照しながら必要な情報を探すこともでき、情報活用の効率化にも役立ちます。 Microsoft 365 Copilot を活用することで、OneNote は「情報を記録するツール」から「蓄積した情報を業務に活かすツール」として、より効果的に利用できるでしょう。より詳しい活用方法は、以下の記事でも紹介しています。
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今回は、OneNote を活用するための基本操作についてご説明しました。
OneNote はテキスト、画像、リンク、手書きメモ、音声など、さまざまな種類のコンテンツを含むノートを作成できるシンプルなデジタルノートです。初めて利用する人でも、直感的に操作できるシンプルなインターフェイスが特徴であり、メモ帳のような感覚で使えます。
使い込んだノートのように、使うほどに機能のすばらしさが実感できるアプリケーションですので、ぜひ一度「メモ」の代わりに使ってみて下さい。
Microsoft 365 には、OneOnte の他にも使いやすいさまざまなアプリケーションが用意されています。ポータルサイトの活用方法や運用に関するお悩みがあれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。
Microsoft 365 に精通した専門のコンサルタントが丁寧にご説明いたします。
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